конвертация писем что это
Конвертация писем что это
Конвертование служебных документов
134. Служебные документы, подлежащие пересылке на бумажном носителе, конвертуются. Отправляемые одновременно несколько служебных документов одному и тому же адресату вкладываются в один пакет.
В тех случаях, когда приложения посылаются в нескольких пакетах, в первый вкладывается сопроводительное письмо и на пакете ставится номер этого письма, а на последующих пакетах ставится этот же номер с добавлением перед номером буквы «к», например: к N 205/275. На основном служебном документе или в сопроводительном письме указывается количество отправляемых пакетов.
135. Служебные документы, посылаемые постоянным адресатам, могут отправляться в пакетах с трафаретными адресами отправителя и получателя, исполненными техническими средствами.
136. На лицевой стороне почтового конверта, на оболочке почтового отправления иного вида указываются:
а) степень срочности, если она имеется на подписанном служебном документе;
б) почтовые адреса отправителя и получателя;
в) номера всех служебных документов, вложенных в пакет. На пакетах, подлежащих вскрытию лично адресатом, делается надпись: «Лично».
В центральных органах военного управления, непосредственно обеспечивающих документационную деятельность Министра обороны Российской Федерации и его заместителей, степень срочности доставки рассмотренных ими служебных документов, если соответствующая отметка отсутствует в документах (поручениях), определяется руководителями (заместителями руководителей) этих органов военного управления.
Приказ Министра обороны Российской Федерации от 31 октября 2011 г. N 2000дсп.
Приказ Министра обороны Российской Федерации от 24 июня 2013 г. N 046.
По действительным наименованиям могут адресоваться почтовые отправления, пересылаемые между центральными органами военного управления, штабами, управлениями, службами и отделами (отделениями) внутри военных округов и флотов, при условии, что доставка таких почтовых отправлений осуществляется силами и средствами узлов (станций) фельдъегерско-почтовой связи.
139. Делопроизводитель, конвертующий и отправляющий служебные документы, обязан перед отправкой пакетов сверить адреса и номера, указанные на пакетах, с адресами и номерами, указанными на служебных документах, в книге реестров (реестре) и журналах учета, в которых эти документы зарегистрированы.
140. В воинских частях, где имеются воинские почтальоны (фельдъегери), пакеты со служебными документами сдаются им для отправки (доставки) по книге реестров или реестру (приложение N 14 к настоящей Инструкции).
Регистрируемые почтовые отправления с описью вложения сдаются непосредственно на предприятия связи.
При возможности и целесообразности доставки пакетов адресатам без пересылки воинские почтальоны (фельдъегери) сдают их по реестру непосредственно адресатам.
142. В объединениях, соединениях доставка пакетов и другой служебной корреспонденции, адресованной воинским частям, по решению начальника вышестоящего штаба может производиться как силами и средствами воинских частей, так и силами и средствами узла (станции) фельдъегерско-почтовой связи.
КОНВЕРТИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ
Служебные документы, подлежащие пересылке, конвертуются. Отправляемые одновременно несколько служебных документов одному и тому же адресату вкладываются в один пакет.
В тех случаях, когда приложения посылаются в нескольких пакетах, в первый вкладывается сопроводительное письмо и на пакете ставится номер этого письма, а на последующих пакетах ставится этот же номер с добавлением перед номером буквы «к», например: к № 205/275. На основном служебном документе или в сопроводительном письме указывается количество отправляемых пакетов.
Служебные документы, посылаемые постоянным адресатам, могут отправляться в пакетах с адресами получателя и отправителя, напечатанными типографским способом.
На лицевой стороне пакета (почтового конверта, оболочки почтового отправления) указываются:
а) степень срочности, если она имеется на подписанном служебном документе;
б) почтовый адрес получателя;
в) номера всех служебных документов, вложенных в пакет. На пакетах, подлежащих вскрытию лично адресатом, делается надпись: «Вручить лично».
В адресах на пакетах запрещается указывать воинские звания, фамилии, имена, отчества и штатные воинские должности отправителей и получателей служебных документов, а также принадлежность их к Вооруженным Силам, кроме случаев, предусмотренных пунктами 118 и 171 приказа МО РФ № 170 1999 г.
а) для воинских частей, расположенных на территории Российской Федерации, — наименование получателя (фамилия, имя, отчество для физических лиц); название улицы, номер дома, номер квартиры; название населенного пункта (города, поселка и т. п.); название области, края, автономного округа (области), республики; страна (для международных почтовых отправлений); почтовый индекс. В таком же порядке производится написание адреса отправителя. Адрес получателя пишется в правой части пакета, а адрес отправителя — в левом верхнем углу. В наименовании адресата пишется:
«Командиру (начальнику) войсковой части _______» (указывается условное наименование воинской части, а если оно не установлено, то действительное);
б) для воинских частей, расположенных вне территории Российской Федерации, а в военное время для всех воинских частей — «Командиру войсковой части — полевая почта ______». При этом указываются номер полевой почты и почтовый индекс без указания пункта дислокации;
в) для военных представительств Министерства обороны на предприятиях, в учреждениях и организациях — фамилия, инициалы военного представителя; условное (предприятие п/я К-0001) или действительное наименование предприятия, учреждения и организации; название населенного пункта (город, поселок и т. п.); название области, края, автономного округа (области), республики; почтовый индекс.
Если отправителю служебного документа известно действительное наименование воинской части, но неизвестно ее условное наименование или известно условное наименование, но неизвестно наименование населенного пункта или пункта приписки к узлу (станции) фельдъегерско-почтовой связи или к объекту почтовой связи Государственного комитета Российской Федерации по связи и информатизации, то документ может быть адресован: в случае, если действительное наименование воинской части подлежит засекречиванию в соответствии с Перечнями сведений, подлежащих засекречиванию в Вооруженных Силах,
— в порядке, установленном для документов, имеющих гриф секретности, в остальных случаях — по условному наименованию в порядке, установленном для несекретных служебных документов.
Отправка таких документов производится в двойной упаковке с предупредительной надписью: «Двойной пакет». На внутреннем конверте указывается, кому адресован документ (действительное или условное наименование воинской части — получателя), а на внешнем конверте пишется адрес узла (станции) фельдъегерско-почтовой связи военного округа, на территории которого находится отправитель.
Адреса получателей и отправителей служебных документов следует писать (печатать) четко, полно, без сокращений и помарок. Пятизначные номера условных наименований на пакетах проставляются под словами «Войсковая часть» или «Полевая почта».
Лицо, ответственное за конвертование и отправку служебных документов, обязано перед отправкой пакетов сверить адреса и номера, указанные на пакетах, с адресами и номерами, указанными на служебных документах, в книге реестров (реестрах) и журналах учета, в которых эти документы зарегистрированы.
В воинских частях, где имеются экспедиции, пакеты с документами для отправки сдаются в эти экспедиции по книге реестров или реестру.
Пакеты, подлежащие пересылке через объекты почтовой связи Государственного комитета Российской Федерации по связи и информатизации, оплачиваются в установленном порядке по действующим тарифам этого Государственного комитета, а затем сдаются экспедицией в объект почтовой связи, к которому приписана воинская часть, или на станцию фельдъегерско-почтовой связи для пересылки по назначению.
В воинских частях, где нет экспедиций, пакеты сдаются в объект почтовой связи Государственного комитета Российской Федерации по связи и информатизации сотрудником делопроизводства за плату или с наклеенными марками.
Служебные документы местным адресатам могут сдаваться по принадлежности под расписку в реестре через экспедиторов (посыльных, фельдъегерей) воинских частей.
Правилами оказания услуг почтовой связи установлены следующие размеры и предельная масса внутренних (для пересылки и доставки в пределах Российской Федерации) почтовых отправлений в упаковке:
письма — 110×220 мм, 114×162 мм или 162×229 мм, 229×324 мм, 250×353 мм;
предельная масса — 2 кг;
почтовые карточки — 105×148 мм;
бандероли максимальные: 36 см в одном из трех измерений (длина, ширина, высота); предельная масса — 2 кг, а с вложением одной книги — 3 кг при сумме трех измерений, не превышающей 65 см.
Посылки, в том числе с одеждой граждан, призванных на военную службу, максимальные: 50×50х40 см; предельная масса — 20 кг. Подлежат приему отдельные посылки с предметами до 2 м при условии, что периметр (длина окружности) наибольшего поперечного сечения не превышает 1,5 м. Минимальные размеры посылок: 10 см в одном измерении и не менее 5 см в каждом из остальных измерений.
Изменение формата сообщения на HTML, RTF или обычный текст
Вы можете изменить формат сообщения при ответе на него или его пересылке. Например, если кто-то отправляет вам сообщение в виде обычного текста, можно ответить на него или переслать его в формате HTML или RTF.
То, как сообщение отображается для человека, получившего его, зависит от его почтовой программы. Например, если почтовая программа получателя настроена для преобразования сообщений, ваше письмо в формате HTML может быть преобразовано в формат обычного текста.
Доступные типы формата сообщений
Outlook предлагает три формата сообщений. Вы можете выбрать формат в зависимости от того, хотите ли использовать полужирный или курсивный текст, цвета, маркеры или фотографии в тексте сообщения.
У каждого формата есть свои преимущества.
Это стандартный формат сообщений в Outlook. Его нужно использовать, если вы хотите создавать сообщения, которые выглядят как обычные документы с различными шрифтами, цветами, маркированными и нумерованными списками, а также добавлять в текст сообщения изображения.
Обычный текст
Этот формат поддерживается всеми почтовыми программами, но в нем нет полужирного шрифта или курсива, цветных шрифтов и другого форматирования текста. Формат обычного текста также не позволяет добавлять изображения в текст сообщения, хотя их можно включать в виде вложений.
RTF — это формат Майкрософт, который поддерживается только следующими почтовыми приложениями:
клиент Microsoft Exchange версий 4.0 и 5.0;
все версии Outlook.
Формат RTF можно применять при отправке сообщений внутри организации, в которой используется Microsoft Exchange, но мы рекомендуем использовать HTML. На самом деле, когда вы отправляете сообщение в формате RTF кому-то за пределами организации, Outlook автоматически преобразует его в HTML, поэтому форматирование и вложения сохраняются. Outlook также автоматически форматирует сообщения, которые содержат кнопки голосования, и преобразует задачи и приглашения на собрания в формат iCalendar.
Формат RTF позволяет добавлять маркированные списки, выравнивать текст и использовать другие возможности, включая добавление связанных объектов. Вложения в сообщениях формата RTF отображаются в виде значков в тексте. В HTML-сообщениях они указываются под темой.
Конвертация
Добавлено в закладки: 0
Что такое конвертация? Описание и определение понятия.
Конвертация происходит от латинского “converto” – что значит — изменяю, превращаю. Конвертация данных может вызвать потерю некоторой информации или же потерь может и не быть. Конвертация данных – когда данные из одного формата преобразовывают в другой. Конвертация ценных бумаг – приобретение прав собственности на акции и прочие ценные бумаги, теряя, при этом, право собственности на ценные бумаги, что ранее были размещены этим же эмитентом. Конвертация выполняется с целью: изменить номинальную стоимость ценных бумаг, которые размещены ранее, изменить объем прав, которые были у ценных бумаг, размещенных ранее.
Конверта́ция (ценных бумаг) — это операция по обмену на размещаемые (или на находящиеся в обращении) ценные бумаги размещённых ранее ценных бумаг этого же эмитента с погашением последних.
Конвертация проводится с целью:
Конверта́ция пенсионных прав — это оценка (преобразование) пенсионных прав (заработка и стажа), приобретенных гражданами по состоянию на 1.01.2002 г. (даже когда этот период равняется нескольким дням), то есть к моменту начала пенсионной реформы, в сумму расчетного пенсионного капитала, другими словами, преобразование заработка и стажа в денежную сумму, которая сформировалось от момента трудовой деятельности до 01.01.2002 года.
Конвертация производится с целью:
Формула конвертации пенсионных прав
ПК = (РП – 450 рублей) x T, где
РП — расчетный размер трудовой пенсии, который определяется для застрахованных лиц соответственно с настоящей статьей;
ПК — величина расчетного пенсионного капитала застрахованного лица;
T —ожидаемый период выплаты по старости трудовой пенсии;
450 рублей — размер основой части трудовой пенсии по старости, который устанавливало законодательство Российской Федерации на 1 января 2002 года.
Адресаты конвертации
Конвертация пенсионных прав производится как для пенсионеров, так и для граждан, которые еще не достигли пенсионного возраста.
При конвертации учету подлежат
Предпосылки конвертации
Необходимость в конвертации была также вызвана и тем, что значительная часть организаций в условиях политических и экономических преобразований в государстве была реорганизована, ликвидирована или оказалась на территории бывших союзных республик, а сейчас – отдельных государств. При этом не всегда принимались необходимые меры для обеспечения сохранности документов, которые влияют на пенсионные права сотрудников. Отмечается весьма много случаев потери документов в результате небрежного хранения или пожаров. Помимо этого, с ошибками, довольно небрежно оформлялись договоры и трудовые книжки. Заложниками данной ситуации были граждане, которые обратились за назначением трудовой пенсии (по инвалидности, старости или ввиду потери кормильца).
Поэтому остро встал вопрос, как учесть всю информацию о трудовом стаже граждан, чтобы она дала возможность рассчитать корректно величину накопленного пенсионного капитала.
Конвертация нужна для защиты прав застрахованных лиц, для этого необходимо собрать самую полную информацию о заработке и стаже каждого гражданина, что часто, при назначении пенсии, может быть затруднительно, ввиду несобранности архивных документов. Это зачастую случается в итоге смены собственника или ликвидации организации.
Конвертация данных — это преобразование данных от одного формата в другой. Обычно с сохранением главного структурного логического содержания информации.
Главные сведения
Конвертация данных может проходить как при операциях с файлами (операция файл->файл), так и «на лету» (к примеру, при экспорте или импорте данных, или при операциях с применением конвейеров).
Примеры конвертации
К примеру: конвертация (преобразование) текста из формата «plain text» в текст формата «OpenDocument», конвертация мультимедийных файлов (музыкальных, графических и так далее)
Неоднозначность конвертации и проблемы конвертации
Примеры программ конвертации
Тексты
Файлы изображений
Звуковые файлы
Помимо этого, конверторы звуковых форматов встроены в большую часть программ редактирования звука. К примеру, Audacity.
Видеофайлы
Универсальные
Экспериментальные
Мы коротко рассмотрели конвертацию: формула, адресаты, предпосылки. Оставляйте свои комментарии или дополнения к материалу.
Секреты перевода бумажных документов в электронный формат
Как показало недавнее исследование, половина офисных сотрудников тратят 50% времени на работу с документами. Каждому бухгалтеру, финансисту, юристу, менеджеру и другим специалистам регулярно приходится создавать электронные копии документов, причем, в среднем, на перепечатывание одной страницы вручную они тратят около 10-15 минут. Половина сотрудников утверждают, что раз в неделю и чаще сравнивают документы, чтобы найти в них возможные несоответствия и предотвратить подписание или публикацию некорректной версии. В 90% случаев они параллельно вычитывают оба варианта текста и тратят на это более 4 часов в неделю. Как справляться с этими задачами быстрее, перестать задерживаться на работе и уделять больше времени другим, более важным делам?
Вам нужно перевести бумажные документы в электронных формат
Вопреки разговорам, число бумажных документов в офисах не сокращается. Ежедневно с ними работают 76% офисных сотрудников. Если вы тоже регулярно сталкиваетесь с «бумагами» и создаете их электронные копии, чтобы внести правки или найти в них информацию, подумайте об использовании специализированных программ.
Например, ABBYY FineReader 12 быстро распознает отсканированные или сфотографированные документы на 190 мировых языках и преобразует их в электронные редактируемые файлы или PDF. Кроме того, программа умеет работать даже со сложными документами, в которых есть таблицы, примечания и другие сложные элементы.
Работать с FineReader очень просто. Всего пара кликов – и ваш документ преобразован в нужный формат. В программе можно параллельно сравнить полученный текст с исходным изображением, а также, если нужно, внести в него правки.
Чтобы распознать документ в ABBYY FineReader 12, вы можете просто сфотографировать его на камеру мобильного телефона или планшета. Программа автоматически улучшит качество изображения, а значит, и результат распознавания. Также вы можете, если нужно, вручную обработать снимки документов в «Редакторе изображений»: осветлить его, сделать более контрастным, обрезать лишние границы и многое другое.
Вам необходимо скопировать небольшую часть многостраничного документа, и вы не хотите ждать, пока программа распознает его целиком? ABBYY FineReader 12 мгновенно открывает все страницы документа. Можно просто перейти к нужной, выделить требуемую область и нажать «Копировать», а программа распознает ее содержимое автоматически.
Результаты распознавания вы сможете скопировать в файл или отправить сразу в Word, Excel, PowerPoint и другие программы.
Вы регулярно работаете с PDF-документами
Половина сотрудников постоянно вносят правки в текст бумажных документов и PDF-файлов. В PDF-документах сотрудники ищут информацию, копируют текст, вносят правки, меняют порядок страниц, а также объединяют файлы различных форматов в один PDF. Многие работники отмечают, что выполнить все эти задачи сложно без помощи специальных программ. Наиболее частая проблема – работа с PDF-документами, полученными при сканировании. Они состоят только из изображения страницы и не содержат текстового слоя, поэтому даже для копирования и поиска информации в них необходимо распознать текст. C невозможностью скопировать текст из PDF минимум раз в месяц сталкивается 81% офисных сотрудников.
Эту проблему, как и другие задачи можно решить только специализированными программами. Одна из таких программ – ABBYY PDF Transformer+.
Так, при открытии PDF-файла, содержащего только изображение страницы, ABBYY PDF Transformer+ автоматически добавит к нему текстовый слой. Программа позволяет искать и копировать информацию из PDF-документов на 189 языках. Можно скопировать из любого PDF-файла даже часть информации – текст, таблицы и изображения – и вставить ее в другую программу: Word, Excel, PowerPoint и т.д. ABBYY PDF Transformer+ позволяет быстро поправить опечатку или заменить цифру в PDF-документах, удалить ненужный элемент или добавить текстовый блок даже в отсканированный документ.
В ABBYY PDF Transformer+ можно создавать PDF-документы из нескольких файлов различных форматов. Кроме того, программа позволяет быстро создать новый PDF-файл из одной или нескольких страниц открытого документа.
Если вы занимаетесь согласованием PDF-документов, ABBYY PDF Transformer+ значительно упростит вам работу. В программе можно добавлять именные комментарии и статусы к обсуждениям («Принято», «Отклонено», «Отменено» или «Завершено»), просматривать все комментарии к странице или всему документу. ABBYY PDF Transformer+ позволяет отсортировать комментарии по автору, дате или статусу обсуждения.
Также вы можете отметить статус документа или подчеркнуть его конфиденциальность, добавив на него уникальный штамп. Чтобы посторонние люди не смогли открыть, отредактировать или напечатать ваш документ, ABBYY PDF Transformer+ позволяет дополнительно установить защиту паролем. С программой вы можете не только подписать документ цифровой подписью, но и обнаружить, что в документе после подписания произошли изменения. К цифровой подписи можно добавить изображение, например, вашей подписи от руки.
Вам нужно сравнить версии документов
Половина офисных сотрудников раз в неделю и чаще сталкиваются с задачей сравнения документов. Более 60% из них – тратят более 4 часов в неделю на решение этой задачи. В 90% случаев, чтобы сравнить две версии документа, сотрудникам приходится параллельно вычитывать обе версии текстов. Решить эту задачу быстрее можно с помощью специализированного ПО, в частности, ABBYY Comparator.
Программа быстро выявляет значимые несоответствия в тексте и помогает предотвратить подписание или публикацию некорректной версии документа. У ABBYY Comparator простой и понятный интерфейс. Все, что вам нужно– загрузить отсканированное изображение документа. Программа автоматически распознает текст перед поиском различий с эталонным документом.
ABBYY Comparator находит существенные различия в документах, такие как удаление, добавление и исправление. Все несоответствия можно увидеть на отдельной панели справа, а также они подсвечиваются по тексту в обоих документах.
Кроме того, программа позволяет создать подробный отчет-таблицу о различиях и сохранить в формате Word или PDF-документа. Такой отчет можно, например, приложить к письму о согласовании документов.
ABBYY Comparator позволяет сравнить два документа любых форматов: PDF, изображения, Word, Excel, PowerPoint и многие другие.
Программа поможет существенно сэкономить время юристам, менеджерам по продажам, финансистам, логистам, а также всем офисным сотрудникам, которые сталкиваются со сравнением документов – договоров, актов, технической документации или других документов.
Таким образом, сегодня можно упростить работу с документами, используя специализированные программы, которые значительно сэкономят ваше время и позволят сосредоточиться на более важных делах. Кстати, до 30 ноября пакеты программ ABBYY для работы с бумажными и PDF-документами доступны со скидкой до 25%.
ВНИМАНИЕ!
1 декабря на «Клерке» стартует обучение на онлайн-курсе повышения квалификации для получения удостоверения, которое попадет в госреестр. Тема курса: управленческий учет.
Повышайте свою ценность как специалиста прямо на «Клерке». Подробнее