квитированный платеж что такое
Как сквитировать платёжные документы в ГИС ЖКХ в три шага
В настройках ГИС ЖКХ есть возможность квитировать платежи автоматически. Но работает она не во всех случаях. Если платёжные документы не сквитированы автоматически, исполнителю жилищно-коммунальных услуг придётся сделать это вручную. Расскажем, как.
Что такое квитирование
Исполнитель жилищно-коммунальных услуг ежемесячно сопоставляет суммы начислений и оплат за ЖКУ, размещает в системе информацию, что платёжный документ оплачен. Этот процесс называется квитированием.
Банк (платёжный агент) в течение двух часов после оплаты квитанции потребителем размещает в ГИС ЖКХ информацию о полученном платеже.
Если в настройках личного кабинета вашей организации включена функция автоматического квитирования, информация о начисленной и о внесённой плате сопоставится в системе автоматически, после чего в системе отразятся сведения, что начисленная потребителю сумма оплачена.
Данные об оплаченных начислениях появятся в ГИС ЖКХ автоматически только в том случае, если размер начисленной и внесённой платы полностью совпадёт. Если размер платы отличается, или во время оплаты потребитель забыл указать номер платёжного документа, квитировать документы придётся исполнителю ЖКУ вручную или с помощью дополнительных программ.
Если функция автоматического квитирования не подключена, раздел придётся заполнить вручную. Дальше мы расскажем, как это сделать в три шага.
Шаг 1. Выберите нужный платёжный документ
В личном кабинете организации в ГИС ЖКХ выберите вкладку «Оплата ЖКУ» и в выпадающем списке нажмите на строку «Квитирование».
В открывшейся форме заполните пустые поля, обязательно укажите необходимую дату, затем нажмите «Найти».
В форме «Результаты поиска» выберите платёжный документ и нажмите «Сквитировать».
Шаг 2. Разнесите суммы оплат по услугам
В открывшейся форме выберите платёжный документ для квитирования и нажмите «Далее».
Разнесите суммы оплат по услугам и нажмите «Сквитировать».
Шаг 3. Подтвердите квитирование
Подтвердите, что вы действительно хотите сквитировать выбранные документы.
Вся полезная информация о квитировании в ГИС ЖКХ: что такое, зачем это нужно и как происходит?
Сотрудники жилищно-коммунального хозяйства должны предоставлять всю информацию, которая доступна и которая касается их деятельности, в объединенную систему ГИС ЖКХ с 1 июля 2017 года.
В системе ГИС ЖКХ реализована возможность размещения информации о квитировании в целом по лицевому счету путем указания информации о внесении платы за жилищно-коммунальные услуги в атрибуте «Оплачено денежных средств». Выкладывать нужно данные по платежным квитанциям. А это значит, что у граждан рождается вопрос, как правильно разместить сведения об оплате в эту систему?
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Что это такое?
Проводить такую операцию может только тот сотрудник, у которого есть для этого специальный доступ.
Для чего используется размещение данных?
Все люди по-разному оплачивают свои счета. Кто-то платит сразу всю сумму, указанную в платежном документе, кому-то проще и удобнее округлить начисленную сумму, а третьи платят по мере своих возможностей.
Квитирование используется для отражения правильной суммы в квитанции. Данные учитываются за прошлый месяц.
Выгрузка платежных документов
Сотрудник выгружает платежные документы в несколько шагов:
Пошаговая инструкция: как сделать вручную и автоматически?
Квитирование осуществляется автоматически и вручную. Первый способ размещения данных из квитанций возможен если соблюдена пара условий: когда в платежном документе указан правильный номер, и когда начисления совпадают с теми суммами, которые внес потребитель.
Вторым способом является квитирование вручную, где сотрудник сам сверяет данные.
Квитирование нужно для выявления разницы между оплатой и начислениями за услуги ЖКХ. Такая ситуация может возникнуть, например, если нет квитанции за один из месяцев. Это довольно трудоемкий процесс, который отнимает много времени, поэтому создатели «ГИС ЖКХ» сделали возможность его автоматизировать, а это значит, что система сама может выполнить квитирование, а человеку остается только проконтролировать эту работу.
Заключение
Для сотрудников ЖКХ ежедневно очень остро и проблемно встает вопрос о правильности данных в платежных квитанциях, которые составляются для каждого жителя нашей страны. Не все люди относятся к оплате за пользование коммунальными услугами ответственно, и такими действиями усложняют работу исполнителей ЖКХ. Помимо различных бухгалтерских программ, которые автоматически высчитывают разницу сумм начислений и оплаты, размещаться такая информация должна и в ГИС ЖКХ.
Инфокрафт: Формула ЖКХ
Как квитировать оплату по платежному документу picture_as_pdf
Вся информация о начислениях и внесении платы за услуги ЖКХ должна быть размещена в системе ГИС ЖКХ с 1 июля 2017 года. Организация (исполнитель коммунальных услуг) обязана сопоставлять сведения по начисленным суммам и суммам, которые были оплачены по факту.
Квитирование – это сопоставление начислений и оплаты по платежным документам и размещение информации об оплате платежного документа.
На портале ГИС ЖКХ в настройках организации есть возможность установить режим автоматического квитирования при поступлении оплаты. Но при автоматическом режиме сумма по платежному документу квитируется полностью только в том случае, если она «копейка в копейку» совпадает с суммой начислений по платежному документу. Также при поступлении оплаты в систему от банка или платежного агента информация об идентификаторе платежного документа пока не передается.
Таким образом, для корректного квитирования с помощью обработки «Квитирование ГИС ЖКХ» необходимо отключить настройку на портале ГИС ЖКХ (Администрирование – Настройки организации) «Осуществление квитирования информации о внесении платы с информацией о начислениях в автоматическом режиме».
После того как настройка автоматического квитирования на портале ГИС ЖКХ отключена – квитирование следует выполнять вручную, т.е. с помощью шаблонов Excel. На данный момент квитирование реализовано только через обмен файлами. Последовательность действий при подготовке к квитированию может быть выполнена также и через прямой обмен с ГИС ЖКХ через API, т.к. все идентификаторы попадают в базу автоматически.
Для того, чтобы в информационной базе был доступен функционал по работе с квитированием необходимо в настройках установить флан «Использовать квитирование» (подсистема «ГИС ЖКХ» – «Интеграция с ГИС ЖКХ» – «Настройки»).
Флаг «Не загружены идентификаторы ПД прошлого периода» позволяет не распределять суммы по ПД ГИС ЖКХ в документах оплаты.
С помощью переключателя способа оплаты платежных документов можно выбрать, в какой последовательности будут погашаться ПД в документе оплаты.
Блок – схема квитирования в программе «Инфокрафт: Формула ЖКХ»
Ниже представлено более подробное описание последовательности действий схемы квитирования.
1. Производим начисления за текущий расчетный период и выставляем платежный документ с помощью обработки «Выгрузка платежных документов в ГИС ЖКХ» или с помощью прямого обмена (API).
В случае, если платежный документ выставлен с помощью обмена через Excel, необходимо загрузить в программу идентификаторы платежных документов и суммы по ним с помощью обработки «Загрузка данных из ГИС ЖКХ».
2. Провести документ «Зачет аванса лицевого счета», для того, чтобы сумма аванса распределилась на платежный документ ГИС ЖКХ, по которому есть остаток.
В случае, если документ «Зачет аванса лицевого счета» был проведен до того, как в базу были загружены суммы по платежным документам, идентификаторы оплат – документ следует перепровести.
3. При вводе оплаты (документ «Оплата услуг», «Групповой ввод оплаты услуг» или «Поступление на расчетный счет») по лицевым счетам по умолчанию подбираются платежные документы периода предшествующего периоду оплаты, а также те, по которым есть остаток к оплате. Сумма оплаты автоматически распределяется между платежными документами (если их 2 и более).
Т.е. в документе оплаты происходит сопоставление оплаты и суммы начислений по платежному документу.
О том как отредактировать автоматическое распределение оплаты описано в документе «Оплата услуг» и «Групповой ввод оплаты услуг».
Примеры частичной и полной оплаты описаны в конце инструкции.
4. Оплату, которая поступила в сторону вашей организации (в кассу организации), необходимо разместить в ГИС ЖКХ с помощью обработки «Выгрузка информации о внесении платы в ГИС ЖКХ» или с помощью прямого обмена.
5. При размещении информации о внесении платы ГИС ЖКХ присваивает каждой операции оплаты уникальный номер платежа, который необходимо загрузить в информационную базу с помощью обработки «Загрузка данных из ГИС ЖКХ».
Для получения файла с идентификаторами на портале ГИС ЖКХ в разделе «Оплата ЖКУ» – «Реестр извещений о принятии к исполнению распоряжения» следует нажать на кнопку «Выгрузить информацию» раздельно для внесенных оплат в адрес текущей организации и в адрес иных организаций (банк, платежный агент).
Уникальный номер платежа будет сохранен в регистре «Идентификаторы платежей ГИС ЖКХ», который доступен в подсистеме «ГИС ЖКХ».
После того, как уникальный номер платежа будет загружен, он будет присвоен соответствующему документу оплаты:
После того, как выполнены все вышеуказанные действия, можно перейти к обработке «Квитирования ГИС ЖКХ» для формирования шаблона.
Обработка «Квитирование ГИС ЖКХ» доступна в подсистеме «ГИС ЖКХ» – «Интеграция с ГИС ЖКХ» – «Обмен через Excel».
На форме обработки необходимо заполнить «Организацию», «Период», за который будет произведено квитирование, и «Вариант оплаты», указать каталог, в который будет сохранен файл.
Примеры частичного и полного квитирования
При внесении платы возможны случаи, когда оплата полностью совпадает с начислениями, выставленными в платежном документе, но также может быть больше или меньше. Рассмотрим эти случаи.
1. Сумма оплаты равна или больше суммы начислений.
Случай, когда сумма оплаты равна сумме начислений идеальный, в шаблон результатов квитирования будет выгружена сумма оплаты с привязкой к платежному документу без расшифровки по услугам.
В случае, когда сумма оплаты превышает сумму начислений, в программе при проведении документа оплаты будет сформирован аванс.
Поступивший аванс будет также закреплен за своим уникальным идентификатором платежа. Для этого необходимо провести «Зачет аванса лицевого счета». Это необходимо для последующего распределения этого аванса на другие платежные документы. В шаблон квитирования при этом будет выгружена сумма задолженности, а не поступившей оплаты.
При дальнейшем квитировании, если житель внесет оплату меньше, так как будет иметь аванс, программа автоматически распределит сумму аванса на платежный документ, по которому будет положительное сальдо на конец.
Шаблон квитирования за январь:
2. Сумма оплаты меньше суммы начислений.
Оплата по лицевому счету поступила в декабре за ноябрь:
Так как сумма оплаты меньше суммы начисленной по платежному документу, в шаблоне квитирования сумма оплаты будет развернута по услугам:
Например, в следующем месяце поступила оплата по лицевому счету с учетом задолженности.
В документе оплаты программа автоматически подберет необходимые платежные документы: тот, по которому остался остаток к оплате и за предыдущий период.
В шаблоне квитирования за январь будет учтена оплата за ранее выставленный платежный документ.
Квитирование
Исполнитель жилищно-коммунальных услуг ежемесячно сопоставляет суммы начислений и оплат за ЖКУ, размещает в системе информацию, что платёжный документ оплачен. Этот процесс называется квитированием.
В настройках ГИС ЖКХ есть возможность квитировать платежи автоматически. Но работает она не во всех случаях. Если платёжные документы не сквитированы автоматически, исполнителю жилищно-коммунальных услуг придётся сделать это вручную.
В течение двух часов после оплаты квитанции потребителем, банк (платёжный агент) размещает в ГИС ЖКХ информацию о полученном платеже.
Если вас в настройках личного кабинета вашей организации включена функция автоматического квитирования, информация о начисленной и о внесённой плате сопоставится в системе автоматически, после чего в системе отразятся сведения, что начисленная потребителю сумма оплачена.
Отметим, что информация об оплаченных начислениях появится в ГИС ЖКХ автоматически только в том случае, если размер начисленной и внесённой платы полностью совпадают. Если размер платы отличается, или во время оплаты потребитель забыл указан номер платёжного документа, квитировать документы придётся исполнителю ЖКУ вручную или с помощью дополнительных программ.
Исполнитель жилищно-коммунальных услуг выставил потребителю платёжный документ на 1 000 рублей. Потребитель оплатил 1 000 рублей и указал номер платёжного документа. В этом случае исполнителю ЖКУ платёжный документ попадёт в раздел больше ничего делать не надо: платёжка окажется в разделе «Сквитировано».
Если вместо начисленных 1 000 рублей потребитель внёс меньшую сумму, например, 800 рублей, но указал номер платёжного документа, ГИС ЖКХ распознаёт платёж, но отметить полученные средства как оплаченный платёжный документ не сможет. В таком случае платёжный документ в системе будет отображаться в статусе «Предварительно сквитировано».
Исполнитель услуг должен будет подтвердить квитирование вручную. Для этого в личном кабинете ГИС ЖКХ войдите во вкладку «Квитирование», выберите раздел «Предварительно сквитировано», затем найдите нужный вам платёжный документ.
Сопоставьте начисления и оплату.
Если данные верны, нажимаем кнопку «Сквитировать». После этого платёжный документ перейдёт в раздел «Сквитировано».
При возникновении ошибки обратитесь в службу технической поддержки ГИС ЖКХ.
Чтобы не квитировать каждый документ вручную, настройте обмен информацией с вашей информационной системой.
Квитирование в ГИС ЖКХ
Управляющие и ресурсоснабжающие организации должны размещать в ГИС ЖКХ информацию, касающуюся их деятельности. В том числе они обязаны делать квитирование.
Квитирование – что это?
Квитирование – это процесс сопоставления сумм начислений и оплат за ЖКУ по платежным документам. Исполнитель жилищно-коммунальных услуг обязан ежемесячно размещать в системе информацию о том, что платежный документ оплачен. Таким образом каждый платеж сопоставляют с соответствующим платежным документом. Заниматься квитированием могут только сотрудники, которые имеют специальный доступ для проведения таких операций.
Порядок квитирования
Исполнитель ЖКУ каждый месяц загружает в систему ГИС ЖКХ сведения о начислениях, задолженностях и переплатах. Это надо сделать до 1 числа следующего месяца или в другой срок, если он согласован в договоре управления.
Разместить такую информацию можно двумя способами:
После этого организация, которая принимает оплаты, получит доступ к информации, необходимой для внесения платы: об исполнителе ЖКУ, потребителе, адресе помещения, размере начисленной платы и т.д. После оплаты квитанции банк или платежный агент должен разместить информацию о полученном платеже.
После размещения информации о внесении платы можно перейти к квитированию.
Способы квитирования
Существует 2 способа квитирования платежных документов:
Автоматическое квитирование является самым простым способом сопоставления платежей в ГИС ЖКХ. В автоматическом режиме сумма оплаты по платежному документу квитируется полностью только в том случае, если она точно совпадает с суммой начислений. Расхождения в суммах или указание неверного номера платежного документа приводит к тому, что исполнителю ЖКУ нужно будет делать квитирование вручную.
Автоматическое квитирование
По умолчанию функция автоматического квитирования уже подключена в личном кабинете. Это позволяет быстро сопоставить информацию о начислении и оплате. Если информация о внесении платы позволяет определить начисление, и сумма платы совпадает с суммой начисления, то документ будет сквитирован автоматически. Никаких дополнительных действий исполнителю делать не нужно.
Чтобы увидеть результаты квитирования, необходимо в разделе горизонтального меню «Оплата ЖКУ» выбрать пункт «Квитирование». Откроется страница «Квитирование» (рис. 1):
Рис. 1
На странице «Квитирование» есть 3 вкладки:
Платежные документы, сквитированные автоматически, будут находиться в разделе «Сквитировано».
Ручное квитирование
Квитирование вручную нужно проводить в следующих случаях:
В случае, когда система определяет платежный документ, но отметить начисление как оплаченное не может (сумма начисления отличается от суммы платежа), платежка помещается в раздел «Предварительно сквитировано». Исполнителю нужно будет вручную подтвердить квитирование. Для этого в личном кабинете в разделе «Квитирование» необходимо:
После этого платежный документ перейдет в раздел «Сквитировано».
Для ручного квитирования необходимо на странице «Квитирование» выбрать нужные данные, установив флажки около полей, и нажать на кнопку «Сквитировать» (рис. 2):
Отобразится окно «Выбор платежного документа для квитирования». Здесь необходимо ввести данные в поля:
Затем выбрать расчетный период и нажать на кнопку «Найти» (рис. 3):
Рис. 3
Далее нужно установить галочки около нужных лицевых счетов и нажать на кнопку «Далее» (рис. 4):
В отобразившемся окне «Подтверждение результатов квитирования» нужно нажать на кнопку «Сквитировать» (рис. 5):
Рис. 5
И подтвердить действия, нажав на кнопку «Да».
Обязательно или нет?
Квитирование обязательно. Оно нужно для того, чтобы в платежном документе отображалась правильная сумма. При проведении процесса квитирования учитываются данные за прошлый месяц.
Дело в том, что потребители по-разному оплачивают счета: одни вносят полную сумму копейка в копейку, вторые округляют, третьи вносят платежи авансом на несколько месяцев вперед, четвертые платят частями. И при несоответствии оплат в личном кабинете собственника будет отображаться задолженность. Даже если исполнитель ЖКУ не имеет претензий к жителю в части оплаты начислений, в ГИС ЖКХ будет другая информация. Обнаружив такую ошибку, как правило, человек обращается в управляющую организацию или сразу в ГЖИ. А ГЖИ, в свою очередь, может оштрафовать организацию за размещение недостоверной информации в ГИС ЖКХ.