кассовый аппарат заблокирован что делать
Когда и почему может заблокироваться онлайн-касса, как разблокировать и избежать блокировки
Что такое блокировка
Когда мы говорим о блокировке кассы, то фактически речь идет о фискальном накопителе (ФН), который перестает формировать фискальные признаки на каждый фискальный документ.
Фискальный признак в свою очередь — это обязательный реквизит, без которого ни один чек или бланк строгой отчетности не будет сохранен в ФН и не может быть распечатан.
Таким образом, когда блокируется фискальный накопитель, на кассе не получается сформировать ни один новый документ и продажи останавливаются.
Почему блокируется ФН
В соответствии с измененным 54-ФЗ фискальный накопитель прекращает формировать фискальный признак, когда в нем появляются чеки, на которые в течение 30 календарных дней не приходит подтверждение от оператора фискальных данных (ОФД).
Фискальный накопитель блокируется через 30 дней с момента получения последнего подтверждения на сформированный на кассе чек. Получается, в течение 30 дней касса может печатать чеки в автономном режиме без передачи данных в налоговую службу через ОФД.
Федеральный закон 54-ФЗ формулирует это так: «фискальный накопитель должен …исключать возможность формирования фискального признака для фискальных документов. в случае, если через 30 календарных дней с момента формирования фискального признака для фискального документа не будет получено подтверждение оператора для этого фискального документа (за исключением случая применения контрольно-кассовой техники в режиме, не предусматривающем обязательной передачи фискальных)» (п.1 ст.4.1 54-ФЗ).
Чеки могут формироваться на кассе, но не отправляться в ОФД вследствие технических причин:
30 дней даются законом для устранения технических неполадок в передаче фискальных данных в ФНС через ОФД.
Как разблокировать ФН
По словам производителя фискальных накопителей, чтобы разблокировать ФН, достаточно устранить причины блокировки — например, восстановить подключение к интернету.
После этого накопленные фискальные данные, не получившие подтверждения от ОФД, автоматически будут переданы оператору.
Если ОФД в ответ направит подтверждения, блокировка с ФН также автоматически снимется. Пользователю не придется ни менять ФН, ни совершать другие специальные действия. Далее касса сразу же сможет формировать новые фискальные документы и работать в штатном режиме.
Как избежать блокировки
Чтобы не допустить блокировки фискального накопителя, необходимо регулярно контролировать, что на все фискальные документы приходят подтверждения. Это можно делать в личном кабинете оператора фискальных данных.
Например, в личном кабинете Контур.ОФД предусмотрены оповещения пользователя о работоспособности каждой кассы: если она перестала передавать чеки, если возникли ошибки при передаче данных или не пришло подтверждение от ОФД. Такие уведомления можно получать и по СМС, чтобы всегда владеть актуальной информацией о состоянии своего кассового парка, даже не заходя в личный кабинет.
ККТ не применяется — заблокируется ли ФН
Пользователи онлайн-касс часто спрашивают, заблокируется ли фискальный накопитель, если зарегистрировать кассу, пробить на ней несколько чеков, а затем выключить и не использовать более 30 дней. Здесь возможны два варианта.
Если кассу отключили после того, как она передала все документы в адрес ОФД и получила подтверждения на каждый документ — ФН не будет заблокирован. Работу на этой кассе можно будет продолжить в любой момент (до истечения срока действия ФН).
Если кассу отключили до того, как на все документы были получены подтверждения от оператора, — ФН будет заблокирован спустя 30 дней с момента получения последнего подтверждения от ОФД.
Как предотвратить блокировку онлайн-кассы
Читайте также
Переход ИП на самозанятость: выгоды и ограничения
Оформление сотрудников по договорам ГПХ: преимущества и подводные камни
Патентная система налогообложения изменилась с 2021 года: плюсы и минусы
Как выбрать чат-бота для бизнеса
Какие налоги платит ИП на общей системе налогообложения
Однако при использовании кассы могут возникнуть проблемы — например, на экране может появиться сообщение о том, что она заблокирована. Это значит, что она перестала пробивать чеки и отправлять данные о продажах в налоговую. В таком случае нужно остановить работу и устранить причины блокировки, иначе могут быть штрафы.
В статье расскажем, как избежать блокировки онлайн-кассы и что делать, если она случилась.
Из этой статьи вы узнаете:
Что такое онлайн-касса, кто должен ее установить и как с ней работать
Как продавец отчитывается за продажи перед налоговой. До 2017 года предприниматели использовали кассы с электронной контрольной лентой, которые не подключались к интернету. Приходилось вести журнал кассира-операциониста, куда заносились все данные о выручке. По нему налоговая проверяла доходы, отраженные в первичных документах.
С 2017 года появились онлайн-кассы. Они автоматизируют сдачу отчетов для бизнеса, и налоговая всегда получает полные сведения о том, сколько зарабатывает предприниматель.
Продавец обязан сформировать кассовый чек и выдать его покупателю после того, как получил деньги за товары или услуги. За каждую сделку он обязан отчитаться перед налоговой. Это касается как личных продаж, так и сделок в интернете (ст. 1.2 закона № ).
Передать чек клиенту можно в бумажном или электронном виде. Например, отправить на электронную почту, SMS-сообщением или по мессенджеру (письмо Минфина РФ № 03-01-15/101704). По чеку покупатель сможет вернуть деньги за бракованный товар, некачественную услугу, а также проверить, не уклоняется ли магазин от уплаты налогов.
Пример чека онлайн-кассы. В нем указаны реквизиты продавца, банк, номер терминала и смена кассира
Кто должен использовать онлайн-кассы. Онлайн-кассы ввели не сразу. Правительство постоянно давало отсрочки бизнесу на покупку и подключение касс нового типа. Последняя закончилась в этом году.
До 1 июля 2021 года без кассы могли работать ИП при таких условиях (ст. 2 закона № ):
Эта отсрочка касалась именно трудовых договоров, когда работника оформляют в штат. Договоры гражданско-правового характера (ГПХ) к ним не относились.
Например, ИП самостоятельно занимается изготовлением мебели, но иногда привлекает водителя для доставки заказов по договору подряда. До 1 июля 2021 года ИП устанавливать кассу было не нужно.
Есть виды деятельности, в которых вообще можно не применять кассу (ст. 2 закона № ). Вот некоторые из них:
Как работает онлайн-касса. После расчета с покупателем данные о пробитых чеках записываются на чиповое устройство, встроенное в кассу, которое называется фискальный накопитель (ФН). ФН по интернету мгновенно передает сохраненные данные оператору фискальных данных (ОФД), а оператор передает их в ФНС. Данные отправляются автоматически после формирования чека.
Оператор фискальных данных (ОФД) — организация, которая обрабатывает, хранит и защищает данные кассы на своем сервере. ОФД — посредник между ФНС и предпринимателем и помогает налоговой узнать о нарушениях со стороны продавца. Для работы ОФД должен получить разрешение на обработку фискальных данных (ст. 4.4 закона № ).
Как продавец работает с онлайн-кассой. Перед началом рабочего дня с онлайн-кассой нужно открыть рабочую смену — так продавец уведомляет ОФД. В момент расчета с покупателем продавец должен выдать кассовый чек. В конце рабочего дня нужно закрыть смену на кассе и сформировать отчет о закрытии смены.
Проверить кассу или фискальный накопитель на соответствие требованиям закона перед покупкой можно через реестр налоговой. Там же можно узнать, есть ли у ОФД разрешение на обработку фискальных данных, прежде чем заключать с ним договор на обслуживание.
Чтобы найти раздел с реестрами, нужно нажать на «Реестры» на главной странице. Скачайте нужный реестр, кликнув на кнопку «Загрузить»
В скачанном документе вы увидите данные о кассах, с которыми можно работать. Данные своей кассы, например ИНН изготовителя, вы найдете в ее паспорте. Если найдете данные своей кассы в этом реестре, можете спокойно с ней работать. В противном случае покупайте другую
Проверить кассу можно, не скачивая реестр. Спуститесь вниз по главной странице о ККТ, выберите модель аппарата и введите заводской номер, который указан в паспорте или на нижней части корпуса. Если появится такое же сообщение, как на скриншоте, касса поставлена на учет в налоговой
Если кассы нет в реестре, появится такое сообщение
Как бизнес должен обслуживать онлайн-кассу. Пользователь кассы должен менять фискальный накопитель и хранить его в течение 5 лет после замены (п. 2 ст. 5 закона № ). У ФН бывают разные сроки годности: 13, 15 или 36 месяцев. Он покупается отдельно от кассы и стоит от 7 тыс. рублей.
Каждый фискальный накопитель рассчитан на определенное количество записей, например на 250 тыс. Когда память переполнена, ФН также нужно менять, даже если его срок годности еще не закончился.
После покупки кассы и фискального накопителя нужно заключить договор с оператором фискальных данных. Стоимость обслуживания одной кассы у ОФД примерно 3 тыс. рублей в год. Еще онлайн-кассу нужно поставить на учет в налоговой. Сделать это можно в личном кабинете налогоплательщика в разделе «Учет ККТ». Для удаленной регистрации понадобится электронная подпись.
Из-за чего касса блокируется
Если данные о пробитых чеках не поступают в ОФД более 30 дней, в кассе блокируется фискальный накопитель (п. 1 ст. 4,1 закона № ). Без него работать с кассой не получится. Такое правило ввели, чтобы пресечь незаконную деятельность.
Данные могут не поступать в ОФД по нескольким причинам:
В течение 30 календарных дней касса будет работать в автономном режиме — данные о пробитых чеках будут храниться на внутренней памяти без отправки в ОФД. Когда 30 дней пройдут, фискальный накопитель заблокируется и пробивать чеки станет невозможно.
Чтобы снять блокировку, нужно возобновить отправку данных. Например, подключиться к интернету, оплатить услуги ОФД или заменить фискальный накопитель. Данные о пробитых чеках отправятся автоматически, и касса продолжит работать, как и раньше.
Чтобы избежать блокировки, нужно регулярно контролировать отправку данных в ОФД: лучше каждый день, но хотя бы раз в неделю. Это можно сделать, если сформировать в кассе отчет о текущем состоянии расчетов или отчет о закрытии смены. Если в поле «Количество непереданных ФД» стоит значение «0», значит, данные всех чеков поступили в ОФД и ОФД это подтвердил.
Еще посмотреть информацию о всех пробитых чеках можно в личном кабинете ОФД.
Отчет о закрытии смены с сайта оператора фискальных данных «СБИС»
Отчет о текущем состоянии расчетов с сайта оператора фискальных данных «СБИС»
За что налоговая может снять кассу с учета
Налоговая может снять кассу с учета в одностороннем порядке, то есть без заявления пользователя, по трем причинам (п. 8, 15, 16, 18 ст. 4.2 закона № ).
Причина № 1. Кассу исключили из реестра. Все кассы, с которыми можно работать в России, содержатся в специальном реестре ФНС. В нем указаны модель, идентификационный номер и другие сведения.
Нельзя работать с кассой, которой нет в реестре, иначе будет штраф: для ИП — от выручки, но не менее 10 тыс. рублей, для юрлиц — и минимум 30 тыс. рублей (п. 2 ст. 14.5 КоАП).
Если кассу исключили из реестра и налоговая прислала уведомление о снятии кассы с учета, предприниматель должен в течение 30 календарных дней предоставить в ФНС фискальный накопитель для считывания данных. Нужно показать налоговой возможные доходы с той даты, когда кассу исключили из реестра. Если не сделать этого в срок, могут предупредить или оштрафовать: ИП — от 1,5 до 3 тыс. рублей, организацию — до 10 тыс. рублей (п. 5 ст. 14.5 КоАП).
Вернуться в реестр можно, если устранить нарушения. Если прежнюю кассу не получится поставить заново на учет, придется купить новую.
Причина № 2. Закончился срок действия фискального накопителя. Например, предприниматель временно не работает, выключил кассу и забыл о том, что срок фискального накопителя заканчивается, или не перерегистрировал кассу после замены ФН.
Продлить срок действия ФН невозможно, даже если кассу не использовали. Его нужно менять, а затем перерегистрировать ККТ. О том, что фискальный накопитель нужно сменить, ОФД обычно сообщает пользователю заранее.
Если срок действия ФН истек более месяца назад, налоговая может снять кассу с учета в одностороннем порядке. Но она должна уведомить пользователя об этом минимум за месяц. В итоге у продавца есть пара месяцев, чтобы заменить фискальный накопитель (письмо ФНС № АБ-4-20/2278@).
В этом случае предоставить все фискальные данные в налоговую нужно в течение 60 дней после снятия кассы с учета. Чтобы возобновить продажи, нужно купить новый ФН и перерегистрировать кассу.
Причина № 3. ИП или организация прекратили свою деятельность. Если компания ликвидирована, подавать отдельное заявление на снятие кассы с учета не обязательно. Налоговая сделает это самостоятельно.
Что будет с кассой, если временно не работать
Иногда кассу не используют, когда останавливают деятельность. Например, в магазине идет ремонт или предприниматель временно не работает по личным обстоятельствам. Пауза может продлиться от недели до нескольких месяцев. В этом случае снимать кассу с учета и расторгать договор с ОФД не обязательно. Специально уведомлять кого-то о временном бездействии ККТ также не нужно.
Главное — отправить все данные о пробитых чеках в ОФД и получить подтверждение. Проверить отправку можно в личном кабинете ОФД или в отчете о текущем состоянии расчетов. А чтобы налоговая не стала подозревать, будто вы скрываете доходы, нужно каждый день, как обычно, открывать и закрывать смену. За время простоя вы ничего не продаете, значит, и штрафа за то, что не применяете кассу, не будет.
Что запомнить о блокировке онлайн-касс
© 1995–2021, ПАО БАНК «СИАБ». Базовая лицензия №3245 от 10.12.2019.
196 084, г. Санкт-Петербург, Черниговская ул.,
д.8, лит. А, пом. 1-Н
Как не допустить штрафов и блокировки по кассе: топ-7 ошибок и ограничений работы ККТ
Если чеки не уходят, касса попала в «бан» от ФНС, не отражает статус регистрации или имеет другие ограничения. Куда бежать?
Рассказываем, о чем говорят статусы регистрации контрольно-кассовой техники в личном кабинете «Платформы ОФД», что с ними делать, как не допустить нарушения кассовой дисциплины и причем здесь цвета светофора.
В последнее время Федеральная налоговая служба активно дорабатывала систему взаимодействия между ведомством и налогоплательщиками. Одним из результатов этого процесса стало внедрение новой системы мониторинга статуса регистрации ККТ.
Эти статусы получает оператор фискальных данных при каждой отправке фискального документа (кассового чека). Также ФНС доводит до сведения оператора информацию о необходимости исполнять ряд условий, в том числе блокировку или приостановку приема и передачи фискальных данных с некорректно зарегистрированных устройств.
В данный момент для всех пользователей оператора фискальных данных «Платформа ОФД», которые совершают проверку статуса регистрации ККТ, выявляются какие-либо ограничения и ошибки. Это происходит автоматически — каждый раз, когда пользователь открывает кассовую смену на своем устройстве.
До недавнего времени все пользователи, которые регистрировали ККТ в налоговых органах или в личном кабинете оператора, информировались следующим образом:
В последнем случае нужно было свериться с карточкой регистрации или проверить список действий в ходе самой процедуры регистрации. Однако при этом выявить ошибку можно было только по косвенным признакам.
Сейчас механизм изменился.
Система отправляет запрос в ФНС, в большинстве случаев приходит ответ «ККТ зарегистрирована». Однако время от времени могут происходить и другие ошибки, которые нужно устранить. Подробнее о них — ниже.
Статусы регистрации ККТ и самые распространенные ошибки
Снята ФНС. Это означает, что касса снята с регистрации по инициативе налогового органа. Необходимо немедленно прекратить передачу фискальных данных с данного устройства и обратиться в ИФНС по месту регистрации для разъяснений.
Снята с регистрации. Касса снята с регистрации по заявлению пользователя. Нужно закрыть кассовую смену на данном устройстве, завершить передачу данных с него и посмотреть, какое количество и на какую смену могли быть сформированы кассовые чеки. Желательно получить разъяснение, действительно ли этим чекам присвоен некорректный статус, необходимо ли пробивать на каждую конкретную фискальную позицию чек коррекции или же можно сформировать чек коррекции на сумму этих чеков.
РНМ + ФН. Эта ошибка означает, что указанная комбинация РНМ + ФН в ФНС не существует. Для устранения ошибки нужно сверить регистрационные данные, которые были получены в карточке регистрации ККТ, выданной ФНС, с теми, что были указаны в личном кабинете «Платформы ОФД».
Регистрация не завершена. Это означает, что регистрация устройства еще не завершена, нужно обратиться либо к интерфейсу, где идентифицировалась или перерегистрировалась ККТ, и посмотреть, в каком статусе находится ваше заявление. Возможно, требуются какие-либо уточнения, либо не был завершен второй этап регистрации после присвоения регистрационного номера. Также там будут доступны комментарии налоговой службы с тем, что именно нужно исправить.
Эта не самая распространенная ошибка, однако бывают случаи, что пользователи меняют фискальные накопители на своих устройствах, то есть совершают перерегистрацию, но забывают завершить процедуру до конца. Чеки, сформированные такой кассой до завершения процесса регистрации, будут считаться некорректными, что влечет за собой нарушение кассовой дисциплины.
ОФД не совпадает. Это ошибка означает, что оператор фискальных данных, который был указан при регистрации устройства, не совпадает с оператором, который передает данные в настоящий момент. Необходимо обратиться к интерфейсу, в котором проводилась регистрация (перерегистрация) ККТ, посмотреть в карточке регистрации, какой именно оператор был выбран изначально. Также необходимо проверить, не было ли перерегистраций на этом устройстве по причине смены оператора фискальных данных.
В случае выявления ошибки или неточностей необходимо произвести процедуру перерегистрации по причине смены оператора фискальных данных, после чего она исчезнет с экрана.
ККТ без передачи в ОФД. Речь идет о кассах, которые не передают фискальные данные в ОФД и ФНС в онлайн-режиме. Такие кассы работают в удаленных и труднодоступных областях, в которых отсутствует стабильная связь.
ККТ зарегистрирована. Этот статус свидетельствует о том, что с вашей кассой все в порядке.
Если род вашей деятельности связан с реализацией маркированной продукции — ваша касса должна уметь работать с кодами маркировки и передавать данные в систему «Честный Знак» через оператора фискальных данных. Работать с маркировкой можно в режиме «одного окна» через сервис «Учёт марок» от «Платформы ОФД».
Светофорная индикация: все интуитивно и просто
Для большего удобства, статусы регистрации ККТ подсвечиваются тремя цветами: зеленым, оранжевым и красным.
Зеленый цвет говорит о том, что прием и передача данных для данной кассы разрешены, ограничения отсутствуют.
Оранжевый цвет статуса говорит о том, что касса зарегистрирована, прием и передача фискальных документов производится, однако присутствуют некоторые ограничения. К примеру, не совпадает оператор фискальных данных или не до конца зарегистрировано само устройство. В этом случае необходимо в максимально сжатые сроки обратиться к интерфейсу, в котором проходила регистрация ККТ, и уточнить все регистрационные данные по устройству.
Красный статус регистрации ККТ. Прием и передача фискальных данных запрещены. То есть оператор, получив соответствующую информацию от ФНС в момент открытия кассовой смены, не будет принимать данные с устройства — чеки будут копиться в фискальном накопителе до момента, пока ситуация со статусом регистрации не будет разрешена.
Что делать, если касса заблокирована или имеются ограничения?
Отслеживать статус регистрации вашей кассы в личном кабинете нужно регулярно. Если касса не пробивала чеки какое-то время — «Платформа ОФД» все равно проверит статус регистрации аппарата даже без открытия на ней смены (к примеру, если речь идет о подменной или запасной ККТ).
Если вы заметили, что в личном кабинете на кассу наложены ограничения или запреты — можно обратиться в инструкцию «Базы знаний» на сайте «Платформы ОФД». Также можно смело попросить помощи у службы техподдержки с просьбой уточнить статус ККТ и получить рекомендации по устранению ошибок и блокировок.
В частности, можно будет узнать, когда был присвоен ограничительный статус, после какого события это произошло.
Нужно ли отправлять объяснительную в ФНС при формировании чека коррекции?
Если со стороны клиента было нарушение кассовой дисциплины — рекомендуется обратиться в налоговую службу и разъяснить причину, почему на конкретный кассовый чек был сформирован чек коррекции. Это обезопасит вас от ситуации, когда уже сама ФНС начнет проверки и зафиксирует нарушение, что, скорее всего, обернется штрафом.
К слову, для отчетов в ФНС (и не только) без личного посещения отделения как нельзя кстати подойдет сервис сдачи электронной отчетности «Платформа Госотчет».
Напомним, что по общему правилу (ч. 4 ст. 14.5 КоАП РФ) пробитие чеков с ККТ, которая не соответствует установленному порядку, является нарушением. Оно влечет за собой предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от полутора тысяч до трех тысяч рублей, на юридических лиц — предупреждение или наложение административного штрафа в размере от пяти тысяч до десяти тысяч рублей.
Что делать, если онлайн-касса заблокировалась
Онлайн-кассы оснащаются фискальным накопителем, передающим данные о коммерческих операциях в ИФНС через оператора фискальных данных. Принцип работы ККТ подразумевает блокировку ККТ, если в течение 30 дней и более данные не передаются. Что делать, если онлайн-касса заблокировалась, поговорим об этом далее.
Когда и почему касса может заблокироваться?
Говоря о блокировке фискального накопителя, а вместе с ним всего аппарата, подразумевается остановка системы: кассир не может сформировать ни один чек. Следовательно, продажи тоже не могут совершаться. Накопитель попросту прекращает формировать фискальные признаки – реквизиты для передачи в налоговую службу. Без них невозможен ни один бланк строгой отчетности или чековый документ.
Почему останавливается работа ККТ? Этого требует №54-ФЗ в новой редакции, устанавливающий возможный срок простоя 30 дней. Ровно месяц можно печатать чеки, не передавая данные о выручке в налоговую. Если в течение этого времени от ОФД, отвечающего за передачу данных о ваших продажах, не поступает информации, касса блокируется.
Исключением здесь является соответствие положению пункта 1 ст. 4.1. 54-ФЗ «Применение контрольно-кассовой технике в режиме, не предусматривающем обязательной передачи фискальной информации».
Причины остановки передачи данных в налоговую
Разобраться с интернет-провайдером и оператором фискальных данных вы можете самостоятельно. А вот устранять неполадки в работе оборудования должен специалист. За помощью рекомендуется обратиться в центр технического обслуживания «САТ-ККМ», где вам предоставят бесплатную грамотную консультацию.
Что делать, как разблокировать фискальный накопитель?
Производитель техники советует сначала произвести диагностику и установить причины блокировки. Проще всего будет заново подключить интернет и восстановить соединение. Тогда накопленные данные с ФН отправятся налоговикам автоматически. И если ОФД подтвердит их передачу, накопитель тоже будет разблокирован автоматически. Не придется платить за ремонт или покупку новой техники.
Можно ли избежать блокировки?
Вы или ваш кассир значительно упростите себе работу, если перед началом смены будете проверять работу фискального накопителя. Сделать это можно, зайдя в личный кабинет вашего ОФД и проконтролировав поступление оповещений о работе каждой кассы. Если подтверждений не приходит, значит, следует связаться с оператором фискальных данных или проверить работу накопителя на месте. Кстати, можно подключить СМС-оповещения, что гораздо удобнее – в этом случае, вы точно не забудете проверить актуальные отчеты.
Очевидно: если вы прекратите применять онлайн-кассу в расчетах с клиентами, она будет заблокирована спустя 30 дней с момента прихода последнего подтверждения от оператора фискальных данных. Планируете паузу в торговле? Главное – отключить ККТ после того, как все чеки переданы в адрес ОФД, и от него получены подтверждения. Работу на такой технике можно будет продолжить в любой момент после включения, главное не просрочить действие фискального накопителя.