кмм что это касса
Контрольно-кассовая машина (ККМ)
Контрольно-кассовый аппарат используется в торговле для более быстрых и безопасных расчетов. При помощи этих устройств контролируется налично-денежный оборот и выручка от бизнеса, а покупатели получают документальное подтверждение оплаты товара или услуги в виде кассового чека.
Что такое ККМ
ККМ — это аббревиатура термина «контрольно-кассовая машина». Оборудование состоит из дисплея, клавиатуры и мини-принтера для распечатки чека на специальной бумажной ленте. Покупатель платит деньги и получает свой чек, подтверждающий оплату.
Задачи ККМ:
Выбор модели ККМ (фискальной или нефискальной) зависит не только от запросов заказчика, но и от требований законодательства. Отличие двух вариантов: у фискальных есть специальная память — накопитель, где собираются данные о всех торговых операциях.
Онлайн ККМ представляет собой версию аппарата после реформы 2016 года. Благодаря этой интернет-версии устройства заметно упростился процесс передачи данных налоговикам. ККТ старого образца (работающие оффлайн) уже не регистрируются. Фискальный регистратор с интефейсом RS232 обладает блоком памяти, где можно увидеть сведения о продажах.
Устройство подключают к com-порту компьютеров. В ККМ есть встроенный модем (Ethernet / GPRS (опция)), аккумулятор Li-ion, множество товаров в памяти, а также графический или другой дисплей. Драйвер для работы с разными ПО (в том числе 1С) легко интегрирует аппарат в любые другие учетные системы. ККМ программирует дисконтные программы, что помогает привлекать клиентов дисконтными картами и различными акциями во время распродаж. Копии фискальной документации хранятся в памяти аппарата. ККМ принимает следующие виды оплаты: наличные, карты, в том числе кредитки, дисконтные карты, купоны.
Расшифровка термина
ККМ расшифровывается как контрольно-кассовая машина. Расшифровка термина, а также порядок использования устройств давались в законе N 5215-I «О применении ККМ», который уже утратил свою силу.
После принятия нового закона N 54-ФЗ «О применении ККТ» в РФ появился новый термин — контрольно-кассовая техника. Под этим словом понимаются уже не просто кассовые аппараты, а устройства с накопителями памяти и возможностью обмена данными через интернет.
Применение техники
ККМ простыми словами это весьма полезная вещь для контроля за расчетами. Принцип работы прост: покупатель передает деньги, кассир вводит данные о покупке в ККМ и распечатывает чек. Далее данные (электронный чек) поступают на фискальный накопитель, который шифрует их и передает в ОФД, а затем налоговым структурам. Хорошее знание ККМ операционистом облегчает расчеты и учет данных.
При использовании устройства торговец и ОФД:
Все сведения передаются без задержки покупателя. Переход на онлайн кассы для лиц, работающих по ЕНВД и торговых патентах был отсрочен на годовой срок и завершился летом 2018 года.
Аппарат с ЭЛКЗ
Кассовая машина с ЭЛКЗ (электронной контрольной защищённой лентой) представляет собой устройство, обеспечивающее безопасную регистрацию и хранение данных. Назначение ЭЛКЗ также учёт доходов в целях правильного начисления налогов. Разница обычного ККМ и аппарата с ЭЛКЗ в особенной печатной плате и корпусе с защитной голограммой и контактным разъёмом. ЭКЛЗ нужна для накопления информации обо всех оформленных на ККМ чеках.
С 2017 года машины с лентой в России не используют, заменив их онлайн-кассами. Без обновлений работать запрещено. Исключение: кассы в городах и селах, отдаленных от сетей связи. Численность жителей в таких населенных пунктах должна быть менее 10 тыс. человек. В основном речь идет о горных районах, где большие трудности с интернетом.
Если этого не происходит, то проверка выявит несоответствие аппарата и предпринимателя могут оштрафовать на солидную сумму, которая зависит от размера покупки без чека нового образца. За применение старой ККТ грозит штраф от 1,5 до 3 тыс. рублей, для юрлиц – до 10 тыс. рублей.
Список моделей ККМ нового образца
Прежде чем заказывать новую модель стоит изучить, какие варианты ККМ аккредитованы и могут быть использованы. Обновлять придется кассовые аппараты Меркурий: 180 К, 130 К, MS-K, FPrintPay: 01ПТК, 11ПТК, Viki: Tower, Micro, Print 57, Print 57 Plus, Mini, Classic и многие другие модели.
В список моделей онлайн кассы также входят:
Новые модели кассовых машин печатают чеки и бланки строгой отчетности с новой номенклатурой. В чеках двадцать четыре обязательных реквизита.
Электронный чек дает возможность клиентам не только контролировать свои расходы, но и вести домашнюю бухгалтерию (чеки можно загружать в программу и хранить в отдельных папках на компьютере). Интернет и другие магазины могут отслеживать сумму среднего чека, а также видеть спрос на отдельные категории товаров, портрет среднестатистического покупателя.
ККМ и онлайн-касса: как правильно перейти
Расчеты в РФ возможны только на кассах, которые включают фискальный накопитель. Для перехода с обычного ККМ на онлайн-кассу необходимо зарегистрировать новый аппарат в налоговой. О модели делают запись в журнал учета, после чего можно получить свой регистрационный номер и карточку регистрации.
В результате перехода произойдет:
Для перехода ИП и компании должны купить также усиленную квалифицированную ЭЦП. С ее помощью можно дистанционно зарегистрировать технику в ФНС РФ.
Для регистрации необходимо:
Перевод кассовой техники в онлайн кассу сокращает расходы предпринимателей на ТО, уменьшает количество проверок и сокращает теневой оборот в торговле. Новая техника обеспечит и защиту прав потребителей, так как у них всегда будет возможность восстановить чек даже, если они его потеряли.
С июля 2017 года журнал можно операциониста можно не вести. Это относится ко всем фирмам, перешедшим на онлайн-кассы. Заполнение КМ-4 возможно в добровольном порядке. Эту документацию не надо сдавать налоговикам.
Налоговые преференции для торговцев
После покупки или модернизации ККТ, можно вернуть средства, потраченные на эти расходы. Речь идет о налоговом вычете. Такое право получили от государства только ИП, которые используют патент или платят единый налог.
Максимальный размер возврата — не более 18 тыс. рублей за каждую кассу, в большой магазине или супермаркете их может быть от 2 до 10-15 штук. Денежные средства зачтутся в пользу будущих взносов. Чтобы получить право на вычет ККТ, должна быть зарегистрированной в ФНС.
Размер вычета включает цену кассы и фискального накопителя, кассовой программы, модернизации. Начинают с того квартала, в котором приобрели ККТ. Для оформления нужно заполнить декларацию (указать сумму расходов на обновление техники или модернизацию) и подготовить пояснительную записку с реквизитами кассы и суммой вычета. Если самостоятельно определить сумму сложно, то можно попросить помощи у налоговиков или нанять специалиста по заполнению деклараций и получению вычетов.
В 2019 претендовать на вычет можно, только если у ИП или другого торговца нет своих сотрудников. При наличии хотя бы одного работника в штате — в налоговой откажут в возврате уплаченного налога. Декларация предоставляется в ту налоговую, в которой ИП зарегистрирован как плательщик ЕНВД или патента, вне зависимости от того, где были зарегистрированы кассы. Вычет оформляется за все машины одновременно.
Модернизация ККМ
Для модернизации аппарата покупается комплект доработки (если это возможно и модель позволяет) либо ККТ просто меняется на новую, более совершенную. Далее нужно снять старую машину с учета в налоговой и зарегистрировать новую. Необходимо будет перепрошить аппарат и заменить шильдик.
Главная цель модернизации — установка фискального накопителя и организация онлайн доступа и передачи данных. Самостоятельно заниматься перепрошивкой довольно сложно — проще обратиться в Центр технического обслуживания (ЦТО).
В процессе модернизации необходимо:
После доработки и модификации ККТ будет автоматически посылать данные о происходящих операциях в ОФД (Такском, Контур, Ярус, Эвотор ОФД и другие). При этом в чеке увеличится набор обязательных реквизитов.
Результат модернизации аппаратов
После модернизации онлайн-кассы быстро отправляют чеки по SMS или электронной почте. Новый образец техники также мгновенно передает данные в налоговую службу. Эксплуатация терминала стала более простой и удобной. Вводить сведения стало гораздо проще, чем раньше.
Отличие модернизованной версии ККМ:
Обработка информации также не занимает много времени и налоговикам проще проверять предпринимателей, поскольку у них есть вся расчетная информация. Фискальный накопитель подключается к остальным аппаратным компонентам точно так же, как старый аппарат с ЭКЛЗ.
Фискальный накопитель нужно менять с определенной периодичностью. Раз в три года это предстоит делать плательщикам на УСН, ПСН, ЕСХН и ЕНВД, а раз в 13 месяцев плательщиками на ОСН. До обновления ККМ нужно полноценно использовать до того, как будут закуплены, установлены и зарегистрированы новые кассы.
Онлайн-касса должна иметь:
Фискальная документация должна быть в определенном формате (ФФД 1.05 и 1.1), утвержденном законодательством. На распечатку обычно уходит до 60 миллиметров в секунду. Если нужно заменить ленту, то сделать это можно довольно быстро.
В кассовом чеке должна быть указана дата и время покупки, место (адрес магазина или торговой точки), наименование организации-пользователя онлайн-кассы или ИП, его ИНН и другие реквизиты.
Это далеко не полный перечень данных. Обязательно должно указываться также должность и фамилия сотрудника, осуществившего расчет с покупателем и выдавшим чек о покупке товара или услуги, а также адрес сайта, электронной почты.
От торговцев требуется только оплата подписки в ОФД и обеспечение постоянного доступа к сети. ОФД выбирается из большого списка компаний, после чего нужно заключить с этой организацией договор. Услуги оператора платные и придется ежегодно перечислять ему не менее 3 тыс. рублей за один кассовый аппарат.
Срок службы машин
Основной срок использования ККМ от 7 до 10 лет. Выбирать лучше модели, которые служат дольше, чтобы уменьшить затраты на обмен техники. Кассы относятся к четвертой группе амортизации. Сроки изменились в 2015 году. Ранее они составляли 5-7 лет.
Фискальные накопители служат 13-36 месяцев. Когда период заканчивается, устройство нужно поменять на новое, а старое — утилизировать. Старую ККТ нужно списывать. Для этого составляется акт и происходит снятие аппарата с учета в налоговой. Отчет не нужно сдавать только, если касса сломана или украдена.
ККМ необходимо для проведения всех операций в магазине или другой торговой точке. Онлайн касса обязательна для применения всеми предпринимателями, которые проводят расчеты с покупателями за исключения некоторых исключений (банков, МФО и других структур).
Замена ЭЛКЗ фискальным накопителем подразумевает:
После модернизации необходимо обновлять реквизиты в реестре экземпляров кассовых аппаратов. Это необходимо для правильной регистрации машины и получения нового паспорта и гарантии, которую можно будет использовать в случае заводского брака ККТ.
Используют устройство для малого и крупного бизнеса, в торговых структурах, ресторанах, пунктах проката и многих других компаниях. Торговцы с патентом и ЕНВД также обязаны перейти на онлайн кассы (ранее они были освобождены, но требования недавно поменялись).
Если вы только собираетесь начать карьеру в области продаж, вероятно, еще не знаете, работа с ККМ – что это такое. Впрочем, поводов для паники быть не должно. Разобраться в этой задаче несложно, а непосредственно в работе самое главное – быть внимательным и не торопиться без особенной необходимости, и тогда со всеми задачами удастся справиться на отлично.
О чем идет речь?
Чтобы понять, работа с ККМ – что это, предварительно нужно разобраться, что представляет собой аппарат, скрытый под страшной аббревиатурой ККМ. Итак, что это такое?
Контрольно-кассовая машина – именно так можно расшифровать сокращение ККМ. В повседневности ее обычно называют кассой, реже – кассовой машиной или кассовым аппаратом. А вот если заглянуть в официальную документацию, то там слова ККМ обычно не встретишь, так как принято использовать наименование ККТ. Его можно расшифровать так: контрольно-кассовая техника.
Итак, с названием удалось разобраться. Но что это такое по своей сути? ККМ – это такая машина, которая разработана специально для фиксации операции обмена услуги, товара на принятые в стране деньги. Машина не только незаменима в работе торговой точки, но также используется проверочными органами для контроля над предпринимателями. Для этого формируются специальные отчеты, анализируемые соответствующими инстанциями.
Подвиды машин
Существуют разные модели ККМ, подходящие в большей степени тем или иным условиям эксплуатации.
Принято выделять следующие категории:
Отличить их друг от друга очень просто даже по внешнему виду. Если на первых расположено большое количество кнопок, позволяющих управлять аппаратом, то на вторых – не более пяти. Первая машина может работать сама по себе, а вот второй тип будет функционировать только в связке с компьютером.
Устройство машин
В классическом варианте в составе аппарата есть следующие элементы:
Невозможно корректное обслуживание ККМ, если вы не разбираетесь в том, как работает каждая из описанных систем. Впрочем, практика показывает, в случае неполадок с аппаратом лучше сразу вызвать специалистов той компании, которая продала вам агрегат. Изучите бумаги: возможно, техника все еще на гарантийном обслуживании.
Как начать работать
Прежде чем начнётся смена, обязательно должна быть проведена корректная подготовка ККМ к работе. Этот процесс прописан в официальных бумагах, инструкциях как на предприятии, так и в прилагаемых к машинам. На него внимание обращено и в нормативных документах, действующих на территории страны и введённых на государственном уровне.
Итак, прежде чем можно будет работать, сперва нужно расписаться в специальном журнале, который хранится у администратора торговой точки. При этом кассир получает ключи от машины, режима кассы и ящика, в котором хранятся деньги. Также в начале смены можно получить некоторую сумму, которую затем использовать для размена, и ряд других принадлежностей, необходимых для работы. Их список определяется особенностями конкретного предприятия.
Далее удаляется крышка с печатающего блока машины (в некоторых случаях нужно приподнять кожух, чтобы обеспечить доступ к внутренностям аппарата), после чего кассир осматривает прибор и убирает пыль, попавшие посторонние предметы. Далее аппарат подключается к электрической сети и устанавливается переключатель, ответственный за выбор режима работа. Затем необходимо проверить, все ли ленты на месте, а если таковые отсутствуют – установить.
Специфика конкретных приборов
Кассовые аппараты нового поколения, изготовленные за границей, такой особенности не имеют, а вот некоторые произведенные в России машины отличаются наличием специального режима, обозначенного как «Начало смены». При этом работник выбирает дату и устанавливает время. Если значения уже есть, но неточные, тогда нужно их откорректировать.
Обратите внимание: при подготовке аппарата к работе нет нужды обнулять нумерацию печатаемых чеков. Как только машина формирует отчет с гашением, она автоматически проводит эту операцию, никаких дополнительных манипуляций, если агрегат в норме, не требуется.
Внимательность и аккуратность
Следующий этап подготовительных работ требует от кассира внимательности, поскольку нужно проверить, все ли в технике работает корректно. В первую очередь обращают внимание на блокирующее устройство. Для этого печатают пробный чек. Это помогает сделать выводы о качестве изображения. Работа с ККМ по новым правилам требует, чтобы все печатаемые машиной чеки были читаемыми, четкими, яркими, содержащими правильные реквизиты организации. Не выбрасывайте нулевой чек: в конце дня его нужно сдать администратору вместе с отчетом. Обязателен учет нулевых чеков в четвертой графе КМ-4, КМ-5.
Далее кассир и администратор вместе запрашивают у машины сменный отчет и проверяют, корректна ли информация денежных регистров. В начале рабочего дня все показатели должны быть нулевыми. Снимают показания денежных счетчиков и вносят их в специальный журнал в графу, отражающую состояние на конец смены. Обязательно заверение всех вписанных данных подписями принимавших участие работников.
Все должно быть заверено!
Инструкция кассира-операциониста при работе с ККМ рекомендует вставить в машину контрольную ленту, отступив от края порядка 15 см. Обратите внимание: должны быть данные о номере аппарата, текущей дате и о том, во сколько началась работа, а также информация, снятая со всех регистров. Как только все данные по контрольной ленте удалось зафиксировать, это заверяется подписями участников процесса.
Далее кассир помещает в машину валюту, которую предполагается применять для размена при совершении операций. О том, как правильно положить деньги в кассу и как далее выставить корректный режим работы, можно прочитать в инструкции к конкретному аппарату.
Начинаем смену
При работе оператор кассы должен четко следить за тем, как работает агрегат, чистить его и приводить в порядок по мере надобности. Вводить деньги в аппарат нужно строго так, как это написано в инструкции конкретной машины. Регулярное обслуживание ККМ является залогом ее корректной и длительной работы.
Когда все приобретаемые клиентом товары прошли обработку на кассовой машине, она показала суммарную стоимость покупки, правила эксплуатации контрольно-кассовых машин обязывают назвать клиенту эту цифру четко, и лишь после этого брать с человека деньги. В машину их кладут так, чтобы покупатель видел, как это происходит. Также он должен видеть, куда кассир кладет чек, чтобы забрать его и не перепутать с чужими документами. Если кассовый аппарат стоит там, где работает продавец, он должен передать клиенту товары в момент совершения покупки, отдавая чек. А вот в случае, когда речь идет об официанте или любом другом работнике, который принимает заказы, он должен передавать клиенту чек только тогда, когда было завершено оказание услуги.
Обращаем внимание на нюансы
Необходимо знать, что отметка погашения чека – это крайне важная особенность, которой характеризуется работа с ККМ. Что это такое? Чек или надрывают, или ставят на него специальный штамп, что символизирует гашение.
Помните, что на приобретение чековый документ действителен только в тот день, когда он был выдан заказчику. А вот в некоторых случаях при возврате чека кассир может отдать клиенту деньги обратно. Но это происходит только в том случае, когда на документе есть разрешающая сделать это подпись руководителя торговой точки, его заместителя. Обратите внимание: возможен возврат средств в той кассе, где был пробит чек, но ни в какой другой.
Если кассир ошибся, внося сумму покупки в аппарат, а чек погасить нельзя, то правила работы с ККМ обязывают составить акт в конце смены. Он оформляется в соответствии с формой КМ-3. Если кассир и покупатель оказались в конфликтной ситуации, можно снять кассу, для чего направить запрос администратору. Если управляющий магазином не разрешает это сделать, снимать кассу невозможно.
Избегаем проблем
Как известно, на кассовый аппарат цена немаленькая (от 20 000 до 80 000 рублей), поэтому работать с ним нужно бережно, чтобы избежать поломок. Это означает, что можно делать только то, что разрешено инструкцией и правилами, и строжайше избегать всего того, что запрещено. В частности, инструкции рассказывают, что можно сменить шифр прямо в ходе рабочей смены, но это происходит, когда есть соответствующее указание администратора торговой точки. Также по мере надобности можно запросить у машины ту или иную распечатку.
Если выясняется, что POS-система функционирует некорректно или есть любые другие сбои в работе, кассир должен:
Может ли оказаться так, что невозможна работа с ККМ? Что это за ситуация, как поступить? Да, такое может случиться, если машина оказалась серьезно повреждена. Например, если она выдает нечеткие оттиски или печатает неправильную информацию о времени совершения операции. В такой ситуации администратор и кассир оформляют специальный отчет, аналогичный тому, который составляется в конце смены. Затем в журнал вносится, что за человек работал за машиной, во сколько он закончил работу и по какой причине это произошло.
Когда еще нельзя?
Недопустимо, чтобы в эксплуатации была POS-система, если на аппарате нарушена пломба. Также нельзя использовать агрегат, на котором нет марки производителя или отсутствуют положенные голограммы. Запрет на работу с агрегатом могут наложить представители налоговой службы.
Если оказалось, что установленная в вашем магазине ККМ обладает какими-то из этих недостатков, следует срочно обратиться в ЦТО и предоставить им полную информацию о случившемся. В такой ситуации кассир и даже администратор не могут починить агрегат на месте, поэтому придется ждать выезда специалиста ЦТО. Об этом нужно оповестить представителей налоговых органов, ответственных за вашу торговую точку. Они ведут журналы, где учитывают выезды всех технических работников, и должны внести туда и ваш случай. Вообще, надо сказать, учет ККМ в нашей стране довольно жёсткий, поэтому халатность может дорого обернуться. Старайтесь быть внимательными.
Правила и законы
О том, как правильно работать, рассказывает письмо Министерства финансов, написанное в 1993 году и поясняющее, как применяется в повседневности кассовый аппарат. Цена ошибок высока: вас могут привлечь к административной ответственности.
Согласно типовым правилам, только тогда человек может позволить себе работать за кассовым аппаратом, когда он освоил правила его эксплуатации. Есть определенный минимум технических знаний, который включается в базовые правила. Если потенциальный кандидат справился с этим, тогда компания может заключить с ним договор, регламентирующий материальную ответственность этого лица. Прежде чем непосредственно приступать к работе на новом месте, человек должен пройти ознакомление с эксплуатационными правилами. Если этими правилами пренебрегли, работодатель может столкнуться с административной ответственностью, к которой его привлекут по результатам очередной поверки.
Также законами регламентируется то, каким образом ведется книга кассира. Согласно правовым нормативам, на каждую отдельную машину должен быть заведен свой журнал, который прошивают, пронумеровывают в нем все листы, а также обязательно подтверждают их количество подписью директора компании и главного бухгалтера. Кроме того, на такой книге должен расписаться представитель налогового органа. Затем все это скрепляется печатью предприятия. Такой журнал обычно заверяют в налоговой инспекции, когда обращаются туда, чтобы поставить на учет ККМ.
Никаких вольностей!
В журнал кассира допускается вносить записи только строго по хронологии, без каких-либо помарок. Для этого используют чернила. Если ситуация сложилась так, что необходимо что-то исправить, привлекают директора организации и главного бухгалтера, которые контролируют внесение изменений, а затем подтверждают своими подписями, что обновленные данные корректны.
Также администратор торговой точки должен помнить, что в его зоне ответственности – предупредить кассира о том, что деньги бывают поддельными, а также обучить методикам проверки надежности банкнот, принимаемых от покупателей. Кроме того, должен быть поднят и вопрос о поддельных чеках. Кассир должен быть в курсе, что есть ряд мер, предупреждающих подделку:
Можно ли без ККМ?
В соответствии с действующими на территории нашей страны правовыми нормативными актами, некоторые организации могут позволить себе работать без применения контрольно-кассовой техники. Это обуславливается спецификой работы таких предприятий. Был принят специальный перечень, в который внесены все организации, не нуждающиеся в ККМ. Дата принятия – июль 1993 года, но позднее к нему вносились изменения постановлениями правительства.
В перечне можно найти не только организации, но и филиалы, а также иного типа обособленные подразделения. Это касается и некоторых физических лиц, которые работают в области предпринимательства, не имея соответствующего образования.
Этот перечень может быть ограничен постановлением исполнительной власти отдельно взятого субъекта на его территории. Впрочем, работа с открытого прилавка все равно не потребует наличия такой техники. Это наиболее актуально в период, когда снимают урожай в сельском хозяйстве, ведь его продают напрямую с машин, с лотков. Так вот, в такой ситуации оформление ККМ не требуется.
Остерегайтесь нарушений
Многочисленные регулярные проверки, организуемые налоговыми органами в разных субъектах страны, показывают, что и по сей день многие предприниматели работают, нарушая правила применения ККМ, но все же надеются, что это останется незамеченным. Следует помнить, что законы о введении ККМ были приняты не просто так, благодаря им обеспечивается юридическая чистота сделки. Кроме того, четкое следование правилам при возникновении конфликтной ситуации позволит вам «перетянуть одеяло на себя», так как к вашей деятельности претензий не будет.
Чтобы избежать нарушений в ходе рабочего процесса, внимательно ознакомьтесь с правилами эксплуатации контрольно-кассовой техники, ведь там есть ответы практически на все вопросы. Учитывайте самые новые правовые акты, действующие на территории вашего региона. Это позволит держать руку на пульсе событий. Наконец, помните, что применять в работе следует только такие машины, которые были включены в государственный реестр. Учитывайте и классификатор, регулирующий, какие из агрегатов для какой сферы подходят. Это позволит избежать проблем с законом и вести деятельность долго и с выгодой для себя.