за что можно поощрить работника денежной премией
Выплата единовременной премии: основания и налоги
Единовременная премия — это разовая выплата, связанная с достижением определенного результата трудовой деятельности или приуроченная к конкретному событию. Она бывает производственная и непроизводственная.
Понятие единовременной премиальной выплаты
Порядок и условия, по которым осуществляется выплата премии сотрудникам, зафиксированы в локальных нормативных актах (ЛНА). Вознаграждение выплачивают за успешный труд, по итогам работы и прочим производственным основаниям. Обычно такие выплаты периодические: поквартальные, помесячные и т. д. Но если произошло знаменательное событие, например досрочно завершен важный проект, премиальные начисляются разово.
Бывают основания непроизводственные — юбилеи, праздничные даты. Денежные поощрения тоже выплачивают конкретно к произошедшему случаю. Таким образом, разовая премия приурочивается как к производственным, так и к не производственным событиям и имеет разовый характер. Четкой системы премирования в законе не предусмотрено, предприятие само определяет структуру начисления поощрительных выплат.
В каких случаях назначается
Назначение разовых стимулирующих платежей отражается в локальных нормативных актах предприятия. Это коллективный договор, чаще всего положение о премировании. В нем предусматриваются случаи, за что можно премировать сотрудников, среди них:
Основанием, по которому производится начисление премии работнику, является приказ директора. В нем указывается повод для премирования и ссылка на пункт положения или другого ЛНА.
Какие документы составить
Основным документом, определяющим основания для назначения премиальных выплат, является положение о премировании сотрудников. В нем указываются:
Например, при начислении 13 зарплаты в положении указываются формулировки оснований для премирования сотрудников, например, такие:
Критерии начисления целесообразно разрабатывать с учетом мнения коллектива.
Одно из условий — служебная записка непосредственного руководителя работника с предложением премирования. Общим основанием для премирования является приказ руководителя организации. Документ содержит ссылку на положение, дополнительные документы (если есть), перечень премируемых работников, размер премиальных.
Налогообложение премии
В соответствии с НК, налогообложение премии к празднику носит обязательный характер. Для целей уплаты НДФЛ не имеет значения, производственный или нет характер выплаты, — они все считаются доходом.
В вопросе уплаты страховых взносов у чиновников и судов нет согласия. Налоговики ссылаются на то, что упоминания о выплатах, не связанных с трудом, нет в НК, соответственно, взносы платить надо. Суды придерживаются противоположной точки зрения — определение ВС от 06.04.2017 № 306-КГ17-2349. Верховный Суд указывает, что единовременные суммы, выплачиваемые к юбилейным датам, не относятся к результатам труда и не являются вознаграждением за труд. В связи с этим они исключаются из базы для начисления страховых взносов.
Не облагаются налогом на доход премии, перечисленные в перечне правительства (п. 7 ст. 217 НК ).
Каким образом осуществляется учет премий в налоговом учете организации? В состав расходов на оплату труда при расчете налогооблагаемой базы включаются стимулирующие и поощрительные выплаты, если они:
Проводки
Денежная выплата, не относящаяся к поощрению за труд, например, премия к юбилею, отличается основанием, не связанным с работой, нерегулярностью.
Премии за трудовые достижения отражаются в бухгалтерском учете такой проводкой: Дт 20 (23, 25, 26, 29, 44) Кт 70. Для налогового учета (при определении базы для уплаты налога) такие премиальные включаются в расходы.
Единовременные вознаграждения, не связанные с трудовой деятельностью, не уменьшают налоговую базу по прибыли, в соответствии с письмом Минфина России от 24.04.2013 № 03-03-06/1/14283. Их надо относить на чистую прибыль. Проводки могут быть такими:
Вправе ли работодатель не платить премии
Трудовым законодательством установлено, что основания для начисления премиальных выплат указываются в ЛНА организации. По ТК, работодатель самостоятельно решает, за что выплачивается разовая премия:
Главное — соответствие этого решения локальному акту, регламентирующему эту выплату. Там же обосновываются условия лишения или ограничения денежных поощрений для работников.
Удержание премиальных не заменяет дисциплинарное наказание, которых по ТК три: замечание, выговор, увольнение. Если в качестве взыскания работник лишен премии, это противоречит нормам ТК. Но если в ЛНА есть пункт о депремировании сотрудника, получившего одно из взысканий, такое лишение оправданно.
Таким образом, несмотря на то, что выплата премии, по Трудовому кодексу, делегирована руководству, целесообразно максимально прозрачно и подробно определить критерии премирования и депремирования. Необходимо точно следовать им при начислении денежных поощрений работникам.
Премирование работников: правила оформления
Ст. 191 Трудового кодекса предусматривает, что за добросовестное исполнение трудовых обязанностей работодатель может поощрять своих работников. Как в этом случае все правильно оформить?
О том, какие премии выплачиваются в компании, работник должен узнать при приеме на работу. Причем это касается не только производственных премий, которые могут быть положены за выполнение каких-то обязательств, но и разовых премий — к свадьбе, рождению ребенка, окончанию вуза и другим событиям.
В ст. 68 ТК РФ говорится, что до подписания трудового договора работодатель обязан ознакомить работника под роспись с Правилами внутреннего распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, коллективным договором, в котором, помимо всего прочего, может содержаться информация и о премировании.
Если компания заключает с работником договор ГПХ, то есть нанимает его как исполнителя, который выполняет обязанности по договору возмездного оказания услуг, то ни о какой премии речи быть не может. Поэтому, если при заключении договора ГПХ работодатель использует слово «премия», он сильно рискует — такой договор может быть переквалифицирован в трудовой. Поощрить человека, с которым заключен договор ГПХ, работодатель может, написав об изменении цены по договору.
Работник должен знать, как считается премия и что ему необходимо сделать, чтобы ее получить. Это важно, поскольку в ст. 252 НК РФ сказано, что все начисления принимаются в качестве расходов в том случае, если они отражены в трудовых и (или) коллективных договорах.
Работодатель должен отразить премирование одним из способов:
В любом случае действует один принцип: взяв в руки коллективный договор, мы должны через Положение о премировании или через коллективный договор выйти на порядок начисления премий.
Иногда организация прописывает в трудовом договоре, что премия начисляется по решению руководителя. Однако этот вариант — рискованный, и он не является гарантией того, что налоговый эксперт лояльно отнесется к такой формулировке.
Виды премий
Можно выделить два вида премий:
1. Премии, которые предусмотрены системой оплаты труда на основании конкретных показателей и условий премирования, разработанных в компании.
Такие премии — часть материальной мотивации работников, они обладают стимулирующим характером. Выплачиваются с периодичностью (ежемесячная, годовая, квартальная и др.) и обычно устанавливаются в определенном размере.
2. Разовые премии, которые не входят в систему оплаты труда.
Выплачиваются сотруднику за определенные достижения, многолетнюю добросовестную работу, выполнение срочного и важного задания или к знаменательным событиям (например, к юбилеям и профессиональным праздникам).
Выплата разовой премии осуществляется по одностороннему усмотрению работодателя. Основанием является Приказ руководителя.
Удобное и безошибочное ведение кадрового учета в веб-сервисе
Приказ на премию
Приказ руководителя оформляется по унифицированным формам, утвержденным Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1: Форма Т-11 или Форма Т-11А (для премирования группы работников).
В Указаниях по применению и заполнению форм говорится, что Форма Т-11 и Форма Т-11А:
На основании приказа вносится запись в личную карточку работника (Форма Т-2 или Форма Т-2ГС (МС)) и его трудовую книжку.
При оформлении всех видов поощрений, кроме денежных вознаграждений (премий), допускается исключение из Формы Т-11 реквизита «в сумме ______ руб. _____ коп».
При заполнении Формы Т-11 указываются ФИО, структурное подразделение, вид поощрения (благодарность, ценный подарок, премия и т.д.). Если речь идет о материальной помощи и ценных подарках как элементах премирования, то, согласно п. 28 ст. 217 НК РФ, НДФЛ не исчисляется, если материальная помощь не достигла 4 000 руб. в год, а если достигла, то НДФЛ начисляется только с превышения и отдельно льготируется, тоже в размере 4 000 руб., нарастающем с начала года, подарок.
Арбитражная практика показывает, что подарок — это не деньги, а вещь. Тем не менее иногда налоговая расценивает как подарок и деньги. Поэтому нужно быть готовыми к неоднозначному подходу налоговой к подобным ситуациям.
Алгоритм премирования сотрудников
Если с работником заключается трудовой договор, то нужно учитывать несколько важных деталей. Согласно ст. 57 ТК РФ, условия оплаты труда, в том числе надбавки, доплаты и поощрительные выплаты, являются обязательными для включения в трудовой договор.
Трудовой договор должен ясно давать понять, при каких условиях и в каком размере будет выплачиваться премия.
Правильно обозначить в трудовом договоре условия о премировании можно следующими способами:
Такой вариант используется редко, так как не дает возможности при необходимости изменить текст трудового договора. Работодатель может это сделать только в том случае, если точно будет уверен в готовности работника подписать измененный вариант.
Если работодатель все же принимает решение включить премию в трудовой договор, то он должен указать ее размер: сумму или порядок ее определения — формулу. Это может быть сумма, которая умножается на определенные коэффициенты, зависящие от того, какие работы выполняются сотрудником, где он работает (допустим, на Крайнем Севере).
Если премия прописана в трудовом договоре, то не выплатить её компания не имеет право. В противном случае работник может обратиться в суд.
При этом в коллективном договоре указывается, кто, как и за что премируется. Однако внести изменения в коллективный договор еще сложнее, чем в трудовой договор. Поэтому большинство организаций выбирают третий вариант.
Документ удобен тем, что не является двусторонним и подписывается одним лицом. Но в трудовом договоре обязательно должна быть ссылка на Положение.
Положение о премировании
Положение о премировании пишется на всю организацию, соответственно, распространяется на всех работников. При этом в одной организации может быть несколько Положений о премировании. Так, например, можно разработать документ для каждого филиала компании.
Содержание Положения о премировании:
Иногда в Положении о премировании пишется основание для депремирования. Однако, чтобы у трудовой инспекции не возникало лишних вопросов, лучше избегать слова «депремирование», а использовать термины «повышающий коэффициент» и «понижающий коэффициент».
Лишение премии за нарушение дисциплины
В Информации Роструда от 10.12.2018 уточняется, что при начислении премии работодатель вправе установить условия ее полного лишения или снижения ее размера. Одним из таких условий может быть дисциплинарный проступок.
«Установление критериев для лишения премии или снижения ее размера относится к компетенции работодателя, за исключением случаев, когда, например, условия премирования определены в соглашении», — разъясняет Роструд.
В то же время суд может взыскать невыплаченную премию, если будет доказано, что к дисциплинарной ответственности работник привлечен незаконно.
Как учитываются премии при расчете среднего заработка
Расчет среднего заработка определяется ст. 139 ТК РФ и Постановление Правительства от 24.12.2007 № 922. Этот вопрос, в частности, детализируется в п. 15 Постановления.
Постановление определяет не больничные, а отпускные и командировочные, поскольку во время командировок начисляется средняя заработная плата. Поэтому п. 15 пункт относится к этим двум случаям.
В п. 15 сказано, что при определении среднего заработка учитываются:
Если в расчетном периоде было начислено несколько премий за один показатель, то включается какая-то одна премия. Допустим, у менеджеров по продажам в зависимости от продаж начисляются три премии: 1 % с объема продаж, 0,5 % от продаж как поощрение особо успешных менеджеров и 5 % от продаж из фонда премирования. Соответственно, в данном случае будет включаться в расчет только одна премия, так как все перечисленные премии выплачиваются по одному и тому же основанию.
Если у вас одна премия начисляется за продажи, а вторая — за выход на работу в выходные, тогда включать нужно обе премии, потому что эти выплаты идут по разным показателям.
Такие премии включаются, если были начислены за какой-то период больше месяца, но не больше расчетного периода. Включаются по одной за каждый показатель (например, если выплачивалась премия по итогам работы за квартал и еще была премия отдельным сотрудникам за выполнение срочных заданий).
Такие премии включаются в расчет в размере месячной части за каждый показатель за каждый месяц расчетного периода.
Например, это может быть премия по окончании большого проекта, который длился несколько лет. В этом случае за год расчет будет включен в размере 1/3.
Как правило, такая премия начисляется в феврале. В связи с этим нередко возникает вопрос: что делать, если сотрудник уволился в конце января? Нужно ли начислять ему премию в этом случае? Ответ на вопрос содержится во внутренних документах компании. Если в них прописано, что премия выплачивается по итогам года, то работник, отработавший 12 месяцев и уволившийся по окончании года, должен ее получить.
Если же во внутренних документах прописано, что работник, который уволился до начисления премии, не имеет права на нее, то работник не вправе претендовать на выплату. Законодательство по этому вопросу не дает указаний.
Согласно Постановлению № 922, вознаграждение по итогам работы за год, начисленное за предшествующий событию календарный год, учитывается независимо от времени его начисления.
Нужно ли платить годовую премию работнику, уволившемуся в октябре?
В Апелляционном определении Верховного суда Республики Карелия от 25.09.2018 № 33-3344/2018 рассматривается ситуация, когда работодатель, издав приказ о годовой премии, которая выплачивалась с учетом отработанного времени, не внес в списки сотрудника, уволившегося за два месяца до окончания года.
Суд посчитал, что такие действия имеют дискриминационный характер (сотрудника поставили в неравное положение с остальными) и взыскал с компании премию.
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Денежное поощрение работников
Мотивация персонала может быть материальной и моральной. Несмотря на значимость морального поощрения, денежное всегда пользуется гораздо большим спросом у работников. Рассмотрим, какие виды материального поощрения существуют и чем они отличаются друг от друга.
Материальное поощрение — что это?
Материальное поощрение — вид мотивации персонала, направленный на увеличение производительности труда посредством улучшения материального положения сотрудника. Результат от моральной мотивации достигается с помощью публичного признания успехов работника. А денежное поощрение направлено на материальную заинтересованность сотрудника в улучшении качества своего труда.
Виды материального поощрения (ст. 191 ТК РФ):
Может включаться в систему оплаты труда или быть отдельным способом поощрения.
Выдается за производственные заслуги или к определенному событию: празднику, юбилею, выходу на пенсию.
Включаются в систему оплаты труда и носят компенсационный и стимулирующий характер.
Порядок назначения и выплаты материального поощрения нужно прописать в локальном нормативном акте организации: положении о мотивации или премировании работников, коллективном договоре, уставе или правилах внутреннего трудового распорядка. Размер премии и основания для ее выплаты можно отразить и в трудовом договоре с работником.
Премии
Все премии, выплачиваемые работникам, можно разделить на:
Выплачиваются постоянно, через определенный промежуток времени и включаются в систему оплаты труда. Данные об этих выплатах не заносятся в трудовую книжку. Условия выплаты регулярных премий нужно отразить в локальном нормативном акте организации, например, Положении о премировании.
Выплачиваются единовременно, как правило, при достижении каких-либо значимых достижений. Отдельного документа по разовым премия можно не издавать: основанием их выдачи будет приказ о поощрении, подписанный руководителем. Эти выплаты не включаются в оплату труда, но сведения о них отражаются в трудовой книжке и личной карточке сотрудника.
Подробнее о видах премий и основаниях их назначения можно узнать из этой статьи.
Ценный подарок
Ценный подарок — предмет, имеющий материальную ценность. Конкретный перечень ценных подарков ТК РФ не устанавливает и относит это на усмотрение работодателя.
Стоимость ценного подарка включается в общий доход сотрудника и подлежит обложению подоходным налогом, если его стоимость превышает 4 000 руб. (п. 28 ст. 217 НК РФ). Если подарок дороже этой суммы — удержите налог с разницы.
Данные о ценном подарке подлежат включению в трудовую книжку и личную карточку сотрудника.
Надбавки и доплаты
В систему оплаты труда, кроме вознаграждения за труд, могут включаться надбавки и доплаты (ч. 2 ст. 135 ТК РФ). Они делятся на 2 вида:
Основное их назначение — поощрение работника за конкретные заслуги или профессиональные данные. К ним, например, относятся выплаты: за классный чин, звание, ученую степень, высокий разряд, продолжительность работы в организации.
Выплачиваются работнику в качестве компенсации за труд в особых условиях. К таким выплатам можно отнести доплату: за совмещение разных профессий, работу в ночное время, выходные, сверх графика.
Как правило, надбавки и доплаты носят добровольный характер, но при определенных обстоятельствах работодатель обязан их выплатить сотруднику. Подробнее об этом можно узнать из статьи «Компенсационные и стимулирующие выплаты».
Порядок поощрения работников
Для повышения производительности труда и мотивации сотрудников работодатель может ввести в организации систему стимулирования. Одним из ее методов является поощрение работников. Рассмотрим основные виды поощрений и порядок их назначения.
Что такое поощрение
Поощрение — метод стимуляции работников за добросовестный и профессиональный труд. Вознаграждая сотрудника за хорошо выполненную работу, вы не только мотивируете его и дальше усердно трудится, но и стимулируете остальной коллектив.
Отсутствие в организации системы мотивации персонала ведет к снижению производительности труда. Ведь если работник, качественно и быстро выполняющий работу, остается незамеченным руководителем, то стимул трудиться больше остальных у него снижается. Зачем тогда стараться?
В тоже время неграмотное стимулирование может привести к негативным последствиям: конфликтам в коллективе, снижению заинтересованности в работе и т. д.
Подходы к стимулированию сотрудника
Чтобы стимуляция имела положительный эффект, нужно придерживаться следующих принципов при назначении поощрений:
Все меры поощрения должны основываться на законе. Их виды, порядок и сроки назначения нужно прописать в отдельном локальном нормативном акте. Таким документом, как правило, является Положение о мотивации работников. Назначение и выдача поощрения должна оформляться документально на каждом этапе: начиная с представления на вознаграждение и заканчивая приказом о его назначении.
Оценка работы каждого сотрудника должна быть объективной и непредвзятой. При определении мер поощрения нужно оценить вклад каждого работника в общее дело: как начальника, так и рядового специалиста.
Система поощрения, утвержденная в компании, доводится до сведения каждого сотрудника путем ознакомления под роспись с соответствующим ЛНА. Поощрение желательно проводить публично: на собрании или торжественном мероприятии. Это повысит авторитет работника и его значимость в коллективе.
Размер и вид вознаграждения должен соответствовать вкладу сотрудника в конечный результат. Чем больше сотрудник старался и достиг — тем больше и лучше поощрение. Это нужно учитывать и при вознаграждении руководящего состава.
Помимо основных видов поощрения, установленных ТК РФ, работодатель может установить дополнительные, предусмотренные ЛНА.
Виды поощрений
Все виды поощрений можно разделить на:
К материальному поощрению относится денежная премия или ценный подарок. Им может стать также компенсация стоимости оздоровительного отдыха, беспроцентный заем на покупку квартиры и т. п.
К моральному поощрению относится благодарность, почетная грамота, похвала, нагрудный значок или фото на доске почета. Моральное поощрение не менее важно: публичное признание успеха повышает самооценку сотрудника и его престиж среди коллег.
Регулярное поощрение, чаще в виде премии, выдается по итогам конкретного периода времени (месяца, квартала, полугодия), если сотрудник выполнил условия премирования. Порядок назначения этого вида вознаграждения нужно прописать в ЛНА. Для разового поощрения отдельный ЛНА можно не утверждать, достаточно соответствующего приказа. Если вознаграждается директор, то дополнительно составляется протокол собрания учредителей или решение единственного участника.
Основными видами поощрения являются: объявление благодарности, выдача премии, награждение ценным подарком, почетной грамотой или присуждение звания лучшего по профессии (ст. 191 ТК РФ). Дополнительные виды поощрения устанавливаются работодателем и определяются уставом, коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка. Дополнительным поощрением может стать абонемент в фитнес-клуб, скидка на продукцию компании, подарочный сертификат.
К локальному поощрению относится вознаграждение сотрудника за успехи внутри компании. За особые трудовые заслуги перед обществом и государством сотрудника могут представить к государственной награде.
Общие виды поощрений, применимые ко все сотрудникам, предусмотрены ТК РФ. Специальные действуют только для отдельных категорий работников, например, занятых на госслужбе. Такими поощрениями являются представление к очередному званию или чину, денежное поощрение за безупречную службу и т. п.
Основания для поощрения
Поощрять сотрудников можно за:
Основания для назначения поощрения обязательно нужно прописать в ЛНА и подтвердить документально. В противном случае, у налоговиков могут возникнуть сомнения в правомерности включения этих затрат в расходы по налогу на прибыль.
Порядок поощрения сотрудников
Порядок поощрения состоит из следующих этапов:
Выполнение условий поощрения
Основания назначения поощрения прописываются в одном из следующих документов:
Составляется непосредственным руководителем сотрудника. В нем указываются основания для поощрения работника и обоснованность его назначения. Подробнее о порядке составления этого документа можно узнать в статье «Представление к поощрению (образец)».
Этим документом оформляется поощрение генеральному директору в компании, где несколько учредителей. Ведь самому себе назначить вознаграждение руководитель не вправе. Подробнее о составлении этого документа можно узнать в статье «Премия директору: образец протокола общего собрания учредителей».
Составляется для поощрения директора в компании с единственным участником. Если учредитель исполняет функции руководителя, он может поощрить сам себя. В остальных случаях самопоощрение (самопремирование) не допускается. Подробнее о составлении решения можно узнать статье «Решение единственного учредителя о премировании директора».
Издание приказа о поощрении
Приказ составляется в свободной форме или по унифицированному образцу. Типовые формы приказа о поощрении по форме Т-11 и Т-11а утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.
Унифицированная форма Т-11 используется при поощрении одного сотрудника, форма Т-11а — при поощрении нескольких работников.
Внесение сведений о поощрении в кадровые документы
Данные о вознаграждении вносятся в трудовую книжку сотрудника и личную карточку.