лист утверждения для чего
Новый гост для оформления документов
С 1 июля 2018 года вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016. В нем описано, как оформлять деловые и служебные документы: официальные письма, приказы на работе, справки для людей и запросы в ведомства. Россия составила список рекомендаций для всех и предлагает их использовать, чтобы было красиво и понятно.
Этот гост добровольный — его можно не использовать или применять частично. Но если у вас нет корпоративных стандартов, дизайнера или верстальщика, а хочется составить понятный документ, его стоит иметь в виду. Все-таки это гост, он утвержден и действует. Там есть здравые требования, но есть кое-что странное и даже опасное.
Мы прочитали его весь — вот главное.
Как составлять документы по госту
Вот несколько советов из стандарта:
Зачем гост для документов
У каждой компании и в каждом ведомстве могут быть свои правила оформления документов. Но когда в стране есть об этом гост, компании и ведомства могут основывать свои правила на нем, а не изобретать каждый раз с нуля.
Этот гост — такая опорная точка: вы можете его не придерживаться, но если нужен ответ на вопрос «Как правильно с точки зрения России?» — вот он, этот ответ.
Применять или не применять гост — решайте сами. Штрафов за это нет. Но если вы где-то публично заявите: у нас, мол, документы по госту, — тогда уже должны применять обязательно.
Когда документ на нескольких страницах
Если документ из нескольких страниц, начиная со второй, их нужно нумеровать. Номер ставят посередине верхнего поля. Отступ сверху — минимум 10 мм. Можно печатать с двух сторон листа, но тогда поля боковые должны совпадать.
У некоторых документов может быть титульный лист. Например, у устава компании, отчета или пакета документов для торгов. Если хотите оформить титульный лист по правилам, в госте есть схема.
Шрифты — бесплатные
Шрифты рекомендуют такие:
Или похожие по начертанию и размеру.
В таблицах шрифт может быть мельче. Важные реквизиты можно выделять полужирным: например, адресата заявления или заголовок документа.
Отступы и интервалы
Абзацный отступ — 1,25 см.
Заголовки разделов — с таким же абзацным отступом слева или по центру.
Вот требования к интервалам:
Минимальные поля для всех документов:
Если документ хранится больше 10 лет — левое поле должно быть минимум 30 мм. Но все это логично использовать для бумажных документов, потому что их скрепляют, прошивают, а края бумаги за годы могут истрепаться. Для электронных документов это не так важно, но гост почему-то этого не учитывает, хотя для электронных документов он тоже работает.
Выравнивание — по ширине
Документы по госту нужно выравнивать по ширине листа.
Если реквизиты пишут в углу, то самая длинная строчка должна быть не больше 7,5 см. Это примерно треть формата А4.
Если реквизиты документа не в углу, а по центру, их тоже нельзя растягивать на всю ширину. Максимум на 12 см — это половина ширины листа.
От редакции: выравнивая документ по ширине листа, включите переносы, иначе между словами будут огромные дыры. Либо люди, которые составляли гост, не знают об этом эффекте, либо у них нет глаз или вкуса
Реквизиты документа
Товарный знак или логотип — вверху посередине или слева. Можно указать название компании, магазина или бизнеса — которое неофициальное, но к нему привыкли.
В верхней части документа нужно написать, какая компания его составила, ее адрес, телефон и электронную почту, ИНН, ОГРН и другие реквизиты с учетом назначения документа.
По госту нужно написать и название документа. Это не касается только деловых и служебных писем. Если это приказ — нужно так и указать.
Дату ставят вверху. Причем не ту, когда составили документ, а когда подписали. Форматы даты такие:
Лист утверждения для чего
Единая система программной документации
ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ПРОГРАММНЫМ ДОКУМЕНТАМ
Unified system for program documentation. General requirements for program documents
Дата введения 1980-01-01
Постановлением Государственного комитета CCCР по стандартам от 18 декабря 1978 г. N 3350 дата введения установлена 01.01.80
ИЗДАНИЕ (январь 2010 г.) с Изменением N 1, утвержденным в сентябре 1981 г. (ИУС 11-81).
Настоящий стандарт устанавливает общие требования к оформлению программных документов для вычислительных машин, комплексов и систем независимо от их назначения и области применения и предусмотренных стандартами Единой системы программной документации (ЕСПД) для любого способа выполнения документов на различных носителях данных.
Стандарт соответствует СТ СЭВ 2088-80* в части общих требований к оформлению информационной части (см. приложение).
(Измененная редакция, Изм. N 1).
1. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ
1.1. Программный документ может быть представлен на различных типах носителей данных.
1.2. Программный документ состоит из следующих условных частей:
1.3. Правила оформления документа и его частей на каждом носителе данных устанавливаются стандартами ЕСПД на правила оформления документов на соответствующих носителях данных.
2. ТИТУЛЬНАЯ ЧАСТЬ
2.1. Титульная часть состоит из листа утверждения и титульного листа.
3. ИНФОРМАЦИОННАЯ ЧАСТЬ
3.1. Информационная часть должна состоять из аннотации и содержания.
3.2. Необходимость включения информационной части в различные виды программных документов установлена соответствующими стандартами ЕСПД на эти документы.
3.3. В аннотации приводят сведения о назначении документа и краткое изложение его основной части.
3.4. Содержание включает перечень записей о структурных элементах основной части документа, в каждую из которых входят:
обозначение структурного элемента (номер раздела, подраздела и т.п.);
наименование структурного элемента;
адрес структурного элемента на носителе данных (например, номер страницы, номер файла и т.п.).
Правила обозначения структурных элементов основной части документа и их адресации устанавливаются стандартами ЕСПД на правила оформления документов на соответствующих носителях данных.
4. ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ
4.1. Состав и структура основной части программного документа устанавливаются стандартами ЕСПД на соответствующие документы.
5. ЧАСТЬ РЕГИСТРАЦИИ ИЗМЕНЕНИЙ
5.1. О каждом изменении программного документа в этой части делается запись в соответствии с требованиями ГОСТ 19.603-78.
ПРИЛОЖЕНИЕ
Справочное
ИНФОРМАЦИОННЫЕ ДАННЫЕ О СООТВЕТСТВИИ ГОСТ 19.105-78 СТ СЭВ 2088-80
Разд.3 ГОСТ 19.105-78 соответствует разд.4 (пп.4.2, 4.3) СТ СЭВ 2088-80.
(Введено дополнительно, Изм. N 1).
Электронный текст документа
подготовлен АО «Кодекс» и сверен по:
Единая система программной документации:
Лист утверждения для чего
Единая система программной документации
Unified system for program documentation. Basic legends
Дата введения 1980-01-01
Постановлением Государственного комитета CCCР по стандартам от 18 декабря 1978 г. N 3351 дата введения установлена 01.01.80
ИЗДАНИЕ (январь 2010 г.) с Изменением N 1, утвержденным в сентябре 1981 г., Пост. N 4150 от 07.09.81 (ИУС 11-81).
Настоящий стандарт устанавливает формы, размеры, расположение и порядок заполнения основных надписей листа утверждения и титульного листа в программных документах, предусмотренных стандартами Единой системы программной документации (ЕСПД), независимо от способа их выполнения.
Стандарт соответствует СТ СЭВ 2088-80* в части оформления листа утверждения и титульного листа (см. приложение 1).
(Измененная редакция, Изм. N 1).
1. ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. В состав основных надписей листа утверждения и титульного листа в программных документах входят следующие структурные данные:
наименование министерства (ведомства);
сведения о носителе данных, на котором представляется подлинник;
общее количество листов утверждения, объем документа;
сведения о разработчике;
отметка об учете и хранении;
сведения об изменении.
(Измененная редакция, Изм. N 1).
2. ОСНОВНЫЕ НАДПИСИ ЛИСТА УТВЕРЖДЕНИЯ (ЛУ)
2.1. Лист утверждения выпускается на каждый программный документ на листах бумаги формата А4 (ГОСТ 2.301-68) независимо от вида документа, который может быть выполнен на любом носителе данных.
Лист утверждения не входит в общее количество листов документа.
2.3. Лист утверждения может включать несколько листов, в этом случае каждый лист нумеруется. На первом листе указывается общее количество листов, входящих в лист утверждения.
Второй и последующие листы утверждения оформляют в соответствии с разд.1 ГОСТ 19.106-78, при этом в поле «текст документа» приводят должности и подписи лиц, не уместившиеся на первом листе листа утверждения.
2.4. Лист утверждения вносят в спецификацию после утвержденного документа и хранят на предприятии-держателе подлинника документа.
Лист утверждения спецификации также вносят в данную спецификацию.
Копии листа утверждения высылают заказчику и головному предприятию.
По особому разрешению заказчика лист утверждения может быть выслан и в другие организации.
2.5. Лист утверждения заполняют по форме, приведенной на чертеже:
Заполняют по требованию заказчика.
Выше поля 1, в правом верхнем углу, при необходимости, ставят специальную отметку (гриф секретности, указание «С предприятия не выносить» и т.п.);
Согласующие и утверждающие организации, а также конкретные подписи должностных лиц регламентируют министерства и ведомства;
Наименование документа может быть опущено или объединено с наименованием программы;
Вид носителя данных указывают только в случае выполнения программного документа на носителе данных;
Для одного листа поле 5 не заполняют;
При большом количестве согласующих подписей их размещают либо в левой части поля 2, либо в левой части поля 6.
Визы других должностных лиц, если они необходимы на документе, размещают на поле для подшивки ЛУ;
Форма листа утверждения
Пример заполнения ЛУ приведен в приложении 2. Количество подписей в приложении приведено условно.
2.2.-2.5. (Измененная редакция, Изм. N 1).
3. ОСНОВНЫЕ НАДПИСИ ТИТУЛЬНОГО ЛИСТА
3.1. Титульный лист заполняют по форме и правилам, установленным для ЛУ, при этом:
Наименование документа может быть опущено или объединено с наименованием программы. Допускается указывать сокращенное наименование программы или программного изделия;
Вид носителя данных указывают только в случае выполнения программного документа на носителе данных;
3.2. На титульном листе в левом верхнем углу должна быть надпись:
__Утвержден ___
обозначение ЛУ
Пример заполнения титульного листа приведен в приложении 3.
3.1, 3.2. (Измененная редакция, Изм. N 1).
4. ОСНОВНЫЕ НАДПИСИ В ТЕКСТЕ ДОКУМЕНТА
4.1. Содержание и правила выполнения основных надписей в программных документах на конкретных носителях данных приведены в соответствующих государственных стандартах ЕСПД.
4.2. Содержание и правила выполнения основных надписей последующих листов программных документов, выполненных печатным способом, приведены в ГОСТ 19.106-78.
ПРИЛОЖЕНИЕ 1
Справочное
ИНФОРМАЦИОННЫЕ ДАННЫЕ О СООТВЕТСТВИИ ГОСТ 19.104-78 СТ СЭВ 2088-80
Разд.1 и 2 ГОСТ 19.104-78 соответствует разд.2 СТ СЭВ 2088-80.
Разд.3 ГОСТ 19.104-78 соответствует разд.3 СТ СЭВ 2088-80.
ПРИЛОЖЕНИЕ 2
Справочное
ПРИМЕР ЗАПОЛНЕНИЯ ЛИСТА УТВЕРЖДЕНИЯ
ПРИЛОЖЕНИЕ 3
Справочное
ПРИМЕР ЗАПОЛНЕНИЯ ТИТУЛЬНОГО ЛИСТА
ПРИЛОЖЕНИЯ 1-3. (Введены дополнительно, Изм. N 1).
Электронный текст документа
подготовлен АО «Кодекс» и сверен по:
Единая система программной документации:
Лист утверждения для чего
Рис. 3 [1] Цитата из стандарта ГОСТ 2.105-95
Стандарт ГОСТ 2.105-95 [1.1] разрешает выпускать ЛУ не только на один или несколько документов, на альбом или комплект документов, отдельные части или несколько частей документов.
Обозначение ЛУ для одного документа (его части или нескольких частей) состоит из обозначения документа, к которому относится ЛУ, с добавлением через дефис кода ЛУ, например:
ЛУ должен быть записанным в спецификацию, в которую входит соответствующий документ, а в графе «Примечание» следует указывать – «Размножать по указанию».
В ведомость эксплуатационных документов ВЭ, а также в ведомость документов для ремонта ЛУ не включают.
Подписи, указанные в основной надписи заглавного листа, не должны повторяться на титульном листе и листе утверждения. При большом количестве подписей выпуска второго лист ЛУ. При этом на нем в верхнем правом углу указывают «Продолжение листа утверждения» и далее наименование и обозначение документа. В этом случае в конце первого листа указывают: «Продолжение на следующем листе», так как это сделано на титульном листе (см. рис. 2).
Рисунок 4 Пример листа утверждения ЛУ
Достоинства и недостатки выпуска текстовых документов в форме конструкторского документа на листах с рамками или без рамок
Раздел 1 Нормативные документы
Раздел 2 Журнальные публикации
2.1. Захаров О.Г. Технические условия на цифровые устройства: конструкторский документ или стандарт организации?// Стандарты и качество, №3, 2013 С.40.
Раздел 3 Публикации в интернете
3.3. Захаров О.Г. Аттестация цифровых устройств релейной защиты и автоматики//[Электронный ресурс], режим доступа: http://miforelist.narod.ru/a-48.html
3.4. Захаров О.Г. Технические условия на цифровые устройства релейной защиты //[Электронный ресурс], режим доступа: http://olgezaharov.narod.ru/2013/TU.htm
3.5 СТО ДИВГ 042-2011. Шкафы релейной защиты, автоматики, управления и сигнализации. Технические условия СПб: НТЦ «Механотроника», 2011, 37 с. //[Электронный ресурс], режим доступа: http://bmrz-zakharov.narod.ru/2011/sto-box.pdf
Раздел 4 Документы
4.1 СТО ДИВГ 042-2011. Шкафы релейной защиты, автоматики, управления и сигнализации. Технические условия СПб: НТЦ «Механотроника», 2011, 37 с
Лист утверждения для чего
Единая система конструкторской документации
ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ТЕКСТОВЫМ ДОКУМЕНТАМ
Unified system for design documentation. General requirements for textual documents
____________________________________________________________________
Текст Сравнения ГОСТ 2.105-95 с ГОСТ Р 2.105-2019 см. по ссылке.
— Примечание изготовителя базы данных.
____________________________________________________________________
МКС 01.110
ОКСТУ 0002
Дата введения 1996-07-01
1 РАЗРАБОТАН Всероссийским научно-исследовательским институтом стандартизации и сертификации в машиностроении (ВНИИНМАШ) Госстандарта России
ВНЕСЕН Госстандартом Российской Федерации
2 ПРИНЯТ Межгосударственным Советом по стандартизации, метрологии и сертификации (протокол N 7 от 26 апреля 1995 г.)
За принятие проголосовали:
Наименование национального органа по стандартизации
Госстандарт Республики Беларусь
Госстандарт Республики Казахстан
Изменение N 1 принято Межгосударственным советом по стандартизации, метрологии и сертификации по переписке (протокол N 23 от 28 февраля 2006 г.)
За принятие изменения проголосовали национальные органы по стандартизации следующих государств: AZ, AM, BY, KZ, KG, MD, RU, TJ, TM, UZ, UA [коды альфа-2 по МЭК (ИСО 3166) 004]
3 Постановлением Комитета Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации от 8 августа 1995 г. N 426 межгосударственный стандарт ГОСТ 2.105-95 введен в действие в качестве государственного стандарта Российской Федерации с 1 июля 1996 г.
4 ВЗАМЕН ГОСТ 2.105-79, ГОСТ 2.906-71
5 ИЗДАНИЕ (апрель 2011 г.) с Изменением N 1, утвержденным в июне 2006 г. (ИУС 9-2006), Поправкой (ИУС 12-2001)
ВНЕСЕНЫ: поправка, опубликованная в ИУС N 2, 2012 год; поправка, опубликованная в ИУС N 1, 2018 год
Поправки внесены изготовителем базы данных
1 Область применения
Настоящий стандарт устанавливает общие требования к выполнению текстовых документов на изделия машиностроения, приборостроения и строительства.
2 Нормативные ссылки
В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие стандарты:
ГОСТ 2.004-88 Единая система конструкторской документации. Общие требования к выполнению конструкторских и технологических документов на печатающих и графических устройствах вывода ЭВМ
ГОСТ 2.104-2006 Единая система конструкторской документации. Основные надписи
ГОСТ 2.106-96 Единая система конструкторской документации. Текстовые документы
ГОСТ 2.109-73 Единая система конструкторской документации. Основные требования к чертежам
ГОСТ 2.301-68 Единая система конструкторской документации. Форматы
ГОСТ 2.304-81 Единая система конструкторской документации. Шрифты чертежные
ГОСТ 2.316-2008 Единая система конструкторской документации. Правила нанесения надписей, технических требований и таблиц на графических документах. Общие положения
ГОСТ 2.321-84 Единая система конструкторской документации. Обозначения буквенные
ГОСТ 2.503-90 Единая система конструкторской документации. Правила внесения изменений
ГОСТ 6.38-90* Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов
* На территории Российской Федерации отменен без замены.
ГОСТ 7.32-2001 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления
ГОСТ 8.417-2002 Государственная система обеспечения единства измерений. Единицы величин
ГОСТ 13.1.002-2003 Репрография. Микрография. Документы для микрофильмирования. Общие требования и нормы
ГОСТ 21.101-97* Система проектной документации для строительства. Основные требования к рабочей документации
* На территории Российской Федерации действует ГОСТ Р 21.1101-2009.
ГОСТ 14236-81 Пленки полимерные. Метод испытания на растяжение
(Измененная редакция, Изм. N 1).
3.1 Текстовые документы подразделяют на документы, содержащие, в основном, сплошной текст (технические условия, паспорта, расчеты, пояснительные записки, инструкции и т.п.), и документы, содержащие текст, разбитый на графы (спецификации, ведомости, таблицы и т.п.).
Текстовые документы выполняют в бумажной форме и (или) в форме электронного документа (ДЭ).
Допускается в текстовых документах, содержащих текст, разбитый на графы, использовать сокращения слов по ГОСТ 2.316.
(Измененная редакция, Изм. N 1).
3.2 Текстовые документы выполняют на формах, установленных соответствующими стандартами Единой системы конструкторской документации (ЕСКД) и Системы проектной документации для строительства (СПДС).
Требования, специфические для некоторых видов текстовых документов (например, эксплуатационных документов), приведены в соответствующих стандартах.
3.3 Подлинники текстовых документов выполняют одним из следующих способов:
— машинописным, при этом следует выполнять требования ГОСТ 13.1.002. Шрифт пишущей машинки должен быть четким, высотой не менее 2,5 мм, лента только черного цвета (полужирная);
— с применением печатающих и графических устройств вывода ЭВМ (ГОСТ 2.004);
— на электронных носителях данных.
3.4 Копии текстовых документов выполняют одним из следующих способов:
— на электронных носителях данных.
3.3, 3.4 (Измененная редакция, Изм. N 1).
3.5 Вписывать в текстовые документы, изготовленные машинописным способом, отдельные слова, формулы, условные знаки (рукописным способом), а также выполнять иллюстрации следует черными чернилами, пастой или тушью.
Расстояние от верхней или нижней строки текста до верхней или нижней рамки должно быть не менее 10 мм.
Абзацы в тексте начинают отступом, равным пяти ударам пишущей машинки (15-17 мм).
Пример выполнения текстового документа приведен в приложении А.
3.7 Опечатки, описки и графические неточности, обнаруженные в процессе выполнения документа, допускается исправлять подчисткой или закрашиванием белой краской и нанесением на том же месте исправленного текста (графики) машинописным способом или черными чернилами, пастой или тушью рукописным способом.
Повреждения листов текстовых документов, помарки и следы неполностью удаленного прежнего текста (графика) не допускаются.
После внесения исправлений документ должен удовлетворять требованиям микрофильмирования, установленным ГОСТ 13.1.002.
3.8 Для размещения утверждающих и согласующих подписей к текстовым документам рекомендуется составлять титульный лист и (или) лист утверждения в соответствии с разделом 6 настоящего стандарта.
Обязательность и особенности выполнения титульных листов оговорены в стандартах ЕСКД и СПДС на правила выполнения соответствующих документов.
3.9 К текстовым документам рекомендуется выпускать лист регистрации изменений в соответствии с ГОСТ 2.503 и ГОСТ 21.101.
3.10 Содержательная и реквизитная части ДЭ должны соответствовать требованиям стандарта ЕСКД.
Структура и состав реквизитов ДЭ должны обеспечивать его обращение в рамках программных средств (отображение, внесение изменений, печать, учет и хранение в базах данных, а также передачу в другие автоматизированные системы) с соблюдением при этом нормативных требований по оформлению текстовых документов.