контрактный отдел чем занимается
Контрактный отдел чем занимается
Статья 38. Контрактная служба
Путеводитель по контрактной системе. Вопросы применения ст. 38
1. Заказчики, совокупный годовой объем закупок которых превышает сто миллионов рублей, создают контрактные службы (при этом создание специального структурного подразделения не является обязательным).
(в ред. Федерального закона от 04.06.2014 N 140-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
(в ред. Федерального закона от 04.06.2014 N 140-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
3. Контрактная служба действует в соответствии с положением (регламентом), разработанным и утвержденным на основании типового положения (регламента), утвержденного федеральным органом исполнительной власти по регулированию контрактной системы в сфере закупок.
4. Контрактная служба, контрактный управляющий осуществляют следующие функции и полномочия:
(см. текст в предыдущей редакции)
2) разрабатывают план-график, осуществляют подготовку изменений для внесения в план-график, размещают в единой информационной системе план-график и внесенные в него изменения;
С 01.01.2022 в п. 3 ч. 4 ст. 38 вносятся изменения (ФЗ от 02.07.2021 N 360-ФЗ). См. будущую редакцию.
3) осуществляют подготовку и размещение в единой информационной системе извещений об осуществлении закупок, документации о закупках и проектов контрактов, подготовку и направление приглашений принять участие в определении поставщиков (подрядчиков, исполнителей) закрытыми способами;
4) обеспечивают осуществление закупок, в том числе заключение контрактов;
5) участвуют в рассмотрении дел об обжаловании результатов определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей) и осуществляют подготовку материалов для выполнения претензионно-исковой работы;
(в ред. Федерального закона от 04.06.2014 N 140-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
6) организуют в случае необходимости на стадии планирования закупок консультации с поставщиками (подрядчиками, исполнителями) и участвуют в таких консультациях в целях определения состояния конкурентной среды на соответствующих рынках товаров, работ, услуг, определения наилучших технологий и других решений для обеспечения государственных и муниципальных нужд;
7) осуществляют иные полномочия, предусмотренные настоящим Федеральным законом.
5. При централизации закупок в соответствии с частью 1 статьи 26 настоящего Федерального закона контрактная служба, контрактный управляющий осуществляют полномочия, предусмотренные настоящим Федеральным законом и не переданные соответствующим уполномоченному органу, уполномоченному учреждению, которые осуществляют полномочия на определение поставщиков (подрядчиков, исполнителей). При этом контрактная служба, контрактный управляющий несут ответственность в пределах осуществляемых ими полномочий.
6. Работники контрактной службы, контрактный управляющий должны иметь высшее образование или дополнительное профессиональное образование в сфере закупок.
Контрактная служба по 44-ФЗ: что это такое и в каких случаях она создается?
Для одних закупок заказчики создают контрактные службы, а для других – назначают контрактного управляющего. Данный выбор зависит от совокупного годового объема закупок (СГОЗ), осуществляемого в бюджетной организации.
В своей работе участники подразделения руководствуются:
— Приказом Минэконома № 631;
— внутренним приказом учреждения о создании службы;
— персональной должностной инструкцией.
Рассказываем о функционале, полномочиях и ответственности за нарушение законодательства в сфере закупок для должностных лиц.
Законодательная база
Вопросам создания контрактной службы, ее полномочиям, требованиям к ее участникам посвящена статья 38 Закона № 44-ФЗ. Это главный норматив, который разъясняет, в каких случаях создается подразделение, какие обязанности должно выполнять, какое образование должны иметь сотрудники, входящие в ее состав.
Важно! Контрактная служба формируется на основании утвержденного положения компании о необходимости создания данного объединения работников. Исходя из этого положения, будут разработаны правила и порядок работы контрактной службы, назначенной в бюджетной организации.
Положение должно быть максимально сопряжено с нормами контрактного законодательства, и для грамотной его подготовки Минэкономразвития разработало Типовое положение о контрактной службе, утвержденное Приказом ведомства № 631 от 29.10.2013 года. На эту типовую инструкцию должны опираться заказчики при формировании подразделения.
Осуществляя свои функции и полномочия, работники контрактной службы действуют согласно нормам законодательства о закупках, Гражданским Кодексом по той их части, где они вправе регулировать проведение государственных и муниципальных процедур.
Что такое контрактная служба в сфере закупок?
Контрактная служба – это группа лиц (работников бюджетной организации), объединенных на основании приказа компании с целью осуществления регулирования закупочных мероприятий. В рамках их полномочий происходит полное удовлетворение потребностей бюджетной организации и ее полноценная работа.
Являясь внутренним структурным образованием, контрактная служба присутствует на всех этапах осуществления закупок, начиная с момента планирования и заканчивая контролем за исполнением обязательств поставщика, расчетами с ним. А при необходимости – готовит жалобы в ФАС, подает иски и претензии в суды, участвует в правовых разбирательствах.
Согласно ч.1 ст.38 44-ФЗ заказчики не обязаны создавать закупочное подразделение. Необходимость возникает в том случае, когда совокупный годовой объем закупок учреждения превышает 100 млн. руб.
Если СГОЗ не дотягивает до этой суммы, то заказчик может ввести должность контрактного управляющего из числа компетентных сотрудников, который будет выполнять функции по контролю закупок, исполнению контрактов (ч.2 ст.38 44-ФЗ).
Опять же, основываясь на ч.1 ст.38, заказчик может не создавать отдельное структурное объединение, достаточно будет сформировать группу из специалистов различных отделов, имеющих необходимый уровень квалификации и способных вести полноценную работу по регулированию закупочных процедур в рамках своей компетенции.
Этапы создания отдела по организации и регулированию закупок
Если государственному или муниципальному заказчику необходимо сформировать контрактную службу или назначить контрактного управляющего, то он готовит соответствующий приказ.
Должность управляющего обязательно должна быть включена в штатное расписание компании. Это должен быть отдельный человек из числа специалистов, который будет выполнять обязанности в рамках своей должности. Заказчики не могут нагружать этим дополнительным функционалом других сотрудников, у которых есть своя работа, иначе произойдет наложение задач и не будет обеспечено полноценное осуществление процедур.
Реальная картина в области государственных закупок показывает, что на сегодняшний день объем задач при проведении процедур достаточно большой, поэтому так называемый совместитель попросту не сможет справиться с таким количеством обязанностей. Более того, если заказчик берет на должность контрактного управляющего совместителя, то он нарушает нормы Трудового Кодекса.
Алгоритм действий заказчика при создании контрактной службы и управляющего будет аналогичным:
Содержание приказа о создании
Отдел по регулированию закупок начинает свою работу на основании приказа компании о необходимости его формирования. Подписывать данный нормативный акт вправе только руководитель учреждения, потому что вводится новая рабочая единица.
Какие пункты обязательно должны быть включены в текст приказа:
Кто входит в состав подразделения?
В Типовом положении Минфина говорится, что контрактная служба должна состоять из двух и более специалистов. Точное количество участников определяет лично заказчик, исходя из совокупного годового объема закупок и объема предстоящих задач.
Участниками структурного подразделения могут быть только должностные лица заказчика, которые входят в состав группы на основании официально заключенных трудовых взаимоотношений.
Если в состав контрактной службы войдут специалисты, у которых более развернутый круг функций и полномочий, то с ними нужно будет заключить отдельное допсоглашение к трудовому договору и прописать пункты о расширенном функционале, финансовых доплатах.
В состав отдела закупок входят:
Состав специалистов отдела закупок утверждается заказчиком на основании пп.2 п.6 Типового норматива.
Требования к компетенции участников объединения
Требования к образованию членов подразделения изложены в ч.6 ст.38 44-ФЗ: и специалисты службы, и контрактные управляющие должны иметь профильное или высшее образование в области закупочных мероприятий.
Заинтересованные заказчики могут отправлять своих работников на курсы профессиональной подготовки или повышения квалификации по 44-ФЗ. Если будут назначены сотрудники без соответствующей компетенции, то это будет считаться несоблюдением норм контрактного законодательства.
По итогу обучения специалисты получают документ, подтверждающий их квалификацию, и являющийся основанием для назначения их управляющими или участниками подразделения организации закупок.
В совместном письме Минэконома № 5594-ЕЕ/Д28и и Минобрнауки РФ № АК-553/06 от 12.03.2015 г. «О направлении методических рекомендаций» в пункте 2.3 говорится о минимальном периоде профильной подготовки специалистов – не меньше 108 часов.
Должностная инструкция: ключевые обязанности отдела закупок
В должностной инструкции контрактной службы описываются обязанности, полномочия и задачи, которые необходимо выполнять по части осуществления закупок. Документ состоит из первоочередных вопросов, которые должно решать подразделение.
В тексте положения приводятся главные обязанности каждого участника группы, и указывается ответственность за нарушение данных пунктов.
Основные функции контрактной службы:
Это далеко не весь круг обязанностей структурного подразделения. Помимо названных функций, служба решает разнообразные задачи, вытекающие из целей реализации 44-ФЗ и сопутствующих подзаконных актов.
Ответственность подразделения
Каждый специалист контрактной службы имеет свой круг обязанностей по исполнению закупочного законодательства. И в случае несоблюдения этих норм должностное лицо понесет персональную ответственность.
Штрафные меры, направленные в адрес виновников, делятся на три категории:
Названные меры ответственности могут выноситься как по отдельности, так и одновременно. Однако в каждой определенной ситуации необходим индивидуальный подход к делу, чтобы можно было правильно назначить меру наказания.
Закупочная комиссия
Последний раздел статьи мы решили посвятить созданию заказчиком закупочной комиссии при проведении процедур, чтобы разграничить это понятие с понятием контрактной службы. Не стоит путать два этих термина.
Закупочная комиссия вводится в работу бюджетного учреждения для определения исполнителей в случае проведения конкурентных мероприятий. Если закупка проводится у единственного поставщика, то комиссию создавать не нужно согласно ч.1 ст.39 44-ФЗ.
Контрактное законодательство разрешает закупщикам создавать комиссию для регулирования конкретной процедуры, для определения исполнителя одним из способов, либо создать единую комиссионную группу независимо от способа выбора исполнителя.
Согласно 44-ФЗ комиссия должна состоять не менее чем из 5 человек в рамках проведения конкурсов, аукционов, и от 3-х специалистов и более – в иных случаях. В законодательстве не говорится о максимальном количестве состава комиссии.
Участниками группы могут быть не только лица, прошедшие профессиональную подготовку или переобучение (как в случае с контрактной службой), но и лица, обладающие специальными знаниями и опытом по предмету мероприятия.
В отличие от контрактной службы закупочная комиссия выполняет более мелкие задачи, связанные с обработкой заявок в рамках определения исполнителя:
Если запланированные торги не имеют специфики проведения и не требуется привлечение конкретных специалистов, то лучше собрать единую комиссию, независимо от предмета торгов и способа выбора подрядчика.
Создание контрактной службы по 44‑ФЗ
эксперт по бухучету и налогообложению сервиса Норматив
Создание контрактной службы
Контрактная служба — это, скорее, возлагаемый функционал, чем название подразделения, осуществляющего закупки для государственных и муниципальных нужд. Контрактная служба действует на основании оформленного Положения о контрактной службе (регламенте), которое разрабатывается на основе Типового положения о контрактной службе, утвержденного приказом Минэкономразвития № 631 от 29 октября 2013 года.
Не обязательно создавать специальное структурное подразделение: контрактная служба может работать и без образования такового (ч. 1 ст. 38 Закона N 44-ФЗ). В последнем случае заказчик должен утвердить постоянный состав сотрудников, выполняющих функции контрактной службы (пп. 2 п. 6 Типового положения).
Вопрос: может ли один заказчик создать несколько контрактных служб?
Ответ: Законом № 44-ФЗ, а также Приказом Минэкономразвития России от 29 октября 2013 года № 631 не предусмотрено право заказчика создавать несколько контрактных служб. Следовательно, заказчик не вправе создавать несколько контрактных служб.
Состав контрактной службы заказчика
Заказчик должен самостоятельно утвердить структуру и определить численность сотрудников контрактной службы, учитывая, что она не может состоять менее чем из двух человек (п. 7 Типового положения).
Независимо от того, в какой форме создается контрактная служба, заказчик должен назначить ее руководителя (п. 9 Типового положения). Если контрактная служба создается в форме отдельного структурного подразделения, ее возглавляет руководитель этого подразделения. Контрактную службу без образования отдельного подразделения возглавляет руководитель заказчика или один из его заместителей.
Важно! Если включение отдельных сотрудников в состав контрактной службы связано с изменением или расширением их трудовой функции, а, следовательно, с изменением трудового договора, то такое включение может осуществляться только с согласия указанных сотрудников и при условии внесения соответствующих изменений в их должностные инструкции.
Вопрос: Вправе ли заказчик включить лицо в состав контрактной службы (назначить контрактным управляющим) на основании гражданско-правового договора (договора ГПХ)?
Ответ: Нет, не вправе. Согласно ч. 2 ст. 38 Закона № 44-ФЗ контрактным управляющим может быть только должностное лицо заказчика. То есть, функции сотрудников контрактной службы не могут быть возложены на лиц, не состоящих в трудовых или служебных отношениях с заказчиком. С этим мнением согласен Минэкономразвития России в Письме от 31.01.2014 № ОГ-Д28-834.
Требования к образованию сотрудников контрактной службы
Минэкономразвития России в П исьме от 08.11.2013 № ОГ-Д28-15539 разъяснил, что п осле 1 января 2017 года все работники контрактной службы должны будут иметь либо высшее образование (без учета профиля), либо дополнительное профессиональное образование в сфере закупок ( Письма Минэкономразвития России от 06.04.2016 № Д28и-841, от 13.05.2016 № Д28и-1220). В совместном письме Минэкономразвития России № 5594-ЕЕ/Д28и, Минобрнауки России № АК-553/06 от 12.03.2015 «О направлении методических рекомендаций» есть рекомендация установить минимальный срок освоения дополнительных профессиональных программ вне зависимости от используемых технологий обучения не менее 108 часов (п. 2.3 Методических рекомендаций).
Требования к уровню образования членов комиссии по осуществлению закупок менее строги. В состав комиссии по осуществлению закупок заказчиком включаются:
То есть, в состав комиссии по осуществлению закупок заказчик может включать лиц, не имеющих высшего образования или дополнительного профессионального образования именно в сфере закупок, но обладающих специальными знаниями, относящимися к объекту закупки (Письма Минэкономразвития России от 23.09.2013 № Д28и-1070, п. 1 письма Минэкономразвития России от 22.05.2014 N Д28и-777).
Вопрос о необходимости обучения и повышения квалификации сотрудников решается заказчиком самостоятельно (Письмо Минэкономразвития России от 29.04.2016 № Д28и-1129). Документом, подтверждающим наличие профессионального образования (среднего или высшего), является диплом, а повышение или присвоение квалификации по результатам дополнительного профессионального образования подтверждается удостоверением о повышении квалификации или дипломом о профессиональной переподготовке (ч. 7, ч. 10 ст. 60 Закона об образовании).
Приказ о создании контрактной службы заказчика
Организация приняла решение о создании контрактной службы. Форма принятия такого решения Законом № 44-ФЗ не установлена. Как правило, оно оформляется в виде приказа: в произвольной форме, на бумажном носителе.
Что необходимо указать в приказе:
Кто составляет: уполномоченное должностное лицо.
Кто утверждает: руководитель заказчика или уполномоченное им лицо.
Срок утверждения: не позднее начала финансового года, в котором совокупный годовой объем закупок (СГОЗ) заказчика превысит 100 млн руб. Если СГОЗ превысит указанную сумму в результате утверждения дополнительных объемов финансирования заказчику, — не позднее даты доведения до него соответствующего решения (ч. 1 ст. 38 Закона № 44-ФЗ).
Чем занимается контрактная служба и контрактный управляющий
Контрактная служба и контрактный управляющий осуществляют организацию всего цикла закупок для нужд заказчика: от планирования до исполнения всех обязательств по контракту, в том числе по оплате поставленных товаров, оказанных услуг, выполненных работ.
На этапе планирования закупок контрактная служба (контрактный управляющий) разрабатывает план закупок, план-график закупок, вносит изменения, размещает документацию в ЕИС. Кроме того, контрактная служба обеспечивает подготовку обоснования закупок, определяет и обосновывает НМЦ, цены контракта, заключаемого с единственным поставщиком.
Функции контрактной службы при определении поставщиков:
При исполнении, изменении, расторжении контракта контрактная служба занимается:
Комиссии заказчика
Для закупки у единственного поставщика создавать комиссию не требуется (ч. 1 ст. 39 44-ФЗ).
Согласно действующему законодательству, заказчик вправе создать комиссию как для проведения конкретной закупки, так и для определения поставщика одним из способов, а также для осуществления всех закупок вне зависимости от способа определения поставщика (единая комиссия).
Законом 44-ФЗ ограничено только минимальное число членов комиссии, в то время как максимальное их число не ограничено. Требования к минимальному числу членов комиссии: не менее пяти человек для конкурсных, аукционных, единых комиссий, не менее трех человек — остальные комиссии.
Заказчик включает в состав комиссии преимущественно лиц, прошедших профессиональную переподготовку или повышение квалификации в сфере закупок, а также лиц, обладающих специальными знаниями, относящимися к объекту закупки (ч. 5 ст. 39 44-ФЗ) – то есть большинство членов комиссии должны обладать знаниями и опытом в сфере закупок.
Если планируемые закупки не имеют конкретной специфики, а также не требуется участие в работе комиссии определенных специалистов, рекомендуется создать единую комиссию для осуществления всех закупок, вне зависимости от объекта закупки и способа определения поставщика.
Управление государственными и муниципальными закупками – онлайн-курс для контрактных управляющих, специалистов контрактных служб и закупочных комиссий.
Для чего создается, какие функции выполняет и чем регулируется контрактная служба заказчика по 44-ФЗ?
Контрактная служба – это специально созданный отдел предприятия заказчика, функцией которого является планирование, подготовка и организация закупок в целях обеспечения нужд заказчика.
Создание контрактной службы обязательно, если годовые расходы на закупки, включая неоплаченные контракты, исполненные в прошлом году, превышают 100 миллионов рублей. Если годовой объем расходов на закупки меньше 100 миллионов рублей, заказчик вправе ограничиться введением должности контрактного управляющего.
Регулирование контрактной службы
Правовое регулирование контрактной службы осуществляется:
Ст. 38 закона 44-ФЗ определяет условия создания и основные функции контрактной службы, а также требования к участникам. Приказ №631 содержит типовой регламент работы контрактных служб, на основании которых заказчики разрабатывают внутренние регулирующие акты и положения о контрактных службах.
Контрактную службу не следует путать с закупочной комиссией, непосредственно определяющей победителя конкурса или аукциона – представители контрактной службы должны лишь обеспечивать техническую работу комиссии и оценивать соответствие характеристик товаров участников закупочной документации, но решение при этом принимает комиссия, в которую обычно не входят члены контрактной службы.
Функции и задачи
К основным функциональным обязанностям контрактной службы относятся:
К взаимодействию с исполнителем относится перечисление оплаты по контракту, истребование пеней и штрафов при нарушении условий, включение в списки недобросовестных исполнителей и т. д.
Переговоры с потенциальными исполнителями осуществляются на стадии исследования рынка, когда контрактная служба подготавливает план закупок исходя из объема выделенных средств, потребностей заказчика и предложений на рынке.
В целях исполнения своих функций контрактная служба имеет право:
Также контрактная служба организует утверждение плана закупок заказчиком, размещает утвержденный план в ЕИС и при необходимости вносит в него изменения.
Должностная инструкция
Должностная инструкция оформляется на основании вышеперечисленных обязанностей и полномочий сотрудников контрактной службы. В зависимости от специфики деятельности заказчик должен определить в должностной инструкции:
Функционал сотрудников контрактной службы может быть расширен в пределах, ограниченных законом 44-ФЗ, нормативными актами заказчика, а также квалификацией сотрудников службы и трудовым законодательством.
Ответственность
При осуществлении своей деятельности сотрудники контрактной службы несут ответственность:
Гражданско-правовая ответственность наступает, если в результате действий контрактной службы был причинен ущерб хозяйствующим субъектам, в частности, участникам закупочной процедуры. Такой ущерб может быть причинен из-за некорректных условий контракта, составленного службой, неверно определенной цены контракта и т. д.
Дисциплинарная ответственность возникает в рамках трудового договора, заключенного между заказчиком и сотрудниками контрактной службы, и наступает при нарушении должностной инструкции, неисполнении своих обязанностей, опозданиях и прогулах.
Уголовная ответственность наступает, если в результате действий контрактной службы был сорван крупный социально значимый проект, причинен значительный ущерб госзаказчику, или совершено коррупционное преступление.
Порядок создания и работы контрактной службы
Создание контрактной службы происходит следующим образом:
Потребность в создании службы устанавливается либо при превышении стоимости годового объема закупок 100 миллионов рублей, либо когда заказчик нуждается в упорядочении закупочной деятельности из-за большого объема мелких закупок, даже если их объем не превышает 100 миллионов в год.
Приказ о создании контрактной службы составляется в письменной форме на бланке заказчика и должен содержать:
Вновь созданная служба начинает работу с момента ознакомления с приказом, должностной инструкцией и Положением о контрактной службе. Важно учесть, что Приказом №631 установлены ограничения:
Работу контрактной службы контролируют руководитель заказчика, общественные комиссии и местный орган ФАС.
Требования к штату сотрудников
Число сотрудников контрактной службы не может быть менее двух человек. Чаще встречается состав из 3-5 человек, при этом обязательно присутствуют должности:
Одна штатная единица может совмещать несколько должностей на постоянной или временной основе.
Часть 6 ст. 38 закона 44-ФЗ определяет, что все работники контрактной службы должны иметь высшее или дополнительное профобразование по специальности «Специалист в сфере закупок» или «Эксперт в сфере закупок», а также своевременно проходить переподготовку.