корпоративная почта это что такое
Корпоративная почта: что это такое и как ее создать?
Множество почтовых сервисов предлагают создать аккаунт и работать с письмами абсолютно бесплатно, чем и пользуются люди по всему миру. Но если вы решили завести аккаунт для бизнеса, лучше использовать корпоративный адрес.
Что такое корпоративная почта и для чего она нужна?
Корпоративная почта – это емейл-адрес бренда, который расположен на вашем домене. Выглядит такой адрес так: subjectname@companyname.com, где subjectname – это имя менеджера, сотрудника или даже целого отдела (support, press, sales), а companyname – имя вашей организации.
Такая почта – одновременно удобное средство общения для сотрудников компании и проверенный канал для коммуникации с клиентами и партнерами. Создание корпоративной почты даст владельцам организаций такие преимущества:
Большинство организаций предпочитают пользоваться специализированными платными функциями популярных почтовых сервисов, однако можно приобрести персональный домен. В этом случае ваша корпоративная электронная почта не будет зависеть от посторонних факторов.
Можно выделить несколько методов создания корпоративной почты для организации. Каждый из них имеет свои преимущества, однако выбор будет зависеть от направления деятельности организации, вашего бюджета и потребностей.
Эффективный email-маркетинг с eSputnik
Варианты создания корпоративной почты
Бесплатный вариант создания корпоративной почты
И заключается он в использовании бесплатного аккаунта на базе популярных почтовых сервисов вроде Gmail, Mail.ru, Yandex, UKR.NET, I.UA. Такие ящики бесплатные, простые в получении и для них также есть возможность пользоваться фирменными приложениями. Ими чаще всего пользуются новички или небольшие компании, однако минусов в таком подходе куда больше, чем плюсов. Среди недостатков можно перечислить:
Несмотря на значительные минусы, некоторые компании продолжают пользоваться бесплатными услугами почтовиков. Способ можно применять, если подобные ограничения вас не пугают.
Платные возможности почтовых сервисов
Этот способ подразумевает использование тех же почтовых сервисов, однако за определенную плату. Подписка покупается на какой-то период времени – месяц, 6 месяцев или год – и позволяет комфортно работать с почтовиком на уникальном домене вашей компании. На сегодня подобные функции предоставляют практически все почтовики. К плюсам можно отнести:
Почта на Gmail
За годы работы на рынке компания Google зарекомендовала себя как удобный почтовый сервис и завоевала доверие пользователей. Функций, которые она предлагает для бизнеса, достаточно для совершения всех необходимых операций, и при этом не нужно обладать особыми знаниями, чтобы пользоваться системой. После регистрации аккаунта нужно выполнить всего несколько шагов для создания корпоративных аккаунтов своим сотрудникам:
1. На главной консоли администратора выберите раздел “Пользователи”;
2. В открывшемся окне выберите опцию “Новый пользователь”;
3. Заполните короткую информацию о будущем пользователе и подтвердите создание в форме внизу.
Корпоративная почта “Яндекс”
Не менее популярен для создания корпоративной почты и “Яндекс”, на территории стран СНГ к услугам компании прибегают многие организации. Это объясняется возможностью пользоваться функциями ”Яндекс.Почты” бесплатно. Подключив доменное имя, вы сможете:
Также, работая с корпоративной почтой Yandex, вы можете подключить набор инструментов для более удобной работы (“Яндекс.Диск”, “Трекер” и “Вики”), составлять группы и отправлять рассылку каждой из них. Каждый новый созданный ящик автоматически добавляется в списки для всех необходимых рассылок после указания отдела сотрудника. Создать почту на своем домене с помощью ”Яндекса” можно всего за несколько шагов:
Корпоративная почта Mail.ru
Еще один распространенный почтовик, который дает возможность создания корпоративных аккаунтов. Из плюсов такой почты можно выделить:
Все эти возможности сервис предоставляет бесплатно. Для начала работы нужно только подтвердить, что вы являетесь владельцем доменного имени. Система предложит сделать это одним из 4 способов:
Выберите нужный вам способ подтверждения домена и следуйте подсказкам системы. Можно также воспользоваться инструкцией для популярных регистраторов.
Если вы не можете выбрать один из предлагаемых сервисов, потратьте какое-то время на их тестирование. Специально для этой цели многие почтовики предлагают бесплатный период.
Создание почты на ресурсах хостинга
Этот вариант очень популярен для организаций, домен которых привязан к стороннему хостингу. Вы можете разместить на стороне хостера емейл-ящики с именем бренда после @ и любыми именами до. Плюсы такого подхода:
Минусы в этом способе также есть, но они относятся, скорее, к технической части и не затрагивают функциональность: организация не имеет возможности физического контакта с оборудованием сервера и нет возможности более точно настроить сервер для себя. Кроме того, минусом могут стать соседи по хостингу – сайты, которые располагаются на одном сервере с вами. Если такие компании будут рассылать спам, вы тоже можете попасть под санкции.
Способ четвертый – трудозатратный
Представляет собой размещение корпоративных аккаунтов на вашем почтовом сервере. Главная сложность этого подхода состоит в том, что для его внедрения необходимо определенная техника с такими возможностями, как:
Способ также достаточно затратен финансово, однако плюсы перевешивают все неудобства. Вы получаете:
Выполнение всех этих задач требует внимания штатного специалиста, а значит – больших затрат, однако ваша почта станет независимой и регулируемой. К минусам подхода можно отнести зависимость от качества и стабильности работы вашего провайдера и высокую затратность на внедрение. Кроме этого, если происходит какой-либо сбой и компьютер выключается, письма могут не дойти получателям.
Любой из этих вариантов можно применять на практике. Оцените загруженность вашей компании, подумайте о ее возможностях и предположительном бюджете на внедрение своего почтовика. Это поможет выбрать подходящий именно вам вариант.
Необходимые записи для создания почты
МХ-запись для приема писем на собственном домене
МХ-запись, или mail exchange – это запись в DNS для маршрутизации почты. Нужна она, чтобы показать почтовому агенту, на какой именно сервер отправлять письма.
SPF-запись
SPF-запись обеспечивает защиту ваших рассылок от подделывания спамерами. Работает это так: в самой записи отправителя перечисляются IP почтовых серверов, которым разрешено отправлять емейл-сообщения от вашего домена. Принимающий сервер производит проверку по записи SPF, и если рассылка отправлена не с разрешенного сервера, сообщения будут блокированы.
Для каждого почтового домена может создаваться только одна SPF. Как правило, хостинги имеют общие инструкции для базовой настройки SPF или же сразу вносят такую запись.
Технология DKIM
Механизм DKIM объединяет в себе методы антиспама и антифишинга для повышения качества определения легитимности электронной почты. Эта технология добавляет в письмо цифровую подпись, привязанную к домену отправителя. Сервер-получатель автоматически считывает ее и сопоставляет с черными списками. Работает такая технология с парой ключей, один из которых создает подпись к письму, а второй может эту подпись расшифровать. DKIM нужен для того, чтобы обезопасить заголовки от подделывания во время создания или при пересылке письма. В eSputnik такая запись создается автоматически во время отправки на сервер получателя и, кроме подписи, содержит такую информацию, как список подписываемых полей, индикатор ключа и имя домена.
В системе eSputnik существует три способа настройки подписей:
Вариант потребует минимального вмешательство в DNS: необходимо будет внести две записи и поработать с настройками почты. Сперва нужно создать технический ящик с вашим доменом bounce@your-domain.com и настроить переадресацию всех приходящих туда писем на bounce@trap.esputnik.com. Это нужно для обработки ошибок доставки и некоторых жалоб на спам.
После верификации в Gmail будут видны такие заголовки:
mailed-by: your-domain.com,
signed-by: your-domain.com.
Сложность этого варианта заключается в необходимости создать дополнительный почтовый ящик и наладить переадресацию. Возможно, нужно будет прибегнуть к помощи технического специалиста.
Этот способ требует меньше усилий для настройки. Достаточно внести необходимые DNS-записи, а также создать поддомен, например mailer.your-domain.com. В его MX-записи нужно указать наш почтовый сервер, который будет автоматически заниматься обработкой ошибок, отписок и жалоб на спам.
После верификации Gmail отобразит заголовки:
mailed-by: mailer.your-domain.com,
signed-by: your-domain.com.
К недостатком этого способа можно отнести необходимость выделить поддомен, но это компенсируется большей доставляемостью и независимостью рейтинга отправителя от рейтинга остальных наших клиентов. Если ваш IT-специалист может выполнить необходимую настройку DNS, рекомендуем использовать именно «Полный+».
Способ для тех, кто не может воспользоваться двумя другими. По сути, это тот же “Полный”, но с выделенным поддоменом и ответы обрабатываются на стороне eSputnik.
Вариант также подойдет, чтобы отделить репутацию промокампаний от сервисных и остальных сообщений.
После верификации в Gmail будут видны следующие заголовки:
mailed-by: mailer.your-domain.com,
signed-by: mailer.your-domain.com.
В таком варианте все письма для вашего поддомена mailer.your-domain.com принимает наш сервис, и он же будет обрабатывать результаты.
При этом нам необходимо пересылать вам возможные ответы подписчиков. Поэтому для каждого адреса отправителя нужно будет задать адрес для пересылки с вашим почтовым доменом. Мы настраиваем свои серверы так, что все письма, приходящие на емейл-адрес отправителя, автоматически перешлются на указанный почтовый адрес.
Какой сервис для создания корпоративной почты самый популярный?
Каждая компания руководствуется своими потребностями при выборе почтового клиента для работы с корпоративным емейлом, однако есть и те, функционал которых может использоваться в самых разных организациях. Исследование, проведенное компанией SimilarTech, показывает такой рейтинг популярности почтовиков среди компаний в мире:
1 место – GSuit от Google, позволяющий интегрировать доменное имя организации с продуктами компании. Количество пользователей сервиса достигает 2,553,752;
2 место – Microsoft Exchange с количеством юзеров – 1,285,369;
3 место – тройку лидеров замыкает GoDaddy. С этим почтовиком работают 664,709 потребителей;
4 место занимает компания Yahoo Business Email, почтовым сервисом которой пользуются 223,882 клиента;
5 место принадлежит Rackspace Email – услугами компании пользуются 100,549 потребителей.
Вывод
Создание корпоративной почты поможет компании не только эффективно коммуницировать с подписчиками, но и наладить общение между сотрудниками компании – делать внутренние рассылки отделам или сформированным группам. С корпоративной почтой вы сможете выглядеть более профессионально в глазах клиентов и партнеров, решать задачи в одном месте и приобретать имидж бренда.
Почта со своим доменом: создаем корпоративный email
На днях наткнулся на любопытный материал Geekhacker о том, как создать корпоративную почту. Среди прочего там был топ почтовых сервисов, почти все из них российские. Решил поделиться текстом.
Корпоративная почта позволяет эффективно настраивать холодные и маркетинговые рассылки, налаживать взаимодействие сотрудников компании без необходимости личной встречи или телефонных звонков. Это отличный инструмент для решения текущих задач и не только. Если сотрудник удаленный, то с ним удобнее всего общаться как раз посредством e-mail.
Некоторые пользователи не понимают разницы между стандартной электронной почтой и корпоративной. Хотя различий много. В данном материале мы расскажем о корпоративной почте и рассмотрим лучшие платформы для создания почтового сервера и удовлетворения всех потребностей вашего бизнеса.
Это электронная почта, использующая домен вашей компании, а не стандартные префиксы вроде «mail.ru», «yandex.ru» или «list.ru». Стоит заметить, что в 2021 году на корпоративной почте держится весь маркетинг, хоть последняя и является платной.
Ведь такой вариант имеет ряд определённых преимуществ перед стандартной почтой:
Это только некоторые преимущества корпоративной электронной почты перед стандартной. Домен можно создать для одной организации и добавить сотрудников, присвоив каждому собственный адрес электронной почты. Для коммуникации с определённым работником достаточно будет нажать всего одну кнопку в окне почтового ящика и написать сообщение. Интерфейс выглядит точно так же, как и в обычном почтовом ящике, поэтому переезд не доставит проблем.
Во-первых, это отличный способ подтвердить состоятельность своего бизнеса. Но есть и другие преимущества, о которых стоит сказать подробнее.
Особенно, если при этом используется собственный домен:
Есть несколько основных правил при создании бизнес емейла, которые позволят повысить продажи и обеспечат письмам соответствующий приоритет:
Корпоративную почту можно создать на своём хостинге или же используя специальный почтовый сервис. Оба варианта платные, но собственный хостинг используется только в тех случаях, если кроме самой почты больше ничего не требуется: никаких дополнительных инструментов предоставлено не будет.
Всё дело в домене. Когда пользователь видит после значка «@» наименование компании, а не банальное «google.com», ему понятно, что письмо пришло от определённой компании, а не от мошенника, решившего немного заработать.
Иными словами, письма от компании с собственным доменом заслуживают больше доверия, чем стандартные сообщения. Высока вероятность того, что письмо не попадёт в папку со спамом и будет действительно прочитано.
Также корпоративные почтовые ящики не блокируются, если с них отправлено слишком много писем. А вот «гражданские» ящики могут быть заподозрены в рассылке спама, что приведёт к перманентной блокировке.
Процесс создания на любом сервере состоит из определённого количества шагов. Обычно их не более пяти. Каждый шаг необходим, так как является компонентом одного процесса. Пропускать их нельзя. Вот, что нужно сделать:
Одна важная особенность при создании корпоративной почты: выбираем среди тарифов те, что предлагают максимум возможностей для ведения современного бизнеса. Так можно существенно сэкономить. Ведь базовой почты (пусть и правильно настроенной) может и не хватить для всех нужд корпорации. Теперь же стоит посмотреть, к какой системе осуществить подключение и где создать учетные записи сотрудников.
На самом деле, многие компании предоставляют возможность создать собственный домен. Среди них есть даже такие гиганты, как Yandex и Google. Однако существуют и другие более адаптированные под рынок СНГ варианты.
Стоимость:311 рублей за пользователя в месяц.
Площадка, предоставляющая широкие возможности. Здесь почта входит в состав сервиса Яндекс 360 для бизнеса. Есть возможность зарегистрировать довольно много ящиков с неограниченным объёмом на один домен. Скорость работы сервиса зависит только от вашего провайдера. Рекомендуем просматривать почту в браузере, без использования почтовых программ, так как протокол IMAP, используемый на этом сервере, довольно сложно прописать в настройках. Штатный трекер сервиса работает стабильнее.
Из других особенностей стоит отметить:
Технологии Яндекса защищают Диск (облачное хранилище) от взлома и вирусов. Информация хранится на серверах в разных геолокациях. Разрешено создать столько ящиков, сколько нужно: их объём и число алиасов не ограничены. Можно использовать Телемост без регистрации и приглашать коллег по ссылке. Сервис подойдёт для небольшого бизнеса, но в плане удобства он не очень. Тем не менее, сервис активно используют в странах СНГ. Хоть пробный период здесь и отсутствует. Защита сервиса реализована силами Лаборатории Касперского.
Стоимость:от 5000 до 7800 рублей в год (в зависимости от тарифного плана)
Это продукт позволяющий управлять документами, редакторами, почтой, календарём и внутренней соцсетью. Он предназначен для малого, среднего и большого бизнеса, госорганов и учреждений образования.
В состав сервера входят такие инструменты и модули, как:
Именно последний модуль вызывает наибольший интерес. Его можно получить бесплатно, если приобрести продукт «Р7-Офис. Корпоративный сервер» и развернуть его в локальной сети предприятия или компании. Допускается использование почтовых программ (Thunderbird, The Bat и так далее) для отправления и принятия email. Но их нужно уметь правильно настраивать (прописывать DNS, SPF1 Name и маршрутизации, применять соответствующие настройки конфиденциальности, настраивать фильтры антиспама и так далее).
Почтовый модуль надёжно защищён от атак различного характера и может управляться системным администратором. Присутствует круглосуточная техническая поддержка. Есть возможность присвоить каждому работнику собственный электронный адрес (несмотря на количество сотрудников). Администрирование возможно удалённо. Разобраться с администрированием легко сможет любой технический специалист. В любом случае, можно рассчитывать на помощь службы поддержки.
Стоимость:от 2990 до 3990 рублей в месяц (только почта)
Весьма известный сайт, объединяющий в себе новостной портал, продвинутую поисковую машину, большое количество сервисов и услуг, а также почтовый сервер с возможностью создания корпоративных почтовых ящиков. Весь функционал платформы, который нужен для бизнеса откроется только после приобретения полного пакета. По умолчанию можно будет назвать корпоративную почту и настроить подписи (соответствующий параметр в настройках).
Платформа Mail.ru для бизнеса предлагает такие вещи, как:
Что касается корпоративной почты на Mail.ru, то она характеризуется приоритетной поддержкой, полным отсутствием рекламы, возможностью совершать аудио и видео звонки, повышенным уровнем безопасности, наличием расширенных инструментов для контроля пользователей в пределах одного домена для одной корпорации (примерно такая же система используется в Zoho). Подписка поможет в ведении бизнеса.
Стоимость:от 398 до 1329 рублей за пользователя в месяц (в зависимости от тарифного плана)
На этой популярной площадке от всемирно известной корпорации почта для бизнеса входит в состав пакета G-Suite и Google Workspace. Есть возможность пользоваться всеми прелестями корпоративной почты бесплатно в течение 14 дней.
Предложение от Google включает в себя такие возможности, как:
Можно использовать корпоративные адреса электронной почты, которые легко запоминаются и положительно влияют на имидж компании. Также есть возможность создавать списки рассылки. Можно отправлять приглашения в Календаре, добавлять задачи в список. Кроме того, благодаря дополнениям Google Workspace есть возможность разместить на боковой панели свои любимые сторонние приложения (например SEO инструменты). Также есть возможность полностью использовать возможности G Suite.
Корпоративная почта на собственном домене – непременный атрибут современной продвинутой компании. Такая почта помогает в рассылках и вызывает уважение у потенциальных клиентов. К тому же, проще работать с сотрудниками. А правильное добавление SPF-записи даст возможность использовать данный инструмент максимально эффективно.
Определение корпоративной почты
Корпоративная почта — это электронная почта, используемая в интересах компании. Основное отличие от личной почты — это сам email адрес, который в домене содержит прямое указание на организацию или её отделение.
Корпоративная почта компании — эффективный инструмент для внутренних коммуникаций в коллективе и для связи с клиентами. Также почта это мощная система документооборота, которая при умелой настройке помогает развитию вашего бизнеса. А ещё бизнес-почта это дополнительный канал рекламы. Впервые получив от вас сообщение, потенциальный клиент сразу понимает, кто его отправитель.
Преимущества корпоративной почты:
Некоторые компании пользуются расширенными возможностями известных почтовых сервисов в платной версии. Эффективный вариант — это собственный сервер почты. Такой способ будет более сложным и дорогим, потребует участия технического специалиста для настройки. При этом персональный mail-сервер обеспечивает более широкие возможности и делает работу с почтой независимой от третьих лиц.
Виды почты для компании
Различные способы создания корпоративных адресов предполагают разные возможности. Основными критериями при выборе почты будут вид бизнеса, его объемы и бюджет.
Популярный вариант организации корпоративной почты это использование бесплатных сервисов — yandex.ru, gmail.com и других. Главные его преимущества — простота и отсутствие материальных расходов.
Можно выбрать любой из популярных сервисов, недостатками каждого будут:
Второй вариант — подписка на платные услуги от тех же облачных сервисов. При этом вы пользуетесь аналогичным первому способу бесплатным почтовым хостингом, но получаете дополнительный платный набор функций. Такие услуги предлагают большинство известных почтовых сервисов.
Третий вариант — это услуги хостинг-провайдеров. Этот способ востребован у предприятий, страницы сайта которых уже расположены на мощностях того или иного хостера. На площадке вашего провайдера можно разместить и поддержку email адресов компании.
Этот способ обеспечивает намного больше возможностей, чем два предыдущих и предлагает пользователям ряд дополнительных сервисов:
Четвёртый вариант — создавать корпоративную почту на собственном сервере. Это самый независимый вариант из всех, но требующий больших расходов. Этот вариант требует наличия профессионального оборудования и следующих технических возможностей:
Обеспечить все эти условия своими силами сложно, требуются немалые расходы. Однако в результате появляются преимущества и дополнительные возможности:
Чтобы настроить корпоративную систему электронной почты и поддерживать работу почтовых серверов необходимы штатные ИТ-специалисты высокой квалификации. Обычно так поступают в крупных компаниях. Но в результате работа почты осуществляется независимо, серверы обрабатывают почту согласно требованиям вашей организации.
В любом случае выбирать способ организации корпоративной почты вам. Оцените свои цели, задачи, бюджет, который вы сможете выделить на реализацию собственного почтового сервера. На основании этих данных принимайте оптимальное решение. Помните, корпоративная почта — необходимый инструмент для компании, торгового предприятия, производства, завода, который обеспечивает уверенное развитие и достижение поставленных целей.
Частые вопросы
Что такое корпоративная почта?
Это электронная почта, предоставленная сотруднику компании для выполнения своих служебных обязанностей. Работник использует её для переписки с коллегами, партнёрами, заказчиками. Почтовый домен, как правило, совпадает с названием компании, а наименование адресов регламентировано.
Личная электронная почта на общедоступных бесплатных почтовых сервисах не является корпоративной.
Для чего нужна корпоративная почта?
Почта компании необходима для однозначной идентификации отправителя адресатом — письмо, отправленное с адреса @company.ru воспринимается как официальное. Также благодаря упоминанию бренда в домене повышается его узнаваемость. Руководитель, ИТ-директор организации просто производят передачу учётных записей новым сотрудникам в случае увольнения прежних, вся переписка сохраняется.
Множество других функций доступно на собственной корпоративной почте, в отличие от личных почтовых ящиков на бесплатных сервисах. Например, архивация почтовых сообщений — теневое копирование, поддержка списков рассылки и другие.
Как зайти на корпоративную почту?
Чтобы получить доступ к своему рабочему ящику следует настроить на компьютере, смартфоне или планшете почтовый клиент (например, Microsoft Outlook), либо открыть сайт с веб-интерфейсом. В обоих случаях для авторизации потребуется ввести email полностью (с указанием домена) и пароль. Узнать перечень необходимых настроек можно у системных администраторов компании.
Иногда достаточно ввести только логин и пароль, если сервер почты поддерживает автонастройку.
Где находится корпоративная почта?
Корпоративную почту можно разместить на сервере в офисе компании или на почтовом хостинге. В первом случае необходимо самостоятельно обслуживать сервер, во втором — можно воспользоваться всеми преимуществами облака с полным управлением хостингом.