минутки по встрече что это
Как эффективно учитывать замечания клиента?
Во время общения с клиентом рождается список «недозадач», около 10-20 пунктов. Над каждой из таких «недозадач» нужно подумать, переформулировать, расписать подробнее, решить когда делать и кому поручить, после этого она становится настоящей задачей и ее можно добавлять в трекер. Часто бывает так, что эта задача уже есть в системе, а это значит, что нужно вспомнить про нее и обновить.
Весь этот процесс отнимает массу времени и сил, и хочется его отложить подальше. Но если не превратить «недозадачи» в задачи сегодня или на следующий день, то вспомнить что имелось в виду просто невозможно.
Какие есть техники или советы, которые помогают упростить или структурировать этот процесс?
Оценить 1 комментарий
Не могу утверждать, что большой профессионал в подобных вопросах,
но, кажется, лучше отталкиваться не от задач, а от целей клиента,
и уже на их основе вместе формулировать задачи.
Если цель достижима, то промежуточные задачи уже не так важны.
Наименее важные могут оказаться ненужными вовсе.
10-20 пунктов — это вы с ним несколько часов общаетесь непрерывно?
Может быть, имеет смысл разбить общение на большее число раундов.
Про вспомнить что имелось ввиду — есть разные техники записи устной речи,
которые использую синхронные переводчики. Если нужно, смогу поискать книжку.
Думаю, что это упросит процесс превращение «недозадачи» в задачу.
По опыту, хорошо когда на встрече с клиентом более одного человека.
В итоге все слышат, понимают и фиксируют что-то свое.
Все это тоже помогает сконструировать более-менее полную картинку.
нужно вспомнить про нее и обновить
А почему они забываются? У нас задачи в очереди иногда висят годами,
но мы про них помним. Правда, некто высказывал идею, что если
«таск не викситcя» более года, то его можно смело закрывать.
+ Кажется, дубли это не так плохо, как кажется.
А вы скрам-борды разные там используете?
Цели у клиента могут быть совершенно различные, но воплощаются они именно с помощью задач. Даже самые мелкие задачи стоит записать и не забыть, чтобы можно было к ним вернутся и обсудить.
Такой объем задач может рождаться даже и за час, если стало понятно, что нужно действовать срочно или какую-то важную штуку забыли сделать.
Под «вспомнить» я имел в виду, что формулировка задачи может забыться. Я записал «Раздел с документами» а это включает в себя интерфейс в фронтенде и бекенде, и какие-то идеи по реализации этих интерфейсов.
Обычно с клиентом я встречаюсь/созваниваюсь один, возможно второй человек с моей стороны в самом деле был бы полезен.
Скрамбордов пока нет, кажется, что клиент не будет смотреть на эти доски.
Наверно проблема не в техники записи, а в том, что со списком нужно работать. А такая работа не воспринимается как полноценная работа.
Минутки по встрече что это
Сага про совещания продолжается. Содержание предыдущих серий:
Поговорим теперь о такой штуке как протокол. Или о meeting minutes, “минутках”, как их иногда ласково называют те, кто работают с англоязычными коллегами.
Помнится, когда мы проводили тренинги в офисе Yota, то обратили внимание, что у ребят в переговорках лежат шаблоны для ротокола совещаний. Это очень правильно. Потому что полезность совещания без написанного (хоть в каком-то виде) протокола вызывает вопросы. Как говаривал знаменитый CEO компании IBM Лу Герстнер:
People don’t do what you expect. They do what you inspect.
(Люди не делают то, что вы ожидаете. Они делают то, что вы проверяете.)
Люди могут забывать о договоренностях – осознанно или неосознанно (работы у всех много в голове все удержать трудно). Люди иногда болеют, опаздывают, уходят в отпуск и уезжают в командировки. В их отсутствие происходят какие-то договоренности, о которых им иногда неплохо бы знать.
Некоторые команды практикуют фотографировать доски после своих обсуждений. Это прекрасное средство напомнить тем, кто был на совещании, то, что там происходило. Но у тех, кто не был, разрисованная доска может вызвать приступ паники. Или хохота – в зависимости от того, что там нарисовано.
Кто-то записывает совещания на аудио или видео. Это довольно полезно в плане изучить особенности акцентов и диалектов участников совещания (если вы работаете в мульти-национальной команде). Но в этом случае вы сможете понять, до чего договорились на совещании, только потратив столько же времени, сколько совещание шло.
Протокол решает сразу несколько задач:
Форматы протоколов разнятся в зависимости от целей совещания. Но обычно он включает в себя несколько полей:
(Обратите внимание – протокол рассылается всем, кого это совещание затрагивает или может затронуть)
1. Название совещания
2. Дата совещания
3. Участники – чтобы все понимали, кто присутствовал при принятии решений и обсуждении.
4. Резюме – краткие итоги совещания: до чего договорились.
5. Действия (в формате кто-что-когда) – список действий, на кого они были назначены и крайние сроки исполнения.
6. Детали – детальная информация о том, что обсуждалось, и почему были приняты те или иные решения. Степень детализации добавляйте по вкусу и по мере наличия свободного времени и необходимости.
Шаблон правильного протокола можно скачать вот здесь: шаблон протокола
Если у вас не принято писать протоколы совещаний – ничто не мешает вам завести эту привычку. Порядка это добавит несомненно.
Если же у вас есть что добавить к протоколированию – буду рад прочитать ваши мнения в комментариях.
Как вести протокол совещания или бизнес-встречи
Бизнес-встречи и совещания могут проводиться в формальной или не формальной обстановке, в зависимости от компании и обстоятельств. Но в любом случае умение вести протокол в процессе встречи/совещания часто бывает критичным и спасает от головной боли, а подобный навык крайне приветствуется работодателями. Нижеследующие рекомендации основаны на книге «Rules of Order» автора Henry M. Robert(а). Многие из них помогут вам оперативно анализировать, реагировать и предугадывать дальнейший ход событий, несомненно, записи не раз пригодятся вашему шефу.
В целом, это не настолько сложно.
Вам понадобятся:
– Портативный, но достаточно мощный пленочный диктофон (помните, что пленочная запись – доказательство, если в этом нет необходимости, используйте современный цифровой);
– Пустые пленки для записи;
– Достаточно большой блокнот для записей;
– Компьютер.
Итак, ведем протокол встречи:
1. Постарайтесь заранее получить список вопросов будущего совещания/встречи, которые будут обсуждаться на повестке. Вспомните/найдите результаты предыдущей встречи. Составьте схему возникших тогда, возможных и имеющиеся новых вопросов. Подготовьте сопутствующие документы, которые могут понадобиться. Подумайте о том, чтобы использовать на будущей встрече диктофон ради обеспечения аккуратности и точности сохранения полученной информации и достигнутых договоренностей.
2. Займите место рядом с тем, кто возглавит встречу, чтобы без проблем получить уточнение по обсуждению или задать вопрос.
3. Составьте и запишите по возможности точный, или примерный план встречи. Он поможет вам в дальнейшем сориентироваться, особенно во время накала страстей.
4. Запишите дату, время и место встречи.
5. Во время бизнес-встречи на листе бумаги распишите, где кто сидит, включая имена и должности. Если не знаете заранее, пустите по кругу бумагу с просьбой написать свои имена. Во время встречи вы быстро сможете понять, кто говорит благодаря этому листу. Если встреча открытая, запишите только имена тех, кто имеет право голосовать по поднятым вопросам.
6. Отметьте тех, кто пришел позже или ушел раньше, чтобы кратко просветить их и шефа насчет моментов, которые первые пропустили. Запишите так же имена тех, кто был приглашен, но не пришел.
7. Запишите пункты на повестке в том порядке, в котором они обсуждались. Если пункт восьмой обсуждался перед вторым, оставьте старую нумерацию, но отметьте новый порядок.
8. Запишите перестановки, изменения и нововведения, которые были сделаны, и людей, которые их внесли и протолкнули.
9. Запишите, какие предложения были приняты, а какие отвергнуты, отметьте, как распределились голоса (по поднятым рукам, по поданным голосам или еще какой-либо методике), и где решение было принято единогласно. Если встреча малочисленна, распишите имена голосовавших – кто одобрил, кто проголосовал против, и кто воздержался для каждого предложения.
10. Сфокусируйтесь на записи активности, проявленной отдельной группой. Избегайте при этом деталей каждой дискуссии.
Несколько советов от знатоков:
– Во время встречи не теряйте концентрацию, любая пропущенная секунда может оказаться решающей;
– Разработайте собственные аббревиатуры и сокращения для стандартных фраз, имен, действий, мест, организаций и идей. Чем меньше времени вы потратите на запись или набор текста, тем больше внимания вы сможете уделить встрече;
– Не забывайте отмечать поправки к выдвинутым изначально идеям, изменениям и предложениям.
Время для переписи и упорядочивания результатов.
1. Упорядочить и переписать все заметки лучше всего сразу после встречи, когда память еще хранит детали каждого события.
2. Следуйте тому же формату записей, которого вы придерживались, оформляя предыдущий протокол встречи. Лучше всего заранее узнать у вашего шефа, какой формат записей его интересует. Например, хочет ли он, чтобы записи слово в слово повторяли сказанное, или достаточно будет краткого изложения основных идей.
3. Отмечайте принятые решения стандартной фразой: «Голосованием решено, что…»
4. Рассмотрите возможность дополнить протокол длинными собственными заключениями, отчетами или прочими сопутствующими материалами.
5. Закончите документ подписью «Представлено на рассмотрение» и далее ваше имя и дата.
6. Отметьте хронологию в записной книжке по минутам.
5 минутные свидания. Что это?
5 минутные свидания пользуются спросом
ПОСМОТРИТЕ ФОТОГРАФИИ И ОТЗЫВЫ УЧАСТНИКОВ:
Пятиминутные свидания в Москве. Стоит ли приходить?
Этот вид встреч появился относительно недавно, но успел уже в полной мере оправдать свою славу и показать себя исключительно с наилучшей стороны. Чем же примечательны знакомства за 5 минут (speed dating) и почему на них действительно стоит обратить свое внимание?
Впервые идея проведения таких вот пятиминутных свиданий пришла в голову одному раввину из Лос-Анжелеса. Он тогда обратил внимание на то, как молодым парням и девушкам из еврейской общины сложно повстречать другу друга. Постоянная спешка и огромное количество работы, которую всегда просто необходимо выполнить, привели к тому, что у молодых людей просто-напросто не оставалось времени на встречи и общение друг с другом.
На помощь пришло придуманное раввином пятиминутные свидания. На такие встречи всегда уходило минимум времени. Зато результат был всегда впечатляющим. Даже за такой незначительный срок людям удавалось разобраться как в другом человеке, так и в собственных чувствах. Медленно, но уверенно ситуация начала налаживаться – одиноких людей среди выходцев из еврейской общины в Лос-Анжелесе становилось все меньше. Сейчас эта возможность распространилась значительно шире географически и национально. Пришла из США в Европу, а сейчас дошла и до России, набрала обороты в Москве (speed dating в Москве. Сейчас абсолютно любой может принять участие на свиданиях по 5 минут, и, главное, весьма результативно.
Смело записывайтесь на мероприятие.
Что же представляют собой свидания по 5 минут на сегодняшний день?
Все просто. Каждому из присутствующих выдается специальная анкета, которая заполняется в ходе экспресс свиданий. Молодые люди после общения с девушками в эту анкету имя того, кто им наиболее понравился. Далее любой человек сможет увидеть свои симпатии, а именно фотографии и телефоны участников, в своем личном кабинете через 15 минут после окончания вечера. Только представьте, что Вы можете продолжить общение в этот же вечер или договориться на следущий день. Это очень эффективно.
Как мы видим, все предельно просто и легко. Большинство из нас, комментируя 5 минутные свидания, могут решить, что подобного времени может оказаться совершенно недостаточно для того, чтобы как следует узнать другого человека. Ведь за такой короткий срок вы даже не успеете с ним как следует пообщаться. Но, как показывает практика, подобное утверждение крайне далеко от истины. Более того, подобные знакомства за минуту, как правило, помогают сформулировать о другом человеке действительно правильное мнение.
Как заявляют многие из современных психологов, для того, чтобы понять, нравится нам тот или другой человек или же нет, нам достаточно всего лишь пары секунд первого общения с ним. За это время мы успеваем составить об этом человеке свое мнение, которое практически во всех случаях в дальнейшем только подтверждается. Вот почему и знакомство за 5 минут оказывается крайне полезным. Ведь по истечении этого времени вы уже наверняка знаете, хотелось бы вам продолжить с этим человеком свое общение или же вы рады, что эти пять минут наконец закончились.
Как выбрать лучшую компанию организатора пятиминутных свиданий?
Если вам понравилась сама идея подобных свиданий и вы как раз подыскиваете свидание за 5 минут в Москве, то вам следует определиться со временем, с возрастной категорией и с местом.
В нашей компании ДавайНаСвидание проходят вечеринки свиданий каждый день, а также есть две возрастные аудитории от 20 до 33 лет и от 30 до 45 лет. Вы можете задать все вопросы по телефону +7 (926) 636-20-46. Вам всегда ответят!
Подыскивая достойный вариант агентства, предлагающего 5 минутные свидания – Москва при этом имеется в виду или же любой другой город, обязательно почитайте отзывы других участников.
Обратите внимание, что знакомство 5 минут могут иметь свою собственную специфику в зависимости от того города, где именно они организовываются и проводятся. Так, например, вам не стоит удивляться, если однажды вы наткнетесь на такое понятие, как свидание за 7 минут. Ведь такое тоже нередко бывает.
Действительно, пятиминутные свидания в Москве в последнее время появляются буквально на каждом шагу. И, нужно сказать, что их стоит посетить даже тогда, когда поиск любви всей вашей жизни вовсе и не является вашей основной целью. Дело в том, что во время подобных мероприятий у вас появляется возможность повстречаться со многими другими предельно интересными людьми, которые могут оказаться впоследствии хорошими друзьями или просто полезными знакомыми.
Представляю «Конспект» — инструмент для заметок на встрече
Было у вас такое: обсудили задачи по проекту, разошлись, а на следующей встрече треть задач сделана неправильно, а треть — вообще не сделана? «Ну как так?!» Мы сделали приложение, которое это исправляет. Всё в вебе и бесплатно.
Я часто бываю на встречах и как исполнитель, и как клиент. И мне всегда больно, когда умные люди, тратят время на встречу, обсуждают важные темы, принимают ответственные решения, а потом всё это уходит в песок — не записали, забыли, перепутали, не так поняли, посчитали неважным. Дни и недели работы пропадают только из-за того, что нет привычки записывать и утверждать результаты встречи. Это неправильно.
Привет, меня зовут Николаем Товеровским. Представляю «Конспект» — инструмент для ведения заметок на встрече, который помогает не тратить встречи впустую.
Бета-версия «Конспекта» бесплатна со всеми функциями:
(В бета-версии вход только через Гугль и нет мобильной версии)
Основной сценарий работы с «Конспектом»: ведёте конспект встречи, тут же выделяете в тексте задачи и сразу делитесь ссылкой на автоматически сформированное резюме.
Конспект. Самая простая функция «Конспекта» — это, собственно, возможность записать конспект. Особенно удобно, если встреча в онлайне — берёте и просто пишите всё, о чём говорят собеседники, чтобы потом вспомнить, о чём шла речь. Конспект можно писать как угодно криво, его никто не увидит.
Контроль хаоса. Человеческий разговор нелинейный. Обсуждение идёт по кругу, перескакивает с темы на тему. «Конспект» не пытается с этим бороться, он позволяет записать разговор так, как он идёт, а ключевые решения превратить в задачи и вставить прямо в текст. Задачи оказываются в контексте разговора, поэтому при решении задачи легко подсмотреть, о чём шла речь.
Сортировка задач. Задачи бывают разные. «Конспект» даёт возможность рассортировать задачи прямо на встрече. Скажем, отменённую задачу лучше записать, но явно указать, что она отменена — будет меньше проблем в будущем. Для такого случая в «Конспекте» есть тип задачи «Не делаем». А если над задачей нужно подумать, лучше указать, что берём «Таймаут».
Резюме. Это главная фишка — текст конспекта видите только вы, а задачи «Конспект» автоматически собирает в резюме, которым можно поделиться с помощью текста или ссылки.
Высший пилотаж — показать собеседникам готовое резюме прямо на встрече и попросить их посмотреть и утвердить список задач. Это простое действие экономит целые рабочие дни. Обычно при просмотре резюме оказывается, что какие-то задачи потерялись, а какие-то сформулированы неправильно. И хорошо, когда это выясняется сразу, а не через неделю.
Подсказки. Ещё в конспект встроены подсказки, которые помогают вести переговоры. Например, есть подсказка «Замечание» она помогает докопаться до сути замечания.
В основе «Конспекта» — алгоритм согласования замечаний из книги «Управление проектами, людьми и собой». «Конспект» помогает работать на встрече по алгоритму, но не заставляет, поэтому «Конспектом» также можно пользоваться и как записной книжкой и как простым менеджером задач.
Пару лет назад я спросил преподавателей Школы бюро, где работаю, о чём рассказать студентам на предстоящем вебинаре. Один из преподавателей написал, что недоволен навыками студентов в «сделывании» и в согласовании замечаний:
Такой ответ меня огорчил, потому что это были чуть ли не главные темы по моей дисциплине.
Первым делом — тут я упрощаю историю для краткости — я попробовал ещё раз хорошенько расписать теорию. Так в книге по «Управление проектами, людьми и собой», о которой я вам уже рассказывал, появились главы «Что значит сделать» и «Как согласовывать замечания».
Ситуация стала лучше, но мне всё равно казалось, что одного рассказа недостаточно — одно дело понять принцип, а другое — реально его применять. Поэтому я решил, что в дополнение к теории нужен инструмент. Но как его сделать было не совсем понятно — у меня не было чёткого образа решения в голове, команды и ресурсов на разработку. И тут мне повезло.
Минутки. В одном из наборов Школы бюро была команда, которая собиралась сделать проект, связанный с переговорами. В последний момент она развалилась, потому что руководитель команды не смог найти средств для оплаты учёбы. Мне показалось, что это шанс — команда, хоть и студентов, плюс арт-директор бюро, плюс похожая тема. Я решил действовать. В течение нескольких дней я договорился, что команда соберётся обратно, но поменяет тему дипломного проекта, а взамен я оплачу руководителю обучение. Это была первая инвестиция в будущий продукт.
Проект получился сложным. Обычно студенты Школы бюро работают только с арт-директором, а в этом проекте появился ещё и клиент (я). Как бывает в обычных проектах, клиент и арт-директор иногда хотели разного, а студенты не всегда умели разрулить противоречие. Часть этой истории: