как попросить начальника об отпуске что бы не отказался
Лайфхак от экспертов: как уговорить босса на отпуск
Петербургские эксперты — психолог, специалист по нейролингвистическому программированию и офисный сотрудник — предложили свои эффективные техники, приёмы, «фишки» и методики, которые помогут уговорить босса подписать заявление на отпуск.
Никогда сотрудник не бывает столь востребованным, чем накануне отпуска. Его практически всегда некем заменить: появляется работа, которую знает только он. И компания точно перестанет существовать, если работник погреется на песочке вдали от папок и принтера пару недель.
И вот тут главное — найти правильный подход, чтобы и волки сыты были, и овечки со спокойной душой уехали на курорт, а не переживали каждую минуту, не нашли ли им уже замену в порыве гнева за несвоевременный уход.
Лайфхаки от петербурженки Ирины
— Я неоднократно сталкивалась с тоскливо-грозными бровями своих начальников накануне отпуска и формулировками о незаменимости, что я его и правая, и левая рука, и нога, что именно сейчас работа компании встанет и наступит на Земле вечная мерзлота. Поэтому приходилось хитрить, — рассказывает Ирина.
В её арсенале три приёма, которые могут помочь уговорить начальника поставить заветную подпись.
Первый вариант: временная замена со стороны. Вы заранее подбираете человека, который может справиться с работой, готовите его по конкретным обязанностям и спокойно, не выключая телефон, отправляетесь отдыхать.
Но есть и свои минусы:
Второй вариант: предусмотреть наперёд доводы начальника, почему «нет», и сделать ход конём. А простыми словами — сделать львиную долю работы, которая может выпасть на время отсутствия, оставив только «текучку».
Например, надо сдать сложный полугодовой отчет через две недели? Пилотный вариант документа уже готов, нужно только доставить в указанные места недостающие цифры, которые появятся позже.
Договориться о переговорах и заседаниях на следующий месяц? Всё давно в планах, и компаньонам переданы контакты человека, который будет меня заменять.
Некому выполнять мою работу? Ничего страшного, давайте смотреть фрагментарно. Вот пара дел, которые действительно мало кто сможет выполнить лучше меня, но я сделаю это удалённо, а со всем остальным вполне разберётся человек, у которого в должностной инструкции прописан подобный функционал.
Минусы: «Пожалуй, если начальник согласится на такой вариант, их нет, я, по крайней мере, не сталкивалась», — отмечает Ирина.
Третий вариант: предложить удалённую работу. Подойдёт, если в вашу задачу не входит постоянно встречаться с людьми в зоне компании.
Минусы: назвался груздем — полезай в кузов. Будь готов быть постоянно на связи и таскать компьютер на пляж.
Эффективные приемы от специалиста по нейролингвистическому программированию
— Прежде чем пойти к начальнику за отпуском, вы должны чётко понимать, что важно для него. А для него, скорее всего, важно то, чтобы работа продолжалась, — рассказывает НЛП-тренер и руководитель марафона по достижению целей Life Hack Пётр Дорошенко.
Техника первая: вы можете на пять минут мысленно поставить себя на место начальника, к вам приходит человек и говорит: «Хочу в отпуск». Скорее всего, вам сразу захочется сказать «нет», однако не спешите расстраиваться. Подумайте, оставаясь в образе босса, а на что бы вы сказали «да». Как нужно к вам подойти, чтобы вы согласились.
Можно предположить, что очень хорошее время для штурма босса — в пятницу после обеда. Когда человек уже мысленно отдыхает, ему хорошо. И тут подходите вы, тоже на позитиве, и, соответственно, он соглашается.
Техника вторая: очень важно при беседе с человеком говорить так же, как и он, и повторять те же слова. В НЛП это называется подстройкой. Если раньше людям предлагали повторять жесты собеседника, то сейчас игра тоньше. Просто говорите с той же скоростью, интонациями. Это незаметно, и вас никогда не смогут упрекнуть в манипуляции.
Техника третья: ещё одна интересная «фишка» выглядит так: три подстройки, одна отстройка и снова одна подстройка.
Если вы собираетесь только подстраиваться, то вас могут посчитать тряпкой, от которой легко отмахнуться. Однако если вы отстроитесь, скажете шефу, что вы можете и уволиться, то это покажет характер. С этим нельзя перебарщивать, только слегка. Например, один раз перебить.
А вообще лучше соединить все техники в единую модель:
Методики от психолога-консультанта Алевтины Аникиной
— Если вы идёте не по жёстко спланированному графику, то для руководителя важнее не причина, которая вынуждает вас уйти в отпуск раньше, а то, как вы ему её преподнесете, и влияние вашего отсутствия на рабочий процесс, — считает Аникина.
Психолог предлагает следующие советы:
Как руководителю сходить в отпуск и не вернуться к руинам
Начните с системных моментов
Уровни делегирования полномочий
Это были системные моменты. Если не сделать то, о чем мы написали, то коллектив будет страшно оставить и на полчаса. Большинство систем менеджмента, пришедших к нам с запада подразумевают полную и безболезненную взаимозаменяемость сотрудников, в том числе и руководителей высшего звена. В идеале любой квалифицированный специалист может заменить коллегу, не вникая неделями в особенности его работы.
Что сделать непосредственно перед отпуском
Даже если все работает как часы и без вас, к уходу в отпуск нужно подготовиться. Все-таки не на день уезжаете. Вот список рекомендаций, что нужно сделать перед отпуском.
Назначьте вместо себя исполняющего обязанности
За два-три дня до ухода в отпуск пройдитесь с заместителем по отделам и расскажите, на что обратить внимание, пока вы в отпуске. Пробегитесь по неотложным делам, которые нужно сделать в первую очередь. Это могут быть срочные звонки, заявки, налоговые дела и так далее. Будет просто идеально, если вы составите список срочных дел. Так заместителю будет проще ориентироваться в сроках и он ничего не забудет. Можно расписать дела на листе бумаги, а можно в документе на компьютере и даже в виде сообщения в социальных сетях или электронного письма. Делайте, как удобно.
Принципы планирования: квадрат Эйзенхауэра
Сделайте максимум дел наперед
Мы не говорим о том, что нужно с головой уйти в текучку и постараться переделать ее всю. Скорее, речь идет о начатых, но не завершенных проектах и делах. С текучкой вполне справится и заместитель. В крайнем случае, ее можно вообще отложить на потом и доделать по приходу из отпуска. А вот важный контракт с корпоративным покупателем, который вот-вот будет подписан, откладывать не нужно. Такие вещи необходимо доводить до логического завершения. На переправе коней не меняют. Пока заместитель вникает в суть вопросов и разбирается, что тут к чему, отпуск может закончиться.
Предупредите об уходе партнеров и контрагентов
Предупредить коллег можно как угодно: обзвонить, разослать электронные письма или написать в мессенджерах. Если этого не сделать, будет неудобно и вам, и им. Люди будут делать двойную работу, а вас задергают звонками, пока летите на параплане над Средиземным морем. Да еще и на роуминге разоритесь.
Распределите свою работу между сотрудниками
Схема распределения ролей в команде
Отложите все, что можно отложить
Правда, увлекаться здесь не стоит, а то по возвращению придется долго разгребать отложенные на потом дела, которые накопятся, как снежный ком.
Не начинайте новые проекты перед отпуском
Кроме тех, которые вы успеете довести до конца или перенести. Но не забывайте о здравом смысле: если в руки плывет выгодный контракт, им лучше начать заниматься в любом случае. Бывает, и такое, что такая сделка будет потом кормить вас всю оставшуюся жизнь. Ради такого можно и отпуском пожертвовать.
Правильно выбирайте время отпуска
Работа в течение года, как правило, нестабильна. Даже если вы торгуете товарами, не зависящими от сезона и времени года, все равно есть периоды затишья и активной движухи. Не говоря уже о сезонном бизнесе, когда основная выручка делается, например, в летние месяцы.
Пример планирования отпуска
Как структурировать время, находясь в отпуске
Предупредим сразу: руководители отдыхают совсем не так, как их подчиненные. Так или иначе, на связи быть придется. Но это не значит, что нужно весь отпуск провисеть на телефоне, постоянно решая рабочие вопросы. Если это случилось, значит, что-то организовано не так. Вот несколько полезных советов, которые с успехом используют многие опытные предприниматели:
Заключение
Как отпроситься в отпуск у начальства: 8 советов, аргументов и историй
Летом отпроситься с работы в отпуск — та еще задача. Кто-то выбирает этот сезон для отдыха по привычке, кому-то нравятся варианты на российском морском побережье, а оно притягательно в теплое время года, еще добрая половина рабочего коллектива становится заложником школьных каникул, планируя отпуск на три летних месяца.
Как же не остаться в стороне, заявить о своих претензиях на летний отдых, а также понять свою ценность для начальства? Редакция портала Tomsk.ru рассказывает на конкретных примерах.
1. Удалось урвать горячий тур или билеты со скидкой
Эта история сработает только в том случае, если вы заранее предупреждали начальство, что летом будете нуждаться в нескольких днях отдыха. На какие даты они могут выпасть, вы не знаете, но будете держать руководство в курсе. Коллег тоже рекомендуем предупредить о том, что вы работаете на чемоданах и готовы сорваться в любой момент, увидев выгодное предложение. Искренность в данной ситуации позволит вам рассчитывать хотя бы частично на понимание со стороны других сотрудников.
«Вопрос экономии волнует большинство людей. Когда я говорю окружающим людям, что отыскала супервыгодное предложение по туру или билетам, все начинают выпытывать подробности. Начальство тоже. Поэтому я даю консультацию, как выследить и поймать дешевый вариант отдыха, а руководство располагается ко мне, оценивает находчивость и получает бесплатный мастер-класс», — рассказала рекламный менеджер одной из томских фирм Ольга Е.
2. Представить отпуск частью командировки, пообещав руководству и к конкурентам на местах заглянуть, и изучить рынок другого региона по нужной теме. Можно попытаться аргументировать необходимость отпуска вытекающей из него языковой практикой, которая потом очень пригодится в ежедневной работе. Рассчитывать на лояльность руководства тогда станет проще.
«Отправляясь на отдых, я часто преподношу начальству этот как обязательную потребность в командировке. Предупреждаю, что еду с детьми, закладываю под рабочие моменты не более 4 часов в день. При этом компания мне оплачивает транспортные расходы (путешествую на своей машине), снимает семейный номер по месту пребывания и даже платит суточные. Так семьей мы уже побывали и в Горном Алтае и на Байкале», — поделилась своим секретом мама двоих детей Елена П.
3. Чем выше вас ценят на работе, тем сложнее отпускают в отпуск. Приятно осознаваться эту значимость. но не в летнее время и не в момент, когда срываются отпускные планы. Пониманием. Рассказываем, как можно поступить в данной ситуации.
Заранее пытаемся ввести в круг своих дел коллег. Между делом учим кого-либо в отделе выполнять хотя бы пятую часть вашего функционала. Чтобы в случае вашего отсутствия рабочий процесс не встал. иначе в следующий раз право выбора времени для отпуска вам достанется в последнюю очередь. Также можно постараться убедить шефа, что ряд своих обязанностей сможете дистанционно выполнять, главное, чтобы при этом вы почувствовали, что были на отдыхе, а не просто переместились с ноутбуком в другие декорации.
«Если отдых мой пришелся на отчетный период, то работают с места отпуска с помощью ноутбука и консультаций в мессенджерах. Фактически, отдохнуть я могу 12 дней, например, по путевке, а на улаживание рабочих вопросов потрачу, максимум, полтора дня», — рассказала Оксана, руководитель среднего звена.
4. Если нет критической необходимости идти в отпуск летние месяцы, лучше дождаться спада активности остальных и красиво уйти отдыхать после всех. Уже спадет ажиотаж, улягутся страсти, вы выслушаете рассказы об отдыхе всех коллег, сделаете выводы о трендах и ошибках, допущенных в отпуске другими.
«Не люблю уходить в отпуск первой, а потом всех коллег замещать. Наоборот, предпочитаю ставить точку, отгуляв последней в отделе», — пояснила свои мотивы Ирина Ф.
5. Заранее сделать работу с запасом, оставив на коллег только текучку. Тогда начальству будет сложно ответить отказом.
«Накануне отпуска я демонстрирую небывалую работоспособность. Если надумала отправиться в отпуск, я заранее делаю всю уникальную работу, показываю этот задел шефу. Есть риск всегда, что мне и поручать будут потом больше, раз справляюсь в сжатые сроки, но пока до этого не доходило», — о своих смелых расчетах рассказала томичка Марина Б.
6. Найти себе замену со стороны. Минус и опасность. Замена может превзойти вас, что бывает не так уж редко.
«В моей сфере в такой ситуации выручают фрилансеры. Совсем они меня не заменяют, поэтому риска, что затмят меня своим талантом особого нет, но пару человек за несколько лет смогли себя хорошо зарекомендовать и теперь сотрудничают с нами, мне надежнее оставлять дела в руки постоянных людей», — поделился своей историей айтишник Павел.
7. Отпрашиваться в отпуск следует с глазу на глаз с руководителем. Все остальные способы: посредством почту, SMS и телефонного разговора руководству вам проще отказать, чем при личном разговоре.
«Была свидетелем, как разозлило шефа письмо одного из коллег об отпуске. Считаю, что при личном диалоге можно интонационно направить начальника на принятия решения в пользу меня и моего отпуска», — отмечает Мария, сотрудница томской строительной фирмы.
8. Самые важные причины для отпуска, которые могут оказывать воздействие на решение руководства: семейные обстоятельства, показания для лечения и очень выгодное предложение по путевке или билетам. Гораздо меньше в ваше положение входить захочется руководству, если вы отпрашиваетесь для совместного проведения отпуска с коллегой или пытаетесь улизнуть с работы на время проверок и комиссий.
«Мой коллега однажды отпросился в отпуск на юбилей тещи. Это был забавный повод. У другого напарника причиной ухода в отпуск стало срочное лечение зубов. Тоже весь отдел вошел в положение. Если кто-то при этом пытается свесить на коллектив весь объем работы при важных мероприятиях, например, при аудите. То тогда мы начинаем игнорировать недобросовестного коллегу. И в следующий раз делаем все, чтобы отдуваться пришлось уже за всех именно ему», — рассказал редакции портала Tomsk.ru вахтовик Дмитрий Р.
А как по Трудовому кодексу
Компания обязана предоставить отпуск любому сотруднику, который заключил с ней трудовой договор и проработал минимум полгода (ст. 121 ТК РФ). Это правило распространяется на все категории сотрудников, в частности, на совместителей и дистанционных работников.
Компания не обязана, но вправе отпустить работника на отдых авансом, то есть без отработки в течение полугода, в том числе если он проходит испытание. Работник должен подать заявление, после чего компания примет решение, готова ли она удовлетворить просьбу. При этом существуют категории сотрудников, которые могут потребовать отпуск, если проработали меньше полугода, и работодатель обязан пойти им навстречу. В правилах Трудового кодекса по отпускам сказано, что это:
Отпуск без содержания (ст. 128 ТК РФ)
По семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам работнику по его письменному заявлению может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы, продолжительность которого определяется по соглашению между работником и работодателем.
Некоторым категориям сотрудников работодатель обязан на основании письменного заявления предоставить отпуск без сохранения заработной платы:
Фото: pixabay.com/goumbik, pixabay.com/stocksnap, pixabay/silviarita, pixabay.com/rawpixel, pixabay.com/sasint
Если вам есть о чем рассказать, звоните нам в редакцию по телефону 522-099
Светлана Нифонтова
Как договориться о длительном отпуске
Когда у кого-то из близких возникли проблемы со здоровьем и требуется ваша помощь, когда вы хотите вернуться к учебе или нужно на время уйти с работы по другим личным причинам, вам придется просить об отпуске.
Перспектива пугает. Как отреагирует начальник? Какова политика компании на этот счет? Можно ли попросить всего месяц – или возможно сделать перерыв на год? Как это скажется на вашей карьере в организации?
Однако о длинном отпуске вполне реально договориться – и так, чтобы это устроило вас, вашу компанию и даже вашего начальника и коллег.
Подготовка
Первым и важным этапом переговоров об отпуске является подготовка. Проанализируйте свои цели и соберите информацию.
Как договориться о высокой зарплате
Каковы ваши цели? Например, нужно ли вам восстановиться после стресса, уделить больше времени семье, учебе или особенно интересному проекту? Какие договоренности помогут вам в этом? Обсудите с друзьями, родственниками и коллегами, которым доверяете, при каких условиях можно реализовать ваши цели. Достаточно ли месяца или вам нужен год? Имеется ли компромиссный вариант? Подумайте, где во время переговоров вам нужно проявить твердость, а где – гибкость.
Какие прецеденты существуют? Предоставляла ли компания подобные отпуска раньше? Обратитесь к коллегам, чтобы найти людей, получивших длительный отпуск, и поговорите с ними. Узнайте у них подробности о том, как они заключили соглашение и что для этого сделали. Насколько хорошо все сложилось? Начальник, не желающий быть первым, кто предоставил длительный отпуск, может успокоиться, услышав о предыдущих успешных случаях. Если прецедентов не было, посмотрите, под какие правила организации можно подвести вашу просьбу. Классическим примером является случай инженера, который хотел посвятить год подводной фотографии коралловых рифов, и начальник предоставил ему «образовательный отпуск».
Как уменьшить нагрузку на коллег и начальника? Подумайте, кто будет выполнять ваши обязанности в ваше отсутствие. Какие дела вы можете закончить? Что можно отложить на потом? Что еще можно сделать, чтобы компенсировать ваше отсутствие? Поговорите с близкими коллегами и подумайте вместе над решением проблемы. Важно правильно выбрать момент для просьбы. Отпуск будет легче получить вскоре после завершения крупного проекта или достижения важного результата.
В такой момент ваши заслуги более заметны, и начальник может почувствовать себя в долгу перед вами. Старайтесь не обращаться с просьбой об отпуске в горячий сезон, когда ваш начальник и весь отдел загружены работой.
Переговоры
Если у вас хорошие отношения с начальником и высокий уровень доверия, процесс переговоров проходит легче и больше напоминает беседу, направленную на решение проблемы. Если отношения с начальником не очень хорошие, можно поискать возможности поговорить с менеджером, который окажет больше поддержки.
Примените подход, ориентированный на решение задач. В разговоре с начальником подчеркивайте, что хотите остаться в организации, хотя вам и нужно решить семейные или личные вопросы. Предоставьте достаточно информации о проблеме, с которой столкнулись, чтобы ваши потребности были понятны, но не говорите больше, чем вам комфортно сказать. Расскажите о своей преданности организации в долгосрочной перспективе и объясните, как отпуск сделает возможной вашу работу в компании в будущем.
Что делать, если вы не нравитесь начальнику
Ищите взаимовыгодные или беспроигрышные решения. По возможности заранее сообщите о необходимости взять отпуск. Создавая благоприятные условия для планирования и адаптации, вы облегчаете решение проблем, получаете возможность оценить последствия вашего отсутствия для команды, уменьшаете нагрузку на других и демонстрируете преданность организации и чувство ответственности. Чтобы прийти к выигрышному для всех решению, необходимо обсудить с коллегами время ухода в отпуск и условия, которые помогут организации справиться без вас. Ваша цель – найти такое решение, при котором ваш работодатель согласится на просьбу об отпуске и обеспечит необходимую вам гибкость.
Убедитесь, что правильно понимаете друг друга. Уточните границы и временные рамки соглашения, обсуждаемого с начальником. Подтвердите сроки, договоритесь, будете ли вы на связи с организацией во время отпуска и сможете ли помогать коллегам в случае необходимости.
Продумайте, что вы скажете команде. Подумайте, что вы и ваш начальник скажете другим о вашем отпуске, кому и что нужно сообщить. Если сроки отпуска понятны, скажите об этом. Если вы договорились, что будете помогать коллегам, объясните, как будет происходить общение (например, предпочтительный канал связи, время суток, когда вы, вероятно, будете свободнее и т. д.).
Письменно закрепите договоренности. Память может подвести, поэтому возьмите на себя инициативу зафиксировать в письме начальнику, о чем вы договорились. Чтобы избежать недоразумений, попросите его указать, хочет ли он что-то исправить или пояснить.
Отпуск
От того, как вы будете поддерживать отношения во время отпуска, будет зависеть, добьетесь ли вы поставленных целей.
Управляйте отношениями с коллегами. Находясь в отпуске, по возможности регулярно поддерживайте контакты с коллегами. Оставаясь на связи, вы обеспечиваете поддержку и помощь коллегам в ваше отсутствие. Контакты также усиливают личные отношения с коллегами и помогают оценивать ситуацию в организации, куда вы в конце концов вернетесь.
Управляйте отношениями с начальником. Если вы остаетесь на связи с начальником во время отпуска, это сигнализирует о вашей преданности организации и намерении продолжать сотрудничество. Поддерживая контакт, вы уменьшаете вероятность того, что вас не будут учитывать в будущих решениях, касающихся обучения или распределения заданий, и обеспечиваете гладкое возвращение на работу.
Подготовьтесь к возвращению. Во время вашего отсутствия коллеги могут поменять должности, и, вероятно, ваша работа тоже изменится. Вашу старую работу могут сохранить для вас, или вы выйдете на новую должность. Может смениться и непосредственный начальник.
Следовательно, вернувшись, ведите себя так, как если бы вы были новичком: больше беседуйте с коллегами и набирайте обороты. Проявите инициативу и выясните, как ваш начальник и коллеги понимают вашу (новую) должность и что им может от вас понадобиться.
Неожиданный перерыв
В случае непредвиденной необходимости в длительном отпуске процесс получения разрешения будет короче: вам придется обратиться с просьбой, используя только ту информацию, которая у вас уже есть. Но, даже не предупредив заранее и не подготовившись, вы можете изложить просьбу так, чтобы было понятно, почему вам необходим отпуск и почему организация должна поддержать вас.
Обращаясь с просьбой, говорите о своих потребностях и желании вернуться в организацию. Сообщите своему начальнику или контактному лицу в компании, что у вас случилось, и назовите вероятную длительность отпуска: неделя-две (например, пока снова не откроется детский сад) или месяц и более (например, когда речь о неопределенном сроке болезни родственника). Объясните, почему отпуск нужен срочно (сообщая только те подробности, о которых вам комфортно говорить). Заверьте в своей преданности организации и коллегам, но не давайте лишних обещаний.
Обозначьте, как вы можете корректировать длительность отпуска. Учитывая срочность отпуска, у вас могут быть ограничены возможности уменьшить ущерб от внезапного ухода. Называя конкретный срок, когда вы свяжетесь с начальником и уточните ситуацию, скажем, спустя две недели или месяц, вы успокоите тех, кого тревожит неопределенность периода вашего отсутствия. И если длительность отпуска совершенно непонятна, например в случае серьезной болезни, лучше сказать об этом.
Выходите на связь – но учитывайте свои ограничения. Ваши возможности справляться с внезапно возникшими семейными обстоятельствами, вероятно, более ограничены, чем если бы у вас было время на подготовку. Ничего страшного. Возможно, вам понадобится полностью отвлечься от работы. Но если вы сможете хотя бы кратко общаться с начальником и коллегами, это облегчит возвращение на работу.
Если вам отказали
Какие у вас есть альтернативы, если отпуск не дали? Вспомните о цели отпуска и подумайте, как вам все-таки добиться ее. Уволиться? Уменьшить обязательства перед семьей? Отложить новый проект до лучших времен? Или выгореть, перерабатывая в каждой сфере своей жизни, чтобы выполнить личные и профессиональные обязательства?
Если вам отказали в отпуске и неполный рабочий день не поможет решить проблему, измените тактику и попробуйте добиться необходимых условий: иногда «нет» означает «может быть». Вы также можете обратиться за поддержкой в другое место – в отдел кадров или к вышестоящему начальству. Второй вариант несет некоторый политический риск, поэтому хорошо подумайте, с кем поговорить и как сделать вашу просьбу выигрышной для всех.
И, наконец, вы можете предложить уволиться. Эту карту можно разыграть только один раз, но, если получить отпуск действительно важно, вы можете получить преимущество – или доказательства, что это место работы не самое подходящее для вас. Подумайте, как лучше сказать об увольнении. Формулировка «Мне очень жаль, но, кажется, мне придется уволиться» заметно отличается от «Не дадите отпуск – уволюсь!» Если это ваша последняя надежда, постарайтесь представить этот самый крайний вариант так, чтобы сохранить репутацию и отношения с начальником, коллегами и организацией.
Об авторе: Дениз Руссо – профессор организационного поведения и государственной политики Университета Карнеги – Меллона
Статья впервые опубликована в «Harvard Business Review Россия». Оригинал статьи здесь