канбан доска что это такое

Методология Kanban: доски, принципы и возможности управления

Управлять командой нелегко. Особенно в digital. Нужно организовать работу так, чтобы и дедлайны соблюдались, и заказчик был доволен.

Вы когда-нибудь собирали вместе группу людей, чтобы создать продукт или запустить проект? В качестве бонусов — жёсткий дедлайн, объемное техзадание и несговорчивый заказчик. Получилось? Всему этому мы учим на курсе «Руководитель digital-проектов».

Волшебной таблетки для решения всех проблем не существует. Но есть методы, которые упрощают работу команды. Один из них ― Kanban.

Пишет про управление в Skillbox. Работала координатором проектов в Русском музее, писала для блога агентства
CRM-маркетинга Out of Cloud.

Что такое Kanban

Kanban ― это метод улучшения процессов разработки и часть agile-философии. В его основе ― «Манифест гибкой разработки программного обеспечения».

Цель Kanban

Только одна ― получать готовый качественный продукт вовремя. Давайте разбираться, как этого добиться.

Kanban начинается с визуализации, чтобы процессы были на виду у команды. Для этого используют специальную доску и набор карточек или стикеров.

Доски Kanban

Доска ― это обязательный элемент для гибкой методологии. Она есть в Scrum, есть и в Kanban. Каждый член команды получает к ней доступ в любое время и видит, на каком этапе находится задача.

Доска подойдёт и реальная, и виртуальная: можно использовать простую пробковую или программы вроде Trello. Kanban-доска подстраивается под любой процесс и применяется в любой области. Например, чтобы составить список дел.

Как устроен Kanban в проектах

У каждого проекта есть план процесса работ. Сначала мы его анализируем и разделяем доску на столбцы, которые отражают этапы. Например, для процесса создания IT-проекта этапы могут быть такими:

Имена столбцов меняются в зависимости от проекта, но важно сохранять их последовательность ― это ключевая ценность Kanban, которую называют потоком.

Kanban-карточки ― это задачи, которые движутся по потоку и перетекают в другие столбцы в зависимости от их состояния. На карточке или стикере пишут название задачи и прикрепляют в начало доски.

C помощью kanban-доски легко вести несколько проектов одновременно, используя карточки разных цветов: один цвет ― один проект.

На доске отражаются все процессы. Команда их анализирует и устраняет слабые места. В Kanban это называется управлением потоком.

Чтобы использовать Kanban, одной доски недостаточно. Команда должна знать принципы, по которым работает.

Команда в Kanban ― единый механизм. Если кто-то не справляется, то страдает общее дело. Работу планируют на доске, поэтому каждый может увидеть свой вклад и ценность для проекта.

В Kanban смешались принципы agile-методологий и lean-мышления. Здесь нет жёстких правил, но есть принципы, на которые можно опираться.

Как помогает визуализация

Визуализация помогает видеть картину целиком и корректировать отдельные её части, понимая, как изменения затронут весь проект. Получить результат точно в срок возможно, если контролировать нагрузку команды. Определите количество задач: сколько команда реально способна решать в установленные сроки. Например, в «Проектировании» одновременно ― не больше двух задач, а на «Тестировании» ― только одна. Всё в зависимости от возможностей команды.

Ситуация: разработчик ещё не закончил с текущей задачей, а ему уже поступила следующая. Он не успевает и тормозит всю работу.

Решение: прекратить передавать задачи в разработку и дать программисту время закончить текущую.

Важно найти баланс: выбрать темп работы, который удобен команде и не вредит срокам проекта. Для этого в Kanban учитывают время выполнения каждой задачи. Так команда понимает, что занимает больше времени, а что ― меньше, и может правильно организовать работу.

Ситуация: на этапе тестирования продукта возникли трудности. Нужно больше времени.

Решение: выяснить, какую часть работы можно сделать быстрее, не потеряв в качестве. Или выделить сотрудника, который свободен и поможет тестировщику.

Чем отличаются
Kanban и Scrum

Kanban часто путают или объединяют с гибкой методологией Scrum. Но это не совсем так.

Представьте, что разработка ведётся по стандартному водопадному подходу. Много времени уходит на утверждение документации, а ошибки всплывают в самый последний момент. Команда понимает, что пора меняться. Scrum сейчас популярен, все говорят о его пользе. Но страшно: придется уйти от привычного процесса разработки, а вдруг не поможет.

В такой ситуации лучше начать с Kanban. Если команда заметит явные улучшения, то после сможет решиться и на Scrum.

Команда уже внедрила Scrum, но хочет продолжать совершенствовать процесс. Тут снова поможет Kanban.

Как внедрить Kanban

Если вы решили использовать Kanban, то запаситесь терпением и научитесь самодисциплине. Не думайте о радикальных переменах, не внедряйте все практики сразу. Kanban ― это про последовательные и плавные улучшения. Возможно, для достойного результата и не понадобится часть инструментов.

Заключение

Теперь вы знаете, что есть Kanban, как использовать метод и чем он отличается от Scrum. И уже готовы проверять всё в деле. Теория ― это хорошо, но нужна практика. И лучше практиковаться без опасений, что одно неверное движение может навредить проекту.

В Skillbox есть курс, который прокачает вас в управлении проектами. Вы сможете внедрять в свою работу любые agile-системы и будете уверены в результате.

Источник

Что такое kanban-доска?

Узнайте, как выстроить доску Kanban, и познакомьтесь с примерами от Atlassian и других экспертов

Просмотр тем

Доска Kanban — это инструмент управления Agile-проектами, который помогает наглядно представить задачи, ограничить объем незавершенной работы и добиться максимальной эффективности (или скорости). Она может помочь командам Agile и DevOps упорядочить повседневную работу. С помощью карточек и столбцов на доске Kanban команды по техническим вопросам и сервисные команды могут понять, какой объем работы следует взять на себя, и выполнить этот объем, придерживаясь принципов непрерывного совершенствования.

Методика Kanban проделала долгий путь от своих истоков в сфере бережливого производства, за что стоит поблагодарить небольшую, но эффективную группу ее сторонников. Труд Дэвида Андерсона, в котором были обозначены принципы методики Kanban, способствовал проникновению Kanban в мир разработки ПО и обслуживания, а книга Джима Бенсона и Тониан Де Мариа Personal Kanban (Kanban в личных целях) помогла распространению Kanban в самых разных областях.

Я использую доски Kanban каждый день и уже не представляю свою жизнь без них. Приведенные здесь идеи и рекомендации появились в результате объединения моего личного опыта, итогов исследования и разговоров с Заком Найсом, Китом Ноттинсоном и Джимом Бенсоном.

Я обращаюсь к Kanban снова и снова из-за ценностей Kanban и (как ни странно) отсутствия правил. В Kanban ценятся уважение к людям и постоянное совершенствование.

Составляющие доски Kanban

Дэвид Андерсон выделяет пять составляющих досок Kanban: видимые сигналы, столбцы, лимиты незавершенной работы, точка принятия обязательств и точка поставки продукта.

Доска Kanban с этими пятью составляющими несомненно приведет вашу команду к успеху. Но сейчас я хочу познакомить вас с противоположной точкой зрения.

Джим Бенсон считает, что в Kanban есть только два правила: ограничивайте незавершенную работу и визуализируйте работу. Если следовать в работе только этим правилам, доска Kanban будет выглядеть совсем иначе. И в этом нет ничего плохого! Джим советует использовать только эти два правила в начале своего знакомства с Kanban, потому что «чем больше вы установили правил, тем меньше ситуаций, в которых их будет целесообразно применять».

Виды и примеры досок Kanban

Доски Kanban можно применять во многих сферах, от производства до управления персоналом и разработки ПО с использованием методик Agile и DevOps. От того, к какой сфере нужно приспособить Kanban, часто зависит выбор доски — цифровой или физической. В ходе исследования я узнал о случае, когда для выполнения строительного заказа стоимостью 58 млн долларов использовалась физическая доска, размещенная в трейлере. С другой стороны, я лично общался с очень многими командами разработчиков ПО, которые используют цифровые доски Kanban.

Реальные доски

Самый простой пример доски Kanban — реальная доска, поделенная на вертикальные столбцы. Команды размечают маркерную или меловую доску и наклеивают на нее стикеры. Эти стикеры передвигаются по рабочему процессу, отражая ход работы.

Одно из преимуществ реальной доски заключается в том, что ее нельзя «выключить». Нельзя открыть новую вкладку на огромной маркерной доске на колесиках, стоящей возле стола. Такую доску легко подготовить, легко показать другим, и часто с ее помощью проще всего доносить информацию в определенных командах. Тем не менее реальные доски не подходят для удаленных команд или людей с ужасным почерком, как у меня.

Optimizely создает программное обеспечение, помогающее компаниям понять, какой вариант веб-сайта или продукта больше всего нравится пользователям. В этой компании рабочие задачи самых разных размеров отслеживают при помощи Jira, но Кит Ноттонсон, старший директор по развитию, заметил одно упущение.

Команды вели в Jira бурную деятельность по отдельности, но между собой не общались. Чтобы привлечь внимание всех к одному общему делу, Кит соорудил основательную реальную доску Kanban, которую назвал «стеной работы».

На доске разместили все проекты, над которыми работала техническая команда. Показатели, имена участников команды и статус работы теперь были у всех на глазах. Всем стало проще понимать полный объем работы, но вскоре у доски обнаружилось более любопытное достоинство.

«Сначала стена состояла из столбцов «Предстоит сделать», «Выполняется» и «Завершено», но со временем сотрудники начали обсуждать друг с другом, как мы работаем», — говорит Кит. Он рассказал, что благодаря таким обсуждениям стена разрасталась и развивалась и за несколько недель у компании Optimizely появилось более осмысленное представление о процессе работы.

Сильной стороной доски Optimizely является наличие точки принятия обязательств и точки поставки продукта. Когда границы проекта определены и он отвечает определенным критериям, техническая команда выбирает проект и берет на себя обязательство по его выполнению. Затем проект передается в Jira, чтобы представляющие особый интерес данные и взаимодействия в процессе итоговой поставки не ускользнули от внимания команды.

Кит рекомендует командам начинать с реальной доской Kanban, потому что благодаря подобным обсуждениям с ранних пор достигается высокая скорость итераций рабочего процесса и задачи быстро проходят все стадии.

Цифровые доски

Когда система Kanban снискала успех у команд по разработке ПО и технических команд, доски Kanban претерпели цифровую трансформацию. Географически распределенные команды могут обращаться к цифровым доскам Kanban удаленно и в разное время.

Trello — это простое средство для быстрого создания цифровой доски Kanban. Всего за несколько нажатий можно подготовить доску с цифровыми списками, символизирующими стадии Kanban-процесса. Работать с доской и управлять ею может вся ваша команда.

Например, можно создать списки «Бэклог», «На очереди», «В процессе» и «Готово». Каждое задание представлено в виде карточки, которая перемещается из списка в список по мере того, как задание попадает в очередь, над ним работают и его выполняют.

Цифровая доска Kanban обладает следующими преимуществами: скорость подготовки, простота предоставления совместного доступа и возможность отслеживать неограниченное количество обсуждений и комментариев в любое время по мере реализации проекта. Откуда бы и когда бы ни обращались участники команды к доске Kanban, они увидят самый актуальный статус проекта. А еще рабочий процесс Kanban в Trello можно использовать для ведения личных списков текущих дел, как показано на этом примере доски.

Бывают совсем простые цифровые доски Kanban, в то время как некоторые более продуманы и предусматривают больше возможностей настройки. Командам, которым нужны дополнительные функции, например ограничения WIP и контрольные графики, следует выбирать инструмент с более широкими возможностями, такой как Jira Software. В Jira по умолчанию доступен шаблон проекта Kanban, чтобы команды Kanban могли без промедления приступить к работе. Команда может просто создать проект, настроить рабочий процесс и доску в зависимости от нужд, установить ограничения WIP, создать дорожки swimlane и даже включить бэклог, чтобы было удобнее расставлять приоритеты.

Сравнение досок Kanban и Scrum

Различия между Kanban и Scrum довольно незначительны. Многие сходятся во мнении, что команды Scrum используют доску Kanban, но с процессами, артефактами и ролями, принятыми в Scrum. И все же в некоторых аспектах эти две методики разительно отличаются.

Обе Agile-методики, Kanban и Scrum, популярны среди разработчиков ПО. Подробные сведения см. в нашем подробном сравнительном анализе Kanban и Scrum.

Начало работы с досками Kanban

Работа в Kanban идет по принципу «начните с того, над чем работаете прямо сейчас». Это значит, что для начала работы с Kanban не нужно бросать текущую работу. Для успешного применения методики Kanban нужно соблюсти следующие три условия.

Рабочий процесс в Kanban — процесс командный, поэтому первым делом ваша команда должна сплотиться! Для удобства разделите работу на отдельные активности, из которых будет состоять рабочий процесс (столбцы). После этого вы можете решить, как и когда добавлять на доску новые задания (карточки). Будет ли у вас служба техподдержки, через которую клиенты будут передавать идеи, или команда будет проводить совещания для составления и размещения новых карточек?

Кроме того, стоит определить размер карточки и объем работы, который она покрывает. Выберите способ оценки продолжительности или сложности работы для всех карточек. Если какое-то задание слишком объемное или сложное, разбейте его на несколько карточек.

Когда точка принятия обязательств и точка поставки продукта определены, можно начинать работу. Со временем процесс будет совершенствоваться на основании замечаний команды. Kanban требует от участников всех уровней постоянно проявлять инициативу. Эта философия называется «кайдзен». Уважение к людям и постоянное совершенствование в Kanban превыше всего. Следуя этим ценностям, вы очень быстро овладеете этой методологией.

Источник

Доска Канбан: Проверенный Годами Способ Ведения Проектов

В современном мире проектного менеджмента существует множество способов управления рабочим процессом. Гибкие и каскадные методологии, их разновидности и гибриды. В этой статье вы узнаете об одном из самых старых методов управления проектами — доске канбан.

Корни этого термина уходят в давние времена. Слово «канбан» состоит из двух японских иероглифов: «кан» — видимый, визуальный, и «бан» — карточка или доска. То есть слово «канбан» означает «рекламный щит, вывеска, сигнальная карточка». Главная функция такой карточки — визуализировать важную информацию.

В начале 17 века в Японии утихли частые и разрушительные послевоенные конфликты и социальные потрясения предыдущих лет. Страна вступила в этап спокойствия и экономического роста. Благосостояние людей улучшалось, улицы японских городов заполнялись магазинами и предприятиями.

Чтобы привлечь внимание клиентов и повысить спрос, владельцы стали делать специальные вывески на входе в такие заведения. На них предприниматели иллюстрировали, какие скидки, услуги и товары предлагают покупателям. Так, на улицах и родился термин «канбан».

В середине 20 века метод, основанный на канбан-карточках, применяли на автомобильном заводе Тойота. Делалось это для того, чтобы не загромождать склады автозапчастями, а регулировать уровень заготовленных и потребляемых запасов. Например, потолок на количество машинных дверей, поставляемых одномоментно, составлял 10 штук. Как только последнюю дверь отдавали в сборку, работник отправлял запрос на следующие десять. Так, детали не пылились на складах без дела, а схема их оборота работала как часы.

Таким образом функционировали все отделы завода, работающие строго по запросу. Ресурсов производили столько, сколько было заранее заказано. А даже если количество запчастей увеличивалось, система автоматически подстраивалась под изменения.

В результате Тойота из убыточной компании превратилась в одного из мировых лидеров в области автомобилестроения. А Тайити Оно, работник, который первым внедрил Канбан в работу предприятия, прошел через все руководящие должности и вскоре стал исполнительным вице-президентом корпорации.

В начале 21 века ключевые игроки в индустрии программного обеспечения начали применять Канбан, чтобы улучшать и оптимизировать рабочие процессы. Из статьи вы узнаете все о методологии канбан и как канбан-доски применяются в сфере IT.

Что такое канбан

Канбан (иногда Камбан) — это способ управления проектами, который относится к методологии Agile. Основная его задача — визуализация каждого этапа реализации бизнес-плана.

Kanban помогает сделать рабочий процесс более прозрачным и эффективным, выявить и устранить потенциальные недостатки, а также равномерно распределить роли среди членов команды. Таким образом, шансы на завершение проекта с минимальными затратами и в срок повышаются.

Главная особенность методологии Канбан — гибкость и готовность к изменениям в любой фазе рабочего процесса. Имея постоянный доступ к каждому этапу проекта, проектный менеджер может постоянно улучшать процессы его выполнения, контролировать загрузку команды, оценивать риски и оперативно предотвращать возможные ошибки.

Доска канбан

Доска канбан — это визуальный инструмент, который помогает следить за текущим положением дел организации и упрощает общение в команде. Этот ключевой элемент методологии Канбан дает возможность постоянно оптимизировать бизнес-процессы и способствует повышению качества работы команды.

Доска kanban используется во многих профессиональных областях, а также жизненных сферах: как на производстве или в строительстве, так и в интеллектуальной работе; как в управлении различными проектами, так и в планировании личных дел, постановке целей.

Принцип работы такой доски очень прост. Для иллюстрации хода выполнения проекта используются карточки, которые обозначают задачи, и столбцы, обозначающие этапы рабочего процесса в хронологическом порядке.

Карточки с задачами перемещаются слева направо по мере их выполнения. Как раз эта механика делает рабочий процесс максимально прозрачным и держит команду в курсе изменений и появления новых задач.

Визуализация работы на доске канбан повышает продуктивность, упрощает процесс управления ресурсами и устраняет хаос на рабочем месте. Например, разработчик не успел закончить задачу, а ему уже пришла следующая. Менеджер проекта сразу же увидит, что работник перегружен. Чтобы решить вопрос, менеджер либо поставит на паузу входящие задачи, либо перенаправит их другому члену команды.

Доска ― первостепенный элемент методологии Agile. Этот инструмент используется как в Kanban, так и в Scrum методологиях. Каждый член команды всегда имеет доступ к доске и возможность следить за ходом выполнения проекта.

Какие доски канбан бывают

Канбан применяется во многих профессиональных областях, от производства и продаж до программирования и организации мероприятий. Сфера, в которой используется доска, часто определяет, будет ли она реальной или виртуальной.

Реальная доска — базовый и самый простой вид доски канбан. Она представляет собой меловую или магнитно-маркерную доску, разделенную на необходимое количество вертикальных столбцов. Команды размечают доску, устанавливают правила работы с ней, дают название столбцам, клеят стикеры с кратким описанием задач и перемещают их по мере выполнения рабочего процесса.

Преимущество такой канбан-доски в том, что она всегда доступна в режиме офлайн. В любой момент ее можно увидеть, внести корректировки, обсудить с коллегами интересующие моменты и быть уверенным, что работа не остановится, если в офисе пропадет электричество.

Достоинствами цифровой канбан-доски являются скорость ее настройки, простота совместного использования с другими участниками проекта, возможность общаться с коллегами и оставлять комментарии в режиме онлайн, не организовывая для этого совместных встреч и собраний.

Составляющие доски канбан

Как уже рассказывалось ранее, в основе создания канбан-доски лежат два компонента: столбцы и карточки.

Карточка — это то, как выглядит задача, ее визуализация. Канбан-карточка представляет работу, которую необходимо выполнить для завершения проекта. Она содержит информацию о задаче: название и описание, даты работы и члена команды, назначенного на выполнение карточки.

Столбцы обозначают этапы в ходе выполнения проекта. Каждая вертикальная колонка отражает отдельную фазу рабочего процесса и идет слева направо в хронологическом порядке. Количество фаз варьируется от сложности проекта и профессиональной сферы, в которой он реализуется.

Для составных и многоуровневых проектов доски выглядят иначе. Вот, например, вариант kanban-доски для реализации IT-продукта.

C помощью такой доски легко вести несколько проектов одновременно, используя карточки разных цветов: один цвет ― один проект.

Цифра 6 в колонке «В работе» обозначает количество задач, которые можно запланировать одновременно. А число три в столбце «Разработка» ограничивает максимальное количество задач для команды разработчиков до трех. Это называется лимитом незавершенной работы (limiting work in progress). Он помогает не перегрузить команду и четче контролировать ход выполнения проекта.

Пример доски канбан

С теорией мы закончили. Теперь, когда вы знаете все о досках канбан, мы покажем, как они выглядят на практике.

Рассмотрим два примера канбан-доски онлайн.

1. Trello

Этот инструмент одним из первых приходит на ум, когда речь заходит о работе с канбан-досками онлайн. Программа особенно подходит для несложных проектов и маленьких/среднего размера команд.

Интерфейс прост и интуитивно понятен; регистрация и базовые настройки осваиваются буквально за час. С помощью инструмента вы сможете быстро создать необходимое количество досок, столбцов, назвать их, запланировать задачи и добавить участников проекта.

Также при создании доски можно выбрать и использовать готовый шаблон для самых разных профессиональных сфер: от управления командой программистов до организации мероприятия.

Еще одним преимуществом инструмента управления проектами является настройка видимости каждого проекта. Доски могут быть:

Если вы только начинаете осваивать доски канбан, Trello станет хорошим вариантом для эффективного и простого старта работы с этим инструментом.

2. GanttPRO

GanttPRO — программа для управления задачами онлайн в виде диаграмм Ганта. Инструмент позволяет планировать проекты, расставлять приоритеты, оценивать риски и эффективно взаимодействовать с командой. Широкий функционал программы способствует успешному ведению проектов, управлению ресурсами, бюджетами и дедлайнами.

Помимо временной шкалы, вы можете отслеживать и управлять проектами и задачами в виде kanban-доски. Инструмент дает возможность сортировать существующие задачи по статусу («Открыт», «В работе», «Выполнено», «Закрыт»), приоритету (самый низкий, низкий, средний, высокий, самый высокий) и исполнителям.

Используя функцию перетаскивания, вы с легкостью можете перемещать карточки в нужный столбец в считанные секунды. Также в один клик можно свернуть любой из столбцов.

Двойное нажатие на любую из карточек открывает настройки задачи. Здесь находится подробная информация о ней, а именно:

Кроме того, ниже вы можете добавить описание карточки, прикрепить файлы (с компьютера или Google Disc ), а также создать связи и оставить комментарии.

На каждой карточке в свернутом виде размещена информация о названии задачи, ее исполнителе или исполнителях, дате создания карточки, а также о наличии или отсутствии комментариев и прикрепленных файлов.

Канбан доска vs. скрам доска

По данным последнего общественного исследования «State of Agile» (проводится ежегодно с 2006 года среди тысяч профессионалов из сферы IT со всего мира), 75% процентов опрошенных команд используют для реализации проектов методологии Scrum, Kanban либо их гибрид.

Если вы когда-либо были частью Agile-команды, то вероятно вы работали и со скрам-доской. Визуально она мало отличается от доски kanban: те же столбцы с названиями этапов реализации проекта и те же карточки, в которых хранится информация о задачах.

Основное различие между этими типами досок заключается в том, что kanban-команды сосредоточены на сокращении времени, затраченного для успешного завершения проекта, а команды scrum работают в структурированных и ограниченных по времени итерациях (как правило двухнедельных спринтах).

Эти спринты неизменны и зачастую повторяются на протяжении долгого времени, в то время как выполнение проекта с помощью доски kanban означает его полное завершение. В следующий раз такая доска будет создаваться с нуля и подгоняться под потребности нового проекта.

Еще одним отличием досок скрам и канбан является то, что в первой четко распределены роли членов команды, а в канбан-доске исполнитель одной задачи может перейти к выполнению другой, если в этом появится необходимость. Другими словами, канбан-команды более гибкие и могут себе позволить вносить изменения в ходе реализации проекта. У тех, кто работает со скрам-досками, такой возможности нет.

Подведем итог

Доска канбан — отличный помощник в управлении и успешном завершении проектов. С ее помощью вы легко визуализируете рабочий процесс, соберете информацию о задачах и их исполнителях в одном месте и наладите коммуникацию в команде.

Такая доска особенно подойдет вашей команде, если запланированный проект не слишком сложный и многоуровневый, компания не слишком крупная, а руководство не боится изменений в ходе реализации бизнес-плана.

Важно помнить, что вы всегда можете комбинировать различные методологии управления проектами и инструменты, чтобы найти или даже изобрести доску, правила и приемы, которые лучше всего подойдут для вашего проекта. Ведь универсального рецепта все еще не существует, поэтому для достижения высоких результатов стоит искать, экспериментировать и пробовать различные способы ведения проектов.

Источник